Quản lý và thu hồi công nợ là yếu tố thiết yếu liên quan đến tài chính doanh nghiệp. Tuy nhiên, tình trạng hiện nay nhiều doanh nghiệp vẫn còn đang loay hoay mất nhiều thời gian, nguồn lực nhưng vẫn chưa tìm ra giải pháp tối ưu cho quy trình quản lý công nợ hiệu quả.
Dưới góc nhìn của mỗi nhà quản trị, quy trình quản lý công nợ phải thu tối ưu nhất chỉ khi áp dụng phù hợp với mỗi doanh nghiệp. Đôi khi quy trình này được cho là hiệu quả trong doanh nghiệp này nhưng chưa chắc đã hiệu quả ở doanh nghiệp khác. Vì vậy, cần phải có sự linh hoạt điều chỉnh trong quá trình áp dụng. Hiện nay, các doanh nghiệp thường chọn cho mình cách sử dụng phần mềm quản lý công nợ như chiếc chìa khóa để tháo gỡ những khó khăn trong vấn đề này. Tuy nhiên, vẫn cần phải tuân theo những quy trình nhất định.
Dưới đây là một quy trình quản lý công nợ phải thu cơ bản cho doanh nghiệp để quý bạn đọc có thể tham khảo thêm.
- Bước 1: Thiết lập bộ phận chuyên môn quản lý chặt chẽ công nợ, soạn thảo một chính sách chi trả rõ ràng. Mục đích hạn chế tối đa những vấn đề phát sinh ngoài tầm kiểm soát, yêu cầu khách hàng ký thỏa thuận, yêu cầu về việc thanh toán. Cam kết phải thực hiện theo đúng thời hạn, quy định trong hợp đồng. Nêu rõ mức phạt trong trường hợp khách hàng phải chịu nếu vi phạm quy định thanh toán.
- Bước 2: Thiết lập một quy trình quản lý công nợ phải thu chuẩn của công ty. Bám sát các mục tiêu: Xác định rõ cá nhân nào sẽ chịu trách nhiệm làm việc với các khách hàng; Quy định rõ thời gian nhắc nhở khách hàng, cách thức có thể là gửi thư Email, gọi điện trực tiếp. Các cá nhân cần phải có ý thức trách nhiệm với việc quản lý thu hồi công nợ.
- Bước 3: Gửi hóa đơn đến khách hàng bằng hình thức nhanh nhất để rút ngắn được quá trình thu hồi. Trong hóa đơn cần phải thể hiện cụ thể thời gian tối đa khách hàng cần chi trả công nợ. Cụm “chi trả trong vòng 30 ngày” sẽ kém khẳng định hơn cụm “hạn chót vào ngày 30/11”.
- Bước 4: Nhắc nhở, thúc giục khách hàng về việc thanh toán nếu chậm kỳ hạn. Có nhiều trường hợp khách hàng, có thể việc gửi email hoặc văn bản đề nghị thanh toán là không có tác dụng. Chúng ta cần yêu cầu hẹn gặp trực tiếp để trao đổi cụ thể. Cần phải có những yêu cầu cụ thể để khách hàng không thể thoái thác.
Một số chú ý trong việc thực hiện quy trình quản lý công nợ:
- Cần làm việc trực trực tiếp với người có thẩm quyền quyết định và giải quyết vần đề công nợ.
- Mọi chứng từ, tài liệu trong các giao dịch cần phải luôn luôn được lưu trữ cẩn thận. Bạn có thể sẽ phải cần đến những tài liệu này cho việc tranh chấp sau này nếu có phát sinh.
- Theo dõi, bám sát mọi diễn biến tình hình chi trả cũng như khất nợ của khách hàng.
