Author: Phạm Huyền

Một trong những thành tố quan trọng ảnh hưởng đến sự thịnh vượng tài chính của một doanh nghiệp là các khoản nợ phải thu.

Điều đáng ngạc nhiên là không có nhiều doanh nghiệp ý thức đúng đắn về vai trò của công tác quản lý tuổi nợ, hạn nợ và thu hồi nợ khiến nợ quá hạn tồn đọng nhiều thì doanh nghiệp bắt buộc phải tăng dự trữ tiền mặt, gây áp lực lên dòng tiền và đương nhiên ảnh hưởng tiêu cực đến kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.

Dưới đây là 8 biện pháp để doanh nghiệp quản lý tốt tuổi nợ, hạn nợ của mình:

1. Tạo một hệ thống theo dõi hoàn chỉnh

Để theo dõi được công nợ khách hàng và cập nhật các phát sinh mới nhất liên quan đến công nợ: bộ phận kế toán bắt buộc phải có file theo dõi: có thể bằng excel hoặc phần mềm kế toán.

Căn cứ vào những thông tin trong hợp đồng, hóa đơn, phiếu xuất/ nhập kho, phiếu chi, giấy báo có ngân hàng, các khoản chiết khấu, hàng trả lại, tỷ giá … kế toán công nợ sẽ cập nhật vào file theo dõi công nợ, theo dõi một cách liên tục và thường xuyên.

Người làm kế toán công nợ phải nắm rõ quy trình kế toán: kiểm soát chứng từ, luân chuyển chứng từ, quy trình thanh toán … vì rõ ràng việc thu hồi nợ đều liên quan chặt chẽ đến các chứng từ kế toán.

2. Duy trì tốt các mối quan hệ

Các mối quan hệ ở đây bao gồm mối quan hệ với khách hàng và sự liên kết với phòng ban khác trong nội bộ doanh nghiệp (như phòng kinh doanh).

Ngoài việc đốc thúc khách hàng trả nợ đúng hạn, đúng kỳ thì bộ phận thu hồi nợ của công ty có thể thông báo các điều kiện được hưởng chiết khấu hoặc nhắc bổ sung một số chi tiết về sản phẩm, các chứng từ liên quan … để tạo ra mối quan hệ thân thiện, tin cậy.

Còn trong nội bộ công ty, sự liên kết giữa bộ phận kế toán công nợ và kinh doanh là cần thiết bởi bất cứ đơn hàng nào được bán ra từ bộ phận kinh doanh cũng cần được ghi nhận ngay tức thì vào doanh thu, các khoản nợ cũng cần được đưa vào danh sách theo dõi ngay lập tức để tránh thất thoát hoặc bỏ sót công nợ phải thu khách hàng.

3. Gửi hóa đơn, các chứng từ đến khách hàng nhanh chóng

Gửi hóa đơn cho khách hàng là việc quan trọng nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng chú tâm tới việc nay.

Kế toán công nợ phải theo dõi chặt chẽ đường đi của hóa đơn xuất bán để đảm bảo khách hàng nhận được hoá đơn đúng thời gian.

Tránh sai sót, thất lạc, chậm trễ.

Trước và sau khi gửi hóa đơn, kế toán công nợ nên chủ động gọi điện thoại, hoặc thông báo bằng fax, email (bản scan) cho người có trách nhiệm về hóa đơn được gửi để xác nhận hoán đơn được đưa đến phòng kế toán của khách hàng.

4. Xem lại khoản phải thu thường xuyên

Bộ phận kế toán công nợ phải thường xuyên kiểm soát thời hạn phải thu của các khoản nợ, đo lường các khoản phải thu thông qua các chỉ số như vòng quay các khoản phải thu, tính tuổi nợ để phân loại khách nợ, sớm phát hiện các khoản nợ có vấn đề, nhằm có hướng xử lý kịp thời, tránh để nợ quá hạn tồn đọng nhiều.

Định kỳ, bộ phận này phải chủ động lập biên bản xác nhận công nợ của từng khách hàng để báo cáo lên cấp trên.

Các loại báo cáo cần lập là:
• Báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng,
• Bảng tổng hợp công nợ phải thu, phải trả,
• Bảng theo dõi tình hình các khoản nợ quá hạn,
• Bảng theo dõi tình hình các khoản nợ vượt hạn mức nợ

5. Cung cấp nhiều tài khoản ngân hàng

Bộ phận kế toán công nợ có thể đề xuất với doanh nghiệp đăng ký với Sở Kế hoạch đầu tử mở thêm một số tài khoản ngân hàng để linh hoạt trong vấn đề thanh toán, chuyển trả tiền hàng.

Bởi khi cung cung cấp tài khoản ngân hàng cùng với tài khoản ngân hàng của khách hàng cùng hệ thống sẽ giúp khoản tiền chuyển về tài khoản nhanh chóng (trong ngày) mà còn có thể tiết kiệm chi phí chuyển tiền do giao dịch trong khối nội bộ ngân hàng.

6. Gọi điện thoại nhắc nợ

Công việc kế toán công nợ do phải liên lạc với khách hàng thường xuyên nên bạn phải yêu cầu doanh nghiệp cung cấp cho bạn một line điện thoại cố định riêng để tiện giao dịch với khách hàng và ngược lại, tránh sự gián đoạn trong giao tiếp với khách hàng do nghẽn mạch, kẹt máy.

Kế toán nên nhắc về thời hạn cũng như khoản nợ khách hàng phải thanh toán trước 5-10 ngày bằng email hoặc điện thoại. Và cần có một kịch bản gọi điện để tiếp cận khách hàng nhẹ nhàng, thoải mái.

Lưu ý nên tránh gọi điện cho khách hàng vào những ngày đầu năm, đầu tháng, đầu tuần vì xử lý không khéo dễ gây căng thẳng về phía khách hàng.

Hạn chế gọi điện thoại nhắc nợ đầu giờ, nhưng cũng không nên gọi cho khách hàng cuối giờ làm việc vì lúc đó tâm trạng mệt mỏi, họ sẽ trả lời cho có, hoặc có thể họ trút cả sự bực dọc lên bạn.

Kinh nghiệm cho thấy, gọi điện thoại nhắc nợ khách hàng hiệu quả: sáng từ 10 giờ đến 11 giờ; chiều từ 2 giờ đến 4 giờ.

7. Duy trì nhật ký thu nợ

Với mỗi khoản nợ quá hạn, bộ phận kế toán phải lưu nhật ký khi theo dõi cuộc gọi hoặc email đã được gửi đi, cùng với một hồ sơ về phản ứng của khách hàng để theo dõi các cuộc gọi.

Những vướng mắc trong quá trình thu nợ như thiếu hàng, thiếu chứng từ, khách hàng phàn nàn về hàng hóa, khách hàng hứa trả tiền vào ngày … cần được ghi chú lại và phản ánh với bộ phận liên quan để xử lý kịp thời.

8. Tham gia, góp ý cải tiến quy trình thu nợ

Quy trình thu hồi nợ nên được xem xét lại sau một khoảng thời gian cố định để rút ra những kinh nghiệm hoặc thay đổi quy trình khi cần thiết.

Trong hoạt động của doanh nghiệp, việc theo dõi, quản lý và xử lý công nợ là cả một quá trình được thực hiện liên tục, không ngừng nghỉ bởi những nhân viên trong bộ phận kế toán.

Quản lý và thu hồi công nợ là yếu tố thiết yếu liên quan đến tài chính doanh nghiệp. Tuy nhiên, tình trạng hiện nay nhiều doanh nghiệp vẫn còn đang loay hoay mất nhiều thời gian, nguồn lực nhưng vẫn chưa tìm ra giải pháp tối ưu cho quy trình quản lý công nợ hiệu quả.

Dưới góc nhìn của mỗi nhà quản trị, quy trình quản lý công nợ phải thu tối ưu nhất chỉ khi áp dụng phù hợp với mỗi doanh nghiệp. Đôi khi quy trình này được cho là hiệu quả trong doanh nghiệp này nhưng chưa chắc đã hiệu quả ở doanh nghiệp khác. Vì vậy, cần phải có sự linh hoạt điều chỉnh trong quá trình áp dụng. Hiện nay, các doanh nghiệp thường chọn cho mình cách sử dụng phần mềm quản lý công nợ như chiếc chìa khóa để tháo gỡ những khó khăn trong vấn đề này. Tuy nhiên, vẫn cần phải tuân theo những quy trình nhất định.

Dưới đây là một quy trình quản lý công nợ phải thu cơ bản cho doanh nghiệp để quý bạn đọc có thể tham khảo thêm.

• Bước 1: Thiết lập bộ phận chuyên môn quản lý chặt chẽ công nợ, soạn thảo một chính sách chi trả rõ ràng. Mục đích hạn chế tối đa những vấn đề phát sinh ngoài tầm kiểm soát, yêu cầu khách hàng ký thỏa thuận, yêu cầu về việc thanh toán. Cam kết phải thực hiện theo đúng thời hạn, quy định trong hợp đồng. Nêu rõ mức phạt trong trường hợp khách hàng phải chịu nếu vi phạm quy định thanh toán.
• Bước 2: Thiết lập một quy trình quản lý công nợ phải thu chuẩn của công ty. Bám sát các mục tiêu: Xác định rõ cá nhân nào sẽ chịu trách nhiệm làm việc với các khách hàng; Quy định rõ thời gian nhắc nhở khách hàng, cách thức có thể là gửi thư Email, gọi điện trực tiếp. Các cá nhân cần phải có ý thức trách nhiệm với việc quản lý thu hồi nợ.
• Bước 3: Gửi hóa đơn đến khách hàng bằng hình thức nhanh nhất để rút ngắn được quá trình thu hồi. Trong hóa đơn cần phải thể hiện cụ thể thời gian tối đa khách hàng cần chi trả công nợ. Cụm “chi trả trong vòng 30 ngày” sẽ kém khẳng định hơn cụm “hạn chót vào ngày 30/11”.
• Bước 4: Nhắc nhở, thúc giục khách hàng về việc thanh toán nếu chậm kỳ hạn. Có nhiều trường hợp khách hàng, có thể việc gửi email hoặc văn bản đề nghị thanh toán là không có tác dụng. Chúng ta cần yêu cầu hẹn gặp trực tiếp để trao đổi cụ thể. Cần phải có những yêu cầu cụ thể để khách hàng không thể thoái thác.

Một số chú ý trong việc thực hiện quy trình quản lý công nợ:

• Cần làm việc trực trực tiếp với người có thẩm quyền quyết định và giải quyết vần đề công nợ.
• Mọi chứng từ, tài liệu trong các giao dịch cần phải luôn luôn được lưu trữ cẩn thận. Bạn có thể sẽ phải cần đến những tài liệu này cho việc tranh chấp sau này nếu có phát sinh.
• Theo dõi, bám sát mọi diễn biến tình hình chi trả cũng như khất nợ của khách hàng.

Đối với các chủ cửa hàng, quản lý công nợ luôn là một vấn đề quan trọng và luôn cần được thực hiện một cách nghiêm túc. Tuy nhiên hiện nay rất ít chủ cửa hàng xây dựng được quy chế quản lý công nợ hợp lệ và hiệu quả. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về những điều cơ bản trong quy chế quản lý công nợ này nhé.

1. Quy chế quản lý công nợ là gì?

Quy chế quản lý công nợ công ty cổ phần hay cửa hàng đều là những quy định về việc quản lý nợ, xử lý các khoản nợ của cửa hàng (công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên). Trong quá trình kinh doanh thực tế của các cửa hàng, các khoản nợ phải thu và nợ phải trả đều có thể phát sinh liên tục.

Chúng sẽ gây ra những ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn vốn cũng như dòng tiền của các cửa hàng. Do đó, công việc lưu lại thông tin, theo dõi và quản lý công nợ là cực kỳ cần thiết và đóng vai trò quan trọng trong hoạt động công ty.

2. Các thành phần trong quy chế quản lý công nợ cửa hàng

2.1 Nợ phải thu

Nợ phải thu là khoản nợ mà khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên,…chưa thanh toán cho cửa hàng. Nợ phải thu bao gồm: phải thu khách hàng, phải thu từ đối tác giao hàng COD, tiền bán hàng, tiền ứng cho nhà cung cấp; khoản tạm ứng cho nhân viên,..

2.2 Nợ phải trả

Đây là một phần trong nguồn vốn kinh doanh và thuộc quyền quản lý và sử dụng của cửa hàng. Nợ phải trả được phân loại theo đối tượng nợ, bao gồm: nợ với nhà cung cấp, nợ đối tác giao hàng (không COD) và các đối tượng khác theo chế độ kế toán đã quy định.

2.3 Nợ phải thu, phải trả quá hạn

Các khoản nợ đã quá thời hạn thanh toán, bắt buộc các cửa hàng phải sử dụng các biện pháp xử lý nhưng vẫn không thu hồi được. Những khoản nợ xấu quá hạn đối với các cửa hàng vừa và nhỏ có thể bao gồm:

• Khoản nợ quá hạn đối với nhà cung cấp
• Khách hàng nợ quá thời hạn
• Nợ quá hạn của đối tác giao hàng COD

2.4 Nợ phải thu không có khả năng thu hồi

Nợ phải thu không có khả năng thu hồi nợ là các khoản nợ đã quá thời hạn thanh toán hoặc các khoản nợ chưa đến thời hạn thanh toán thuộc một trong các trường hợp sau đây:

• Khách nợ cửa hàng là doanh nghiệp, tổ chức đã giải thể hoặc phá sản.
• Khách nợ là doanh nghiệp, tổ chức đã ngừng hoạt động và không có khả năng trả nợ.
• Khách nợ là cá nhân đã chết, mất tích và không có khả năng trả nợ.
• Khoản nợ quá thời hạn thanh toán từ 01 năm trở lên, cửa hàng đã áp dụng nhiều biện pháp nhưng không thể thu hồi do không có khả năng thanh toán.

3. Những khó khăn khi xây dựng quy chế quản lý công nợ cửa hàng

Để có thể theo dõi và kiểm soát các khoản nợ một cách hiệu quả nhất, một quy chế quản lý công nợ là vô cùng cần thiết đối với các cửa hàng. Một quy chế quản lý công nợ cần xác định được những vấn đề sau:

Quy định chung

• Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
• Giải thích từ ngữ
• Yêu cầu
• Nguyên tắc về quản lý nợ và xử lý nợ
• Phân cấp trách nhiệm trong việc quản lý nợ

Quy định cụ thể

• Nợ phải thu
• Nợ phải trả

Nhìn vào những điều cần xây dựng trong quy chế quản lý công nợ, chúng ta thấy rằng để thiết lập được một quy chế công nợ hiệu quả là điều không hề dễ dàng. Các cửa hàng sẽ cần phải tìm kiếm thông tin, sắp xếp dữ liệu để có thể tiến hành xây dựng quy chế.

Vì vậy, các chủ cửa hàng sẽ phải đầu tư các nguồn lực trong đó có nhân lực và tài chính để có thể thực hiện tốt các công việc này. Điều này đưa đến khá nhiều khó khăn đối với các cửa hàng kinh doanh quy mô vừa và nhỏ, đặc biệt những cửa hàng nhỏ không có nhiều khả năng về các nguồn lực.

Chính vì vậy, công tác quản lý công nợ hiện nay của các cửa hàng đều không đem lại nhiều hiệu quả trong hoạt động kinh doanh thực tế.

4. Giải pháp quản lý công nợ dành cho các cửa hàng

Quản lý công nợ không phải là một công việc đơn giản mà đòi hỏi sự đầu tư về nguồn lực cũng như người triển khai. Để có thể tiết kiệm chi phí và công sức, các cửa hàng nên áp dụng các biện pháp quản lý đơn giản hơn trong quá trình kinh doanh thực tế.

4.1 Lập chính sách chi trả rõ ràng

Đầu tiên để có thể quản lý các khoản nợ chính xác nhất, cửa hàng cần có một chính sách chi trả cụ thể và rõ ràng. Đây là cơ sở giúp cửa hàng hạn chế được các khoản nợ quá hạn, nợ không có khả năng thu hồi cũng như có phương pháp xử lý thích hợp khi có vấn đề phát sinh. Bạn cần xác định những vấn đề cơ bản sau:

• Cửa hàng có chấp nhận cho khách mua nợ không?
• Có những yêu cầu và điều kiện gì với khách hàng mua nợ?
• Thời hạn thanh toán trong bao lâu?
• Các biện pháp xử lý khi khách thanh toán chậm?

4.2 Xây dựng quy trình thu nợ

Trong việc quản lý công nợ, các khoản nợ quá hạn là một trong những vấn đề khiến các cửa hàng gặp nhiều khó khăn để xử lý. Một quy trình thu nợ cụ thể sẽ giúp công việc theo dõi và kiểm soát nợ trở nên hiệu quả và chuyên nghiệp hơn. Các cửa hàng nên có thiết lập một quy trình thu nợ với những thông tin cần thiết sau:

• Xác định trách nhiệm của từng nhân viên: người liên hệ với khách hàng, người nhắc nhở khách hàng, người thu nợ,…
• Thiết lập các bước: thống nhất thời gian trả nợ với khách hàng, nhắc nhở khách hàng, đàm phán khi chưa đòi được tiền, cử người đi thu tiền,..

4.3 Chuẩn bị phương án khi khách không trả nợ

Khi có nhiều khách hàng không trả nợ, cửa hàng sẽ có thể rơi vào tình trạng khủng hoảng. Vì vậy các cửa hàng nên chuẩn bị sẵn các phương án nhằm hạn chế các tình huống xấu có thể xảy ra.

Bạn có thể đàm phán để khách hàng có thể trả theo từng đợt hoặc trả trước một phần. Bên cạnh đó, cửa hàng phải có một khoản dự phòng để đảm bảo tình trạng ổn định của cửa hàng đặc biệt khi phát sinh các khoản nợ không có khả năng thu hồi.

4.4 Quản lý công nợ bằng phần mềm quản lý bán hàng

Hiện nay, các phần mềm quản lý bán hàng đã tích hợp thêm khả năng quản lý công nợ, đưa đến một công cụ vô cùng hữu ích cho các cửa hàng. Các phần mềm này giúp cho chủ cửa hàng có thể quản lý công nợ rõ ràng và hiệu quả hơn.

Với những phần mềm này, cửa hàng không chỉ có thể theo dõi các khoản nợ mà còn kiểm soát được tình hình bán hàng một cách chi tiết nhất. Những phần mềm này không chỉ sở hữu giao diện thân thiện mà còn được trang bị những tính năng đơn giản giúp người dùng dễ dàng sử dụng.

Bên cạnh đó, tốc độ xử lý nhanh cùng tính chính xác cao trong xử lý dữ liệu cũng là một trong những lợi thế giúp các phần mềm được áp dụng nhiều trong các cửa hàng hiện nay.

Quy chế quản lý công nợ là một hoạt động quan trọng trong công việc kinh doanh của mỗi cửa hàng. Việc quản lý công nợ có thể được thực hiện hiệu quả nếu cửa hàng xây dựng được một quy chế quản lý hợp lý và cụ thể. Tuy nhiên hiện nay, các cửa hàng nên áp dụng các biện pháp đơn giản trong đó có sử dụng phần mềm quản lý công nợ để đưa đến kết quả tối ưu hơn.

QUY CHẾ QUẢN LÝ NỢ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ……….

(Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-HĐQTCSBR ngày / /2016 của Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần …………..)

–––––––––––––––––

CHƯƠNG I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định việc quản lý nợ bao gồm các khoản nợ phải thu và nợ phải trả, trách nhiệm thanh toán các khoản nợ, xử lý các khoản nợ tồn đọng của Công ty Cổ phần ……..

2. Đối tượng áp dụng:

Quy chế này áp dụng tại Công ty Cổ phần …………

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Các từ ngữ trong Quy chế này được hiểu như sau:

1. Công ty: là Công ty Cổ phần ………….

2. Các khỏan nợ phải thu và nợ phải trả: viết tắt là các khỏan nợ.

3. Nợ phải thu: Là khoản nợ mà các tổ chức, cá nhân chưa thanh toán cho Công ty, bao gồm: phải thu khách hàng về tiền cung cấp dịch vụ, tiền bán hàng hoá, thành phẩm, tiền cổ tức, tiền ứng trước cho nhà thầu theo hợp đồng xây dựng chưa thu hồi, thanh toán quá khối lượng thực tế thi công của nhà thầu; các khoản tạm ứng của cán bộ công nhân viên (CBCNV) và các khoản phải thu khác theo quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp.

4. Nợ phải trả: Là một bộ phận của nguồn vốn kinh doanh mà Công ty chiếm dụng, thuộc quyền quản lý, sử dụng của Công ty. Các khoản nợ phải trả bao gồm: nợ ngắn hạn, nợ dài hạn, nợ khác; được phân theo đối tượng nợ bao gồm: Ngân sách, CBCNV, khách hàng, ngân hàng và đối tượng khác theo quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp và chế độ kế toán áp dụng cho đơn vị chủ đầu tư trong các doanh nghiệp.

3. Nợ phải thu, phải trả quá hạn: là các khoản nợ phải thu đã quá thời hạn thanh toán, Công ty đã áp dụng các biện pháp xử lý như đối chiếu xác nhận, đôn đốc thanh toán nhưng vẫn không thu hồi được và các khoản nợ phải trả đã quá thời hạn thanh toán nhưng vẫn chưa có khả năng trả nợ.

4. Nợ phải thu khó đòi: Là các khoản nợ phải thu đã quá thời hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác trên 6 tháng (tính theo thời hạn trả nợ ban đầu, không kể thời gian gia hạn nợ), Công ty đã áp dụng các biện pháp xử lý như đối chiếu xác nhận, đôn đốc thanh toán nhưng Công ty vẫn chưa thu hồi được.

5. Nợ phải thu không có khả năng thu hồi: Là các khoản nợ đã quá thời hạn thanh toán hoặc các khoản nợ chưa đến thời hạn thanh toán thuộc một trong các trường hợp sau đây:

a) Khách nợ là doanh nghiệp, tổ chức đã giải thể, phá sản theo quy định của pháp luật.

b) Khách nợ là doanh nghiệp, tổ chức đã ngừng hoạt động và không có khả năng chi trả.

c) Khách nợ là cá nhân đã chết, mất tích, đang thi hành án phạt tù hoặc người thừa kế theo luật, nhưng không có khả năng chi trả.

d) Khách nợ đã được cơ quan có thẩm quyền quyết định cho xoá nợ theo quy định của pháp luật.

e) Khoản chênh lệch còn lại của các khoản nợ không thu hồi được sau khi đã xử lý trách nhiệm cá nhân, tập thể phải bồi thường vật chất.

f) Khoản chênh lệch thiệt hại được cơ quan có thẩm quyền chấp nhận do bán nợ phải thu.

g) Các khoản nợ phải thu mà theo dự toán chi phí đòi nợ lớn hơn giá trị khoản nợ phải thu.

h) Các khoản nợ phải thu đã quá thời hạn thanh toán từ 01 năm trở lên, tuy khách hàng còn tồn tại, đang hoạt động nhưng kinh doanh thua lỗ liên tục và quá khó khăn, hoàn toàn không có khả năng thanh toán, Công ty đã tích cực áp dụng các biện pháp nhưng vẫn không thu được nợ.

6. Các từ ngữ khác không được định nghĩa tại Quy chế này được hiểu theo định nghĩa tại Điều lệ tổ chức và hoạt động, Quy chế tài chính của Công ty và các quy định có liên quan khác.

Điều 3. Nguyên tắc về quản lý nợ và xử lý nợ

1. Các yêu cầu của quản lý nợ:

a) Mở sổ sách theo dõi, phản ảnh kịp thời các khoản nợ phải thu, nợ phải trả và tình hình biến động các khoản nợ chi tiết theo từng khách nợ, từng khoản nợ.

b) Thường xuyên thực hiện đôn đốc thu hồi nợ, thanh toán các khoản nợ phải trả và đối chiếu xác nhận nợ vào cuối năm tài chính.

c) Thực hiện phân loại nợ phải thu, nợ phải trả và hạch toán đúng đối tượng, phân tích tình hình và đề xuất các biện pháp tích cực để giải quyết các khoản nợ phải thu.

d) Định kỳ quý/năm lập báo cáo nợ phải thu, nợ phải trả gửi cùng với Báo cáo tài chính để phục vụ cho công tác quản lý điều hành. Lưu ý báo cáo phải đánh giá phân loại các khoản nợ, đánh giá khả năng thu hồi các khoản nợ phải thu quá hạn, các khoản nợ phải thu khó đòi, đề xuất các biện pháp xử lý.

e) Phải trích lập dự phòng với khoản phải thu khó đòi và xử lý với khoản phải thu khó đòi, nợ phải thu không có khả năng thu hồi theo quy định hiện hành của Nhà nước.

2. Nguyên tắc quản lý nợ và xử lý nợ

a) Mọi khoản nợ phải thu, nợ phải trả phải mở sổ theo dõi các khoản nợ theo từng đối tượng, từng lần phát sinh; thường xuyên phân loại các khoản nợ (nợ chưa đến hạn, nợ đến hạn thanh toán, nợ quá hạn thanh toán, nợ khó đòi, nợ không có khả năng thu hồi), đôn đốc thu hồi nợ, định kỳ đối chiếu, xác nhận công nợ.

b) Các khoản nợ phải được phân loại rõ ràng căn cứ vào thời hạn thanh toán của từng khoản nợ.

c) Đối với nợ phải thu bằng hiện vật phải theo dõi cả số lượng và giá trị bằng tiền của hiện vật.

d) Đối với nợ vay ngân hàng : Việc huy động vốn, vay vốn của Công ty phải được tính toán cân nhắc kỹ về hiệu quả kinh tế. Việc huy động vốn chỉ sử dụng, đầu tư vào các dự án và nhu cầu sản xuất kinh doanh; việc sử dụng vốn đúng mục đích xin vay và không dùng vào mục đích khác. Vốn huy động phải được quản lý chặt chẽ và sử dụng có hiệu quả. Công ty phải trả nợ gốc và lãi theo đúng cam kết khi huy động vốn.

e) Đối với các khoản nợ phải thu, nợ phải trả phát sinh bằng ngoại tệ phải theo dõi chi tiết cho từng loại nguyên tệ qui đổi ra đồng Việt Nam tại thời điểm phát sinh công nợ, tỷ giá quy đổi theo quy định hiện hành của Nhà nước và Công ty. Khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh từ các giao dịch tiền tệ có gốc ngoại tệ và khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư nợ phải thu, nợ phải trả cuối năm tài chính được xử lý theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính.

f) Xử lý thu hồi dứt điểm các khoản công nợ, không để các khoản công nợ tồn đọng dây dưa. Lập kế hoạch thu hồi công nợ.

Điều 4: Phân cấp trách nhiệm trong việc quản lý nợ

1. Hội đồng quản trị Công ty có trách nhiệm:

• Ban hành Quy chế quản lý nợ;
• Giám sát, đánh giá, chỉ đạo Tổng giám đốc trong việc triển khai thực hiện Quy chế quản lý nợ và công tác xử lý, thu hồi các khoản nợ theo đúng thẩm quyền đã được quy định tại Quy chế Tài chính hiện hành.

2. Tổng Giám đốc Công ty có trách nhiệm:

• Chỉ đạo triển khai Quy chế quản lý nợ;
• Xây dựng các quy định quản lý nội bộ cụ thể, các quy trình nghiệp vụ có liên quan để thực hiện triển khai quy chế quản lý nợ;
• Chỉ đạo việc theo dõi, quản lý, thu hồi, thanh toán các khoản nợ đúng hạn, kịp thời;
• Xử lý các khoản nợ theo đúng thẩm quyền quy định tại Quy chế tài chính hiện hành.

3. Phòng Tài chính – Kế toán Công ty có trách nhiệm:

– Mở sổ theo dõi các khoản nợ theo từng đối tượng nợ; thường xuyên phân loại các khoản nợ (nợ chưa đến hạn thanh toán, nợ đã đến hạn thanh toán, nợ đã quá hạn thanh toán, nợ khó đòi, nợ không có khả năng thu hồi) của Công ty;

• Đôn đốc thu hồi nợ; định kỳ đối chiếu và xác nhận công nợ;
• Hồ sơ tất cả các khoản nợ phát sinh đều phải đảm bảo đủ điều kiện về mặt pháp lý theo quy định của Bộ luật dân sự.

4. Các phòng nghiệp vụ Công ty liên quan có trách nhiệm:

• Phối hợp với Phòng Tài chính – Kế toán trong công tác thu hồi nợ;
• Thực hiện đúng các quy chế, quy định của Công ty về quản lý nợ, bán hàng trả chậm.

CHƯƠNG II

QUẢN LÝ CÁC KHOẢN NỢ PHẢI THU

Điều 5. Quản lý nợ phải thu

1. Phải thu khách hàng:

a) Đối với những khách hàng mua vật tư, hàng hoá sản phẩm, dịch vụ, khi giao hàng, cung cấp dịch vụ Công ty phải thu tiền của khách hàng. Trong trường hợp Công ty cho phép khách hàng nợ lại một phần thì khách hàng phải cam kết về thời hạn trả nợ cụ thể có các căn cứ chắc chắn để đảm bảo cho Công ty thu nợ đúng hạn (giấy bảo lãnh thanh toán của các tổ chức tài chính, ngân hàng hoặc các tài sản có giá trị thế chấp đảm bảo thanh toán khoản công nợ…). Tất cả các khoản nợ được gia hạn cho khách hàng đều phải được lãnh đạo Công ty phê duyệt.

b) Các khoản nợ phải thu tiền do thực hiện gia công chế biến mủ, đóng gói cho khách hàng, cho thuê Hội trường, mặt bằng, … thì cán bộ, nhân viên được phân công phải theo dõi, đôn đốc khách hàng thanh toán tiền theo đúng thời gian quy định của hợp đồng đã ký hoặc theo các thỏa thuận khác giữa Công ty với khách hàng

c) Đối với các khoản phải thu cổ tức/lợi nhuận được chia từ các đơn vị có vốn góp của Công ty:

+ Đối với các công ty cổ phần, công ty liên kết, công ty đầu tư dài hạn khác: Trên cơ sở các Nghị quyết đại hội đồng cổ đông và các quy định khác có liên quan, cán bộ quản lý theo dõi, đôn đốc các đơn vị trả cổ tức về Công ty đúng thời gian quy định.

d) Phải thu tiền ứng trước cho nhà thầu theo hợp đồng xây dựng chưa thu hồi, thanh toán quá khối lượng thực tế thi công cho nhà thầu: Cán bộ Phòng Kế hoạch – Xây dựng cơ bản Công ty phải giám sát chặt chẽ việc thực hiện các quy định tại hợp đồng, thường xuyên phối hợp các Phòng ban/bộ phận chức năng trong Công ty trong việc thanh toán, thu hồi tiền ứng và giữ lại tỷ lệ phần trăm theo cam kết tại hợp đồng.

2. Tạm ứng, thanh toán tạm ứng:

a) Người nhận tạm ứng phải là CBCNV thuộc Công ty.

b) Người nhận tạm ứng phải chịu trách nhiệm về số đã nhận tạm ứng và sử dụng tạm ứng theo đúng nội dung công việc đã được phê duyệt. Nếu số tiền nhận tạm ứng không sử dụng hoặc sử dụng không hết phải nộp lại quỹ. Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng. Nghiêm cấm các trường hợp lấy danh nghĩa tạm ứng để dùng tiền của Công ty vào mục đích cá nhân, không phục vụ sản xuất kinh doanh. Chậm nhất sau 10 ngày hoàn thành công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng và kèm theo toàn bộ chứng từ chuyển về Phòng Tài chính – Kế toán để thanh toán và thu hồi tạm ứng.

c) Phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhận tạm ứng kỳ sau.

d) Hình thức tạm ứng: tiền mặt hoặc chuyển khoản.

e) Một số quy định cụ thể về tạm ứng:

Trước khi thực hiện tạm ứng, các cá nhân phải lập Tờ trình đề nghị tạm ứng và được lãnh đạo Công ty phê duyệt, trong đó ghi rõ nội dung đề nghị tạm ứng, số tiền đề nghị tạm ứng và thời gian thanh toán tạm ứng.

• Đối với CBCNV tạm ứng phục vụ các đoàn công tác Công ty, hội nghị, tiếp khách, hội thảo, đào tạo… . Trên cơ sở dự toán được lãnh đạo Công ty phê duyệt, Phòng Tài chính – Kế toán sẽ quyết định việc tạm ứng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản để chi trả cho cá nhân hay tổ chức cung ứng dịch vụ theo quy định.
• Đối với CBCNV đi công tác trong nước mà Công ty không bố trí được chỗ nghỉ và phương tiện đi lại thì được tạm ứng các khoản: tiền tàu xe, tiền khách sạn, công tác phí cùng các khoản chi phí cần thiết khác. Số tiền tạm ứng được xác định trên cơ sở cước vận chuyển của các phương tiện vận tải, tiền khách sạn, tiền lưu trú,… mà Công ty đã quy định tại Công văn về chế độ công tác phí cho CBCNV trong Công ty công tác trong nước.
• Đối với CBCNV đi công tác nước ngoài: Trên cơ sở Quyết định, dự toán kinh phí được lãnh đạo Công ty phê duyệt, CBCNV được cử đi công tác hoàn thiện các thủ tục tạm ứng chuyển về Phòng TCKT để tạm ứng. Việc thanh toán tạm ứng theo quy định hiện hành của Công ty về chế độ chi phí công tác của CBCNV Công ty đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài.

Khi kết thúc công việc hoặc một phần, một giai đoạn công việc, các cá nhân tạm ứng phải thanh toán tạm ứng kịp thời. Nội dung thanh toán tạm ứng phải thể hiện được:

• Số dư tạm ứng chưa thanh toán (chi tiết theo các lần tạm ứng).
• Số đã chi đề nghị thanh toán kèm theo chứng từ hợp lệ đủ điều kiện thanh toán.
• Số đề nghị được chi bổ sung hoặc số chưa chi hết đề nghị cho phép dư tạm ứng hoặc thu lại bằng tiền mặt.

Nếu cá nhân đã hoàn thành công việc nhưng chưa thanh toán tạm ứng lần trước thì không cho tạm ứng tiếp lần sau. Các trường hợp đặc biệt tạm ứng cho công việc kéo dài chưa thanh toán dứt điểm tạm ứng nhưng cần tiếp tục tạm ứng cho các nội dung công việc khác thì cần có bản giải trình, việc tạm ứng tiếp sẽ do lãnh đạo Công ty quyết định.

Cuối năm vào thời điểm 31/12, các cá nhân còn số dư tạm ứng chưa thanh toán, nếu chưa thực hiện công việc tạm ứng thì phải hoàn lại tiền để tất toán tạm ứng (sang năm sau, nếu tiếp tục thực hiện công việc thì có thể đề nghị tạm ứng lại); nếu đã thực hiện công việc thì phải hoàn chứng từ để thanh toán tạm ứng. Đối với những khoản tạm ứng chưa thanh toán, phải yêu cầu các cá nhân đối chiếu ký xác nhận.

• Các quy định đối với CBCNV vi phạm thanh toán tạm ứng:

* Đối với cá nhân vi phạm quy định về thanh toán tạm ứng:

• Nếu chậm thanh toán lần 1: Phòng TCKT gửi thông báo đến cá nhân và lãnh đạo đơn vị quản lý cá nhân tạm ứng. Phòng TCKT được phép từ chối tạm ứng đợt tiếp theo cho đến khi thu hồi đủ số nợ tạm ứng đợt trước liền kề.
• Nếu chậm thanh toán lần 2 liên tiếp: Phòng TCKT gửi thông báo đến cá nhân và báo cáo Tổng Giám đốc, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc. Phòng TCKT được phép từ chối không tạm ứng cho cá nhân cho đến khi có ý kiến chỉ đạo của Tổng Giám đốc, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc.
• Các khoản tạm ứng quá thời gian quy định phải hoàn tạm ứng 1 tháng mà cá nhân không thanh toán thì khoản tạm ứng đó sẽ được trừ dần vào tiền lương cho tới khi thu hồi đủ. Mức khấu trừ là 1/3 tiền lương thực nhận hàng tháng.

* Đối với CBCNV tạm ứng quá thời hạn phải hoàn tạm ứng nhưng vì lý do đi công tác dài ngày phải có xác nhận của Trưởng phòng TC-HC hoặc cấp tương đương.

3. Công nợ nội bộ:

Công nợ nội bộ Công ty định kỳ (quý/năm) phải thực hiện đối chiếu. Khi đối chiếu, nếu có chênh lệch, phải xác định nguyên nhân để điều chỉnh kịp thời sổ sách kế toán.

4. Phải thu khác:

Các khoản phải thu khác là các khoản nợ phải thu phát sinh trong hoạt động SXKD của Công ty chưa phản ánh ở các khoản phải thu trên đây gồm:

• Giá trị tài sản thiếu đã được phát hiện chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý.
• Các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể (trong hoặc ngoài đơn vị) gây ra như mất mát, hư hỏng vật tư, hàng hóa, tiền vốn… đã được xử lý bắt bồi thường.
• Khoản cho mượn vật tư tiền vốn mang tính chất tạm thời.
• Các khoản phải thu khác…

Từng khoản phải thu đều phải được quản lý chặt chẽ theo đúng nội dung, thời hạn thanh toán hoặc theo dõi xử lý, đôn đốc thu hồi theo đúng quy chế này và các quy định hiện hành. Cuối mỗi quý/năm đều phải thực hiện đối chiếu, xác nhận nợ.

5. Khi xác định nợ phải thu khó đòi, Công ty phải trích lập dự phòng đối với các khoản nợ khó đòi theo quy định. Việc trích lập và sử dụng các khoản dự phòng phải thu khó đòi thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính.

6. Nợ phải thu không có khả năng thu hồi, Công ty xác định rõ nguyên nhân khách quan hay chủ quan;

Đối với nguyên nhân chủ quan, Công ty phải có trách nhiệm xử lý yêu cầu tập thể, cá nhân có liên quan bồi thường (xác định cụ thể mức, giá trị bồi thường, thời hạn bồi thường và biện pháp thực hiện)

Đối với nguyên nhân khách quan, Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc và các Phòng ban có liên quan phải xác định rõ nguyên nhân. Nếu xác định các khoản nợ này có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh thì được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi. Nếu còn thiếu hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp.

7. Nợ không có khả năng thu hồi sau khi xử lý như trên, Công ty vẫn phải theo dõi theo quy định của chế độ kế toán hiện hành kể từ ngày thực hiện xử lý và có các biện pháp để thu hồi nợ.

Điều 6. Quyền hạn của Công ty trong việc quản lý nợ phải thu

1. Công ty được quyền bán các khoản nợ phải thu theo quy định của pháp luật, gồm cả nợ phải thu trong hạn, nợ phải thu khó đòi, nợ không có khả năng thu hồi để thu hồi vốn. Việc bán nợ chỉ được thực hiện đối với các tổ chức kinh tế có chức năng kinh doanh mua bán nợ, không được bán nợ trực tiếp cho khách nợ.

Giá bán các khoản nợ do các bên tự thỏa thuận trên cơ sở tham khảo giá của tổ chức định giá, giá thị trường (nếu có) và tự chịu trách nhiệm về quyết định bán khoản nợ phải thu.

2. Các quyền khác: quyền khiếu nại, khởi kiện khi không thu hồi được nợ, quyền ủy quyền, thuê đòi nợ…thực hiện theo quy định của pháp luật.

CHƯƠNG III

XỬ LÝ CÁC KHOẢN NỢ PHẢI THU KHÓ ĐÒI, NỢ PHẢI THU KHÔNG CÓ KHẢ NĂNG THU HỒI

Điều 7. Xử lý nợ phải thu khó đòi, nợ phải thu không có khả năng thu hồi

1. Hồ sơ xử lý nợ phải thu khó đòi, nợ phải thu không có khả năng thu hồi:

a) Công ty phải thành lập Hội đồng xử lý các khoản nợ khó đòi, nợ không có khả năng thu hồi. Thành phần Hội đồng bao gồm: Tổng giám đốc (hoặc Phó Tổng Giám đốc phụ trách tài chính), Giám đốc các đơn vị trực thuộc, Kế toán trưởng, các Trưởng phòng có liên quan. Hội đồng xử lý công nợ có trách nhiệm lập Biên bản xử lý nợ, trong đó ghi rõ giá trị của từng khoản nợ phải thu, giá trị nợ đã thu hồi, giá trị thiệt hại thực tế (sau khi đã trừ đi các khoản đã thu hồi được) xác định rõ nguyên nhân khách quan, chủ quan. Nếu nguyên nhân chủ quan trách nhiệm của tập thể, cá nhân thì yêu cầu tập thể cá nhân bồi thường theo quy định của pháp luật.

b) Sổ kế toán, chứng từ, tài liệu chứng minh khoản nợ chưa thu hồi được, đến thời điểm xử lý nợ Công ty đang hạch toán nợ phải thu trên sổ sách kế toán.

c) Bảng kê chi tiết các khoản nợ phải thu đã xóa để làm căn cứ hạch toán, biên bản đối chiếu nợ được chủ nợ và khách nợ xác nhận hoặc Bản thanh lý hợp đồng kinh tế hoặc xác nhận của cơ quan quyết định thành lập doanh nghiệp, tổ chức hoặc các tài liệu liên quan khác chứng minh được số nợ tồn đọng và giấy tờ có liên quan khác như sau:

* Đối với tổ chức kinh tế:

• Khách nợ đã phá sản, giải thể: Quyết định của Tòa án tuyên bố phá sản doanh nghiệp theo Luật phá sản hoặc quyết định của người có thẩm quyền về giải thể đối với doanh nghiệp nợ, trường hợp tự giải thể thì có thông báo của đơn vị hoặc xác nhận của cơ quan quyết định thành lập đơn vị, tổ chức.
• Khách nợ đã ngừng hoạt động và không có khả năng chi trả: xác nhận của cơ quan quyết định thành lập doanh nghiệp hoặc tổ chức đăng ký kinh doanh về việc doanh nghiệp, tổ chức đã ngừng hoạt động không có khả năng thanh toán.

* Đối với cá nhân phải có một trong các hồ sơ, tài liệu sau:

• Giấy chứng tử (bản sao) hoặc xác nhận của chính quyền địa phương đối với người nợ đã chết nhưng không có tài sản thừa kế để trả nợ.
• Giấy xác nhận của chính quyền địa phương đối với người nợ còn sống hoặc đã mất tích nhưng không có khả năng trả nợ.
• Lệnh truy nã hoặc xác nhận của cơ quan pháp luật đối với người nợ đã bỏ trốn hoặc đang bị truy tố, đang thi hành án hoặc xác nhận của chính quyền địa phương về việc khách nợ hoặc người thừa kế không có khả năng chi trả.

2. Xử lý nợ phải thu khó đòi, nợ phải thu không có khả năng thu hồi:

• Nợ phải thu khó đòi, nợ phải thu không có khả năng thu hồi, Hội đồng xử lý nợ xác định do nguyên nhân khách quan thì các khoản nợ phải thu này được bù đắp từ nguồn trích lập dự phòng (nếu có), nếu thiếu hạch toán vào chi phí quản lý Công ty.
• Nợ phải thu khó đòi, nợ phải thu không có khả năng thu hồi, Hội đồng xử lý nợ xác định do nguyên nhân chủ quan được xử lý yêu cầu tập thể, cá nhân có liên quan bồi thường (xác định cụ thể mức, giá trị bồi thường, thời hạn bồi thường và biện pháp thực hiện).
• Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định xử lý, vẫn phải theo dõi theo quy định của chế độ kế toán hiện hành kể từ ngày thực hiện xử lý và tiếp tục có các biện pháp để thu hồi nợ.

3. Thẩm quyền xử l‎ý nợ:

Trên cơ sở tờ trình của Tổng giám đốc Công ty về xử lý nợ phải thu khó đòi, nợ không có khả năng thu hồi, Hội đồng quản trị Công ty sẽ xem xét, quyết định xử lý trách nhiệm tập thể, cá nhân theo quy chế này và các quy định hiện hành.

CHƯƠNG IV

QUẢN LÝ CÁC KHOẢN NỢ PHẢI TRẢ, XỬ LÝ

CÁC KHOẢN NỢ PHẢI TRẢ TỒN ĐỌNG

Điều 8. Quản lý nợ phải trả

1. Trách nhiệm của Công ty:

• Theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải trả, và từng đối tượng khách hàng, thanh toán các khoản nợ phải trả theo đúng thời hạn đã cam kết. Thường xuyên xem xét, đánh giá, phân tích khả năng thanh toán nợ của Công ty, phát hiện sớm tình hình khó khăn trong thanh toán nợ để có giải pháp khắc phục kịp thời, không để phát sinh nợ phải trả quá hạn trên 06 tháng.
• Xây dựng kế hoạch trả nợ, cân đối dòng tiền đảm bảo nguồn trả nợ.
• Kiểm kê, đối chiếu các khoản công nợ với chủ nợ, đồng thời tiến hành đánh giá phân loại nợ theo quy định hiện hành để phát hiện kịp thời các khoản nợ quá hạn, phân tích rõ nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời.

2. Quyền trách nhiệm của Công ty khi thực hiện vay và huy động vốn:

• Hình thức huy động vốn và việc huy động vốn của tổ chức kinh tế, cá nhân trong nước và nước ngoài thực hiện theo các quy định của pháp luật.
• Việc huy động vốn phải có phương án và cấp phê duyệt thực hiện theo Quy chế quản lý tài chính của Công ty.

Điều 9. Xử lý nợ phải trả tồn đọng

• Việc xử lý các khoản nợ tồn đọng bao gồm các khoản nợ thuế và các khoản phải nộp ngân sách nhà nước, các khoản nợ vay của tổ chức tín dụng, nợ phải trả có bảo lãnh, nợ bảo hiểm xã hội…thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước về xử lý nợ tồn đọng.
• Các khoản nợ phải trả mà không có đối tượng để trả thì được hạch toán vào thu nhập khác.

CHƯƠNG V

TRÁCH NHIỆM CỦA TẬP THỂ, CÁ NHÂN CÓ LIÊN QUAN TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NỢ

Điều 10. Quyền và trách nhiệm của Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Kế toán trưởng Công ty và các đơn vị trực thuộc.

1. Quyền và trách nhiệm của Hội đồng quản trị:

• Chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông Công ty về việc theo dõi và xử lý các khoản nợ phải thu khó đòi, nợ phải thu không có khả năng thu hồi.
• Quyết định thành lập Hội đồng xử lý nợ theo đề nghị của Tổng giám đốc Công ty.
• Xử lý theo thẩm quyền các khoản nợ phải thu khó đòi, nợ không có khả năng thu hồi theo đề nghị của Tổng giám đốc Công ty.
• Báo cáo chủ sở hữu về công tác quản lý nợ theo quy định hiện hành của Nhà nước.

2. Quyền và trách nhiệm Tổng giám đốc:

• Chịu trách nhiệm quản lý và điều hành đảm bảo khả năng thanh toán các khoản nợ của Công ty.
• Là Chủ tịch Hội đồng xử lý nợ.
• Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị Công ty về việc theo dõi và trình Hội đồng quản trị xử lý các khoản nợ phải thu khó đòi, nợ phải thu không có khả năng thu hồi.
• Định kỳ quý/năm thực hiện đánh giá, phân loại các khoản nợ, đánh giá khả năng thu hồi của từng khoản nợ, đề xuất các biện pháp xử lý khi phát sinh các khoản nợ phải thu khó đòi.
• Báo cáo Hội đồng quản trị kế hoạch trả nợ, cân đối dòng tiền đảm bảo nguồn trả nợ. Trường hợp không cân đối được dòng tiền để trả các khoản nợ đến hạn thì Tổng giám đốc phải báo cáo Hội đồng quản trị các giải pháp xử lý.

3. Quyền và trách nhiệm của Kế toán trưởng – Trưởng phòng TCKT:

• Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc về việc theo dõi quản lý nợ theo quy định tại quy chế quản lý nợ và các quy định hiện hành của Nhà nước.
• Định kỳ quý/năm lập báo cáo công nợ thực hiện đánh giá, phân loại các khoản nợ, đánh giá khả năng thu hồi của từng khoản nợ, đề xuất các biện pháp xử lý khi phát sinh các khoản nợ phải thu khó đòi trình Tổng giám đốc phê duyệt để báo cáo Hội đồng quản trị.
• Cân đối dòng tiền đảm bảo nguồn trả nợ, có trách nhiệm phát hiện sớm tình hình khó khăn trong thanh toán nợ để có đề xuất giải pháp khắc phục kịp thời không để phát sinh nợ phải trả quá hạn.
• Là Phó Chủ tịch Hội đồng xử lý nợ, có quyền yêu cầu các đơn vị trực thuộc, Phòng ban chức năng theo lĩnh vực phụ trách tham gia Hội đồng, chuẩn bị báo cáo và hồ sơ liên quan đến công nợ phải thu khó đòi, nợ phải thu không có khả năng thu hồi.
• Có trách nhiệm phân công nhiệm vụ cụ thể tới từng cá nhân thuộc Phòng TCKT thực hiện công tác quản lý công nợ phải thu và nợ phải trả.

4. Trách nhiệm của các Phòng ban chức năng, đơn vị trực thuộc trong quản lý nợ:

• Có trách nhiệm phối hợp cùng Phòng TCKT trong việc đôn đốc thu hồi các khoản nợ có liên quan, đôn đốc CBCNV trong đơn vị thanh toán nợ tạm ứng đúng thời gian theo quy định, tham gia Hội đồng xử lý nợ khi có yêu cầu.
• Theo lĩnh vực mình phụ trách nếu để xảy ra nợ phải thu khó đòi, nợ không có khả năng thu hồi, nợ phải trả quá hạn thì Phòng ban chức năng, đơn vị trực thuộc đó được xếp loại không hoàn thành nhiệm vụ trong năm.
• Nếu cá nhân trực tiếp quản lý, theo dõi để xảy ra nợ phải thu khó đòi, nợ không có khả năng thu hồi, nợ phải trả quá hạn thì cá nhân đó được xếp loại không hoàn thành nhiệm vụ trong năm.

CHƯƠNG VI

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 11. Hiệu lực thi hành

• Quy chế quản lý nợ gồm 6 Chương, 11 Điều và có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
• Việc sửa đổi và bổ sung Quy chế này do Hội đồng quản trị Công ty phê duyệt trên cơ sở đề xuất của Tổng giám đốc Công ty.
• Các quy định khác của Công ty trước đây trái với Quy chế này đều được bãi bỏ.

TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
CHỦ TỊCH

Kính gửi các Quý Doanh nghiệp,

Trước tiên, Công ty Luật TNHH Quốc tế TNTP và Các Cộng sự (“TNTP”) xin gửi lời chào trân trọng nhất tới các Doanh nghiệp, công ty hoạt động kinh doanh. Bằng thư này, TNTP xin đưa ra cảnh báo phát sinh công nợ tới các Doanh nghiệp  tại thời điểm hiện tại.

Ngày 27 tháng 4 năm 2021, Việt Nam ghi nhận ca mắc Covid-19 ngoài cộng đồng, mở đầu cho đợt bùng dịch thứ 4 trong nước. Cho đến nay, tổng số ca mắc của đợt dịch này đã lên đến gần 8.000 ca, lan ra 30 tỉnh, thành phố. Các cơ quan có thẩm quyền đã đặt ra nhiều khuyến cáo và tình trạng báo động tới những vùng tâm dịch có số ca mắc cao. Đi kèm với những khuyến cáo về y tế, các cơ quan nhà nước cũng cho thấy tỷ lệ thất nghiệp và những khó khăn đối với chủ doanh nghiệp có khả năng sẽ tăng lên trong Quý II năm 2021 do bùng phát dịch Covid-19. Do đó, rủi ro phát sinh các khoản nợ trong khoảng thời gian này là dễ xảy ra. Các Doanh nghiệp nên đặc biệt lưu ý khi thực hiện các giao dịch trong kinh doanh thương mại, cụ thể như sau:

1. Cẩn trọng trước khi thực hiện giao dịch

Trước khi thực hiện giao dịch với bất kỳ đối tác nào, dù là đối tác quen thuộc, tin cậy hay là đối tác mới, các Doanh nghiệp, công ty cần tìm hiểu, thu thập kỹ càng thông tin và tình hình hoạt động kinh doanh của đối tác và khách hàng.

Trong thời điểm nhạy cảm này, tình hình kinh doanh của khách hàng, đối tác của Doanh nghiệp sẽ có sự thay đổi và đôi khi là thay đổi theo chiều hướng tiêu cực. Vì vậy, để loại bỏ tối đa các rủi ro có thể lường trước được, Doanh nghiệp có thể tìm hiểu sơ bộ về tình hình hoạt động kinh doanh của đối tác, khách hàng đặc biệt là các đối tác, khách hàng chịu ảnh hưởng xấu khi xảy ra dịch Covid-19 về mặt tài chính hoặc nhân sự, công nhân (do có thể những đối tượng này phải thực hiện cách ly y tế theo yêu cầu của nhà nước).

Theo kinh nghiệm của TNTP, các Doanh nghiệp, công ty nên cẩn trọng trong việc hợp tác, thực hiện giao dịch với các đối tác mới (là các đối tác mà Doanh nghiệp chưa từng giao dịch trước đó). Trên thực tế, đây có thể là các đối tác đang bị cảnh báo phát sinh công nợ tồn chưa thanh toán dẫn đến việc không thể vay nợ hay được tin tưởng để tiếp tục hợp tác. Các đối tác này sẽ luôn tìm kiếm các doanh nghiệp mới để ký kết Hợp đồng và vòng lặp vay nợ sẽ lại tiếp diễn gây ra rủi ro cho các doanh nghiệp hợp tác với dạng đối tác này.

2. Cẩn trọng khi giao kết Hợp đồng và thực hiện giao dịch

(i) Khi giao kết Hợp đồng

Trước tiên, các Doanh nghiệp cần lưu ý về thẩm quyền ký kết Hợp đồng của đối tác, khách hàng cũng như các nội dung trong Hợp đồng. Theo quy định của pháp luật, người có thẩm quyền ký kết Hợp đồng là người đại diện theo pháp luật. Trong trường hợp người đại diện theo pháp luật ủy quyền cho người đại diện theo ủy quyền để ký Hợp đồng, Doanh nghiệp cần yêu cầu Giấy ủy quyền cho việc ủy quyền này. Bên cạnh đó, các Doanh nghiệp nên lưu ý yêu cầu đối tác đặt cọc và/hoặc thêm những điều khoản về bảo đảm thanh toán tại Hợp đồng.

Ngoài ra, Doanh nghiệp bán hàng hóa có thể cân nhắc quy định điều khoản về tạm ngừng cung cấp hàng hóa khi đối tác chưa hoàn thành thanh toán các khoản nợ đến hạn, vì đó có thể là dấu hiệu khởi đầu cho một sự khó khăn về mặt tài chính.

(ii) Khi thực hiện giao dịch

Khi thực hiện giao dịch, Doanh nghiệp có thể đề nghị đối tác thanh toán thông qua hình thức chuyển khoản do lợi thế về việc quản lý, lưu trữ chứng từ và Ngân hàng có thể hỗ trợ để trích xuất các tài liệu là chứng cứ xác đáng trong trường hợp xảy ra tranh chấp. Đồng thời, các chứng từ giao nhận, biên bản đối chiếu công nợ, công văn trao đổi giữa các Bên cần được ký xác nhận và đóng dấu bởi mỗi Bên.

3. Nhận biết rủi ro và giải quyết tranh chấp

Trong quá trình thực hiện Hợp đồng và các giao dịch, Doanh nghiệp cần giữ vững sự tỉnh táo, tuân thủ và thực hiện giám sát sự tuân thủ Hợp đồng của Đối tác. Tại bối cảnh hiện tại, các Doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị tâm lý cho việc tranh chấp có thể phát sinh bất kỳ lúc nào để không bị rơi vào tâm thế bị động dẫn tới sự lúng túng, bối rối. Dựa trên kinh nghiệm của chúng tôi, chúng tôi có những lời khuyên sau để Doanh nghiệp chủ động thực hiện:

• (i) Trường hợp đối tác vi phạm nghĩa vụ thanh toán, Doanh nghiệp cần gửi công văn yêu cầu thanh toán trong thời gian sớm nhất sau khi hết thời hạn thanh toán theo Hợp đồng. Những công văn đề cập đến công nợ được gửi cho đối tác cần được lấy Báo phát để thuận tiện theo dõi việc nhận thư của đối tác và là cơ sở để đối tác phản hồi; hoặc
• (ii) Doanh nghiệp cần chủ động lưu trữ các tài liệu có liên quan. Khi có dấu hiệu phát sinh tranh chấp, Doanh nghiệp có thể tổng hợp và chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho việc thương lượng và khởi kiện giải quyết tranh chấp tại Tòa án trong tương lai.

Hy vọng những cảnh báo phát sinh công nợ trên của TNTP là hữu ích cho các Quý Doanh nghiệp trong những hoạt động kinh doanh sắp tới.

Trân trọng.

Có thể các bạn chưa đọc Nhà hàng cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống tại chỗ tiếp tục kinh doanh có thể bị xử phạt như thế nào.

Tham gia Fanpage GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP VÀ THU HỒI NỢ để có thêm thông tin pháp lý bổ ích.

Công ty Luật TNHH Quốc tế TNTP và Các Cộng sự

• Luật sư Nguyễn Thanh Hà
• Email: ha.nguyen@tntplaw.com