Quy trình khởi kiện buộc bên nợ thực hiện nghĩa vụ thanh toán tại tòa án
Trong hoạt động kinh doanh, không phải mọi khoản công nợ quá hạn đều có thể được giải quyết thông qua thương lượng hoặc các thư yêu cầu thanh toán. Khi bên nợ không hợp tác, cố tình chậm trả hoặc từ chối thực hiện nghĩa vụ, khởi kiện tại Tòa án là một trong những biện pháp pháp lý quan trọng để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của chủ nợ. Tuy nhiên, để quá trình giải quyết tranh chấp đạt hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm rõ trình tự, thủ tục khởi kiện, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng cứ và thực hiện đúng các quy định của pháp luật tố tụng. Bài viết dưới đây sẽ phân tích quy trình khởi kiện buộc bên nợ thực hiện nghĩa vụ thanh toán tại Tòa án cũng như những vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý trong từng giai đoạn của quá trình giải quyết tranh chấp.
1. Quy trình khởi kiện buộc bên nợ thực hiện nghĩa vụ thanh toán tại Tòa án
Việc khởi kiện buộc bên nợ thực hiện nghĩa vụ thanh toán tại Tòa án được thực hiện theo trình tự, thủ tục do pháp luật tố tụng dân sự quy định. Mỗi giai đoạn đều có những yêu cầu riêng về hồ sơ, thời hạn và thủ tục. Vì vậy doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy định để bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của mình trong quá trình giải quyết tranh chấp. Doanh nghiệp có thể tham khảo các bước sau đây:
1.1. Bước 1: Đánh giá sơ bộ vụ việc
Trước khi khởi kiện, doanh nghiệp cần đánh giá sơ bộ vụ việc nhằm xác định khả năng khởi kiện, mức độ đầy đủ của hồ sơ, chứng cứ và các rủi ro tố tụng có thể phát sinh.
- Rà soát điều kiện khởi kiện: Kiểm tra vụ việc đã đáp ứng các điều kiện khởi kiện theo quy định của pháp luật, bao gồm chủ thể khởi kiện, thẩm quyền của Tòa án, thời hiệu khởi kiện và các điều kiện tố tụng khác.
- Đánh giá hồ sơ, tài liệu, chứng cứ: Rà soát cả hình thức (bản chính, bản sao, chứng cứ điện tử…) và nội dung của từng tài liệu. Hồ sơ cần chứng minh được: (i) Tư cách pháp lý của các bên; (ii) Quan hệ pháp lý giữa các bên dựa vào hợp đồng, email, văn bản xác nhận…; (iii) Việc thực hiện thỏa thuận giữa các bên, được thể hiện thông qua biên bản giao nhận, hóa đơn, chứng từ thanh toán…; và (iv) Khoản nợ còn tồn tại và việc chậm thanh toán, được thể hiện thông qua biên bản đối chiếu công nợ, thư hoặc email yêu cầu thanh toán,…
- Lưu ý: Đối với chứng cứ điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị tài liệu chứng minh nguồn gốc và tính xác thực của chứng cứ để đáp ứng yêu cầu của Tòa án khi cần thiết.
1.2. Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ khởi kiện
Căn cứ Điều 189 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 sửa đổi bổ sung Luật số 85/2025/QH15 sửa đổi, bổ sung một số điều của Bộ luật Tố tụng dân sự, Luật tố tụng hành chính, Luật Tư pháp người chưa thành niên, Luật Phá sản và Luật Hoà giải, đối thoại tại Tòa án năm 2025 (“BLTTDS”) và Nghị quyết số 01/2017/NQ-HĐTP, đơn khởi kiện phải được lập theo đúng mẫu theo cơ quan nhà nước ban hành, nêu rõ quan hệ tranh chấp, yêu cầu khởi kiện, căn cứ pháp lý và tài liệu chứng minh kèm theo. Việc trình bày đầy đủ, rõ ràng sẽ giúp Tòa án thuận lợi trong quá trình xem xét, thụ lý vụ án.
1.3. Bước 3: Nộp hồ sơ tại Tòa án có thẩm quyền
Căn cứ các Điều 35, 37 và 39 BLTTDS, doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Tòa án có thẩm quyền theo vụ việc, cấp xét xử và lãnh thổ. Sau khi tiếp nhận, Tòa án sẽ kiểm tra hồ sơ theo Điều 191 BLTTDS. Tùy thuộc vào tính hợp lệ của hồ sơ, Tòa án sẽ quyết định xử lý theo một trong bốn hướng:
- Yêu cầu sửa đổi, bổ sung đơn khởi kiện;
- Thụ lý giải quyết theo thủ tục luật định;
- Trả lại đơn cùng toàn bộ tài liệu kèm theo nếu thuộc trường hợp bị trả lại đơn khởi kiện; hoặc
- Chuyển đơn khởi kiện đến Tòa án có thẩm quyền và thông báo cho người khởi kiện nếu xác định vụ án thuộc thẩm quyền giải quyết của Tòa án khác.
1.4. Bước 4: Nộp tiền tạm ứng án phí và Tòa án thụ lý vụ án
Theo Điều 195 BLTTDS, khi hồ sơ hợp lệ, Tòa án sẽ thông báo nộp tiền tạm ứng án phí. Trong thời hạn 07 ngày kể từ ngày nhận được giấy báo của Tòa án, người khởi kiện phải hoàn thành nghĩa vụ này và nộp lại biên lai để Tòa án ban hành quyết định thụ lý vụ án.
1.5. Bước 5: Tham gia quá trình phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ, hòa giải, phiên xét xử và các buổi làm việc khác tại Tòa án
Sau khi thụ lý, Tòa án tiến hành các hoạt động tố tụng theo quy định, bao gồm tổ chức phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và hòa giải, cùng các buổi làm việc khác (nếu có) nhằm làm rõ nội dung vụ án. Trường hợp hòa giải thành, Tòa án ban hành quyết định công nhận sự thỏa thuận của các đương sự; nếu hòa giải không thành hoặc thuộc trường hợp không tiến hành hòa giải theo quy định của pháp luật, vụ án sẽ được đưa ra xét xử theo trình tự tố tụng.
1.6. Bước 6: Yêu cầu thi hành án để thu hồi khoản nợ
Sau khi bản án hoặc quyết định của Tòa án có hiệu lực pháp luật, nếu bên phải thi hành án không tự nguyện thực hiện nghĩa vụ, doanh nghiệp cần nộp đơn yêu cầu thi hành án theo quy định của Luật Thi hành án dân sự. Tùy từng trường hợp, cơ quan thi hành án có thể áp dụng các biện pháp bảo đảm thi hành án, biện pháp cưỡng chế thi hành án và các biện pháp khác nhằm bảo đảm việc thi hành bản án, quyết định của Tòa án và thu hồi khoản nợ.
2. Điều kiện để Tòa án thụ lý đơn khởi kiện
Để Tòa án thụ lý và giải quyết vụ án, ngoài việc khoản nợ đã đến hạn và có đủ chứng cứ, người khởi kiện phải đáp ứng các điều kiện luật định để tránh việc bị trả lại đơn khởi kiện hoặc không thụ lý vụ án. Do đó, để Tòa án thụ lý vụ án, doanh nghiệp cần đáp ứng 04 điều kiện như sau:
2.1. Chủ thể khởi kiện hợp pháp
Căn cứ Điều 186 và Điều 69 BLTTDS, cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền tự mình hoặc thông qua người đại diện hợp pháp khởi kiện khi có căn cứ cho rằng quyền, lợi ích đó bị xâm phạm.
Theo đó, người khởi kiện phải có năng lực pháp luật tố tụng dân sự và năng lực hành vi tố tụng dân sự theo quy định của pháp luật. Đối với chủ nợ là doanh nghiệp, việc khởi kiện và các hoạt động tham gia tố tụng được thực hiện thông qua người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền hợp pháp.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải chứng minh mình là chủ thể có quyền, lợi ích hợp pháp bị xâm phạm. Theo điểm a khoản 1 Điều 192 BLTTDS, nếu người khởi kiện không có quyền khởi kiện hoặc không đủ điều kiện khởi kiện theo quy định của pháp luật thì Tòa án sẽ trả lại đơn khởi kiện.
2.2. Hồ sơ khởi kiện nộp đúng thẩm quyền giải quyết của Tòa án
Việc xác định đúng thẩm quyền của Tòa án rất quan trọng, nếu xác định sai thẩm quyền, doanh nghiệp có thể bị trả lại đơn hoặc chuyển đơn cho Tòa án có thẩm quyền, làm kéo dài thời gian giải quyết tranh chấp.
Đầu tiên, tranh chấp phải thuộc phạm vi giải quyết của Tòa án, cụ thể là tranh chấp phát sinh giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp trong quan hệ dân sự hoặc quan hệ kinh doanh thương mại. Thứ hai, việc xác định thẩm quyền của Tòa án nhân dân các cấp và thẩm quyền theo lãnh thổ phải tuân thủ quy định tại Điều 35 đến Điều 39 BLTTDS. Theo đó, tranh chấp về khởi kiện về việc yêu cầu bên nợ thanh toán sẽ thuộc thẩm quyền của Tòa án nhân dân khu vực trừ yêu cầu hủy phán quyết trọng tài, đăng ký phán quyết trọng tài vụ việc thuộc thẩm quyền giải quyết của một số Tòa án nhân dân cấp tỉnh theo quy định.
Ngoài ra, theo Điều 40 BLTTDS, trong một số trường hợp do pháp luật quy định, nguyên đơn hoặc người yêu cầu có quyền lựa chọn Tòa án có thẩm quyền để giải quyết vụ việc. Quy định này nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho đương sự trong việc thực hiện quyền khởi kiện, đồng thời bảo đảm việc giải quyết vụ việc được kịp thời và hiệu quả.
2.3. Vụ án chưa được giải quyết bằng bản án, quyết định có hiệu lực pháp luật
Tòa án sẽ trả lại đơn khởi kiện đối với sự việc đã được giải quyết bằng bản án, quyết định đã có hiệu lực pháp luật của Tòa án hoặc quyết định đã có hiệu lực của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, trừ các trường hợp quy định tại điểm c Khoản 1 Điều 192 BLTTDS. Đương sự không được quyền khởi kiện lại cùng một nội dung tranh chấp đó, trừ một số trường hợp ngoại lệ theo luật định tại khoản 3 Điều 192 và khoản 1 Điều 218 BLTTDS.
2.4. Một số quy định khác
Ngoài việc đáp ứng các điều kiện khởi kiện nêu trên, người khởi kiện cần tuân thủ các yêu cầu khác về thủ tục tố tụng. Theo Điều 192 BLTTDS, đơn khởi kiện cũng bị trả lại trong các trường hợp: (i) Vụ việc thuộc trường hợp pháp luật có quy định về các điều kiện khởi kiện nhưng người khởi kiện đã khởi kiện đến Tòa án khi còn thiếu một trong các điều kiện đó; (ii) Người khởi kiện không nộp tiền tạm ứng án phí đúng thời hạn; (iii) Người khởi kiện không sửa đổi, bổ sung đơn khởi kiện theo yêu cầu của Thẩm phán quy định tại khoản 2 Điều 193 Bộ luật này.
Lưu ý: Việc hết thời hiệu khởi kiện không đồng nghĩa với việc Tòa án sẽ từ chối nhận đơn khởi kiện. Theo quy định Tòa án vẫn thụ lý vụ án nếu đơn khởi kiện đáp ứng đầy đủ các điều kiện khác; thời hiệu chỉ được xem xét khi một hoặc các đương sự có yêu cầu áp dụng thời hiệu từ một trong các đương sự trong vụ án. Theo đó, nếu yêu cầu áp dụng thời hiệu được chấp nhận, Tòa án sẽ ra quyết định đình chỉ giải quyết vụ án dân sự. Vì vậy, doanh nghiệp nên có kế hoạch cho việc thu hồi nợ thông qua con đường tố tụng tại Tòa án ngay từ sớm để tránh rơi vào tình trạng hết thời hiệu khởi kiện dẫn đến rủi ro mất quyền khởi kiện khi đương sự khác có yêu cầu áp dụng thời hiệu khởi kiện.
3. Hồ sơ khởi kiện buộc bên nợ thực hiện nghĩa vụ thanh toán cần chuẩn bị
Để Tòa án có căn cứ thụ lý và giải quyết vụ án, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tài liệu chứng minh theo quy định của pháp luật. Thành phần hồ sơ có thể khác nhau tùy từng loại tranh chấp và đặc điểm của khoản nợ. Để tìm hiểu chi tiết về các tài liệu cần chuẩn bị cũng như những lưu ý khi lập hồ sơ khởi kiện, doanh nghiệp có thể tham khảo bài viết chuyên sâu “Hồ sơ khởi kiện đòi nợ cần chuẩn bị” của TNTP.
4. Thời gian và chi phí khởi kiện buộc bên nợ thực hiện nghĩa vụ thanh toán
4.1. Thời gian khởi kiện
Căn cứ khoản 1, khoản 4 Điều 203 và khoản 1 Điều 233 BLTTDS, tuỳ vào tính chất từng loại tranh chấp thời gian chuẩn bị xét xử sẽ được quy định khác nhau. Đối với tranh chấp dân sự quy định tại Điều 26 BLTTDS, thời hạn chuẩn bị xét xử là 04 tháng kể từ ngày Tòa án thụ lý vụ án và có thể được gia hạn nhưng không quá 02 tháng nếu vụ án có tính chất phức tạp hoặc do sự kiện bất khả kháng, trở ngại khách quan. Đối với tranh chấp kinh doanh thương mại theo Điều 30 BLTTDS, thời hạn chuẩn bị xét xử là 02 tháng và được gia hạn tối đa 01 tháng trong trường hợp vụ án có tính chất phức tạp hoặc do sự kiện bất khả kháng, trở ngại khách quan.
Sau khi có Quyết định đưa vụ án ra xét xử, Tòa án phải mở phiên tòa trong thời hạn 01 tháng; trường hợp có lý do chính đáng thì thời hạn này là 02 tháng. Nếu phát sinh căn cứ phải hoãn phiên tòa theo quy định của pháp luật, thời gian hoãn không quá 01 tháng kể từ ngày ra quyết định hoãn (đối với thủ tục rút gọn là không quá 15 ngày).
Như vậy, theo quy định của pháp luật, thời gian giải quyết một vụ án buộc bên nợ thực hiện nghĩa vụ ở cấp sơ thẩm thường dao động từ khoảng 05 đến 12 tháng kể từ thời điểm Tòa án thụ lý vụ án. Tuy nhiên, trên thực tế, thời gian này có thể kéo dài hơn do nhiều yếu tố như vụ việc phức tạp, cần thu thập thêm chứng cứ, đương sự vắng mặt, phải thực hiện ủy thác tư pháp hoặc do khối lượng công việc của Tòa án.
4.2. Chi phí khởi kiện
Căn cứ khoản 2 Điều 7 và Danh mục án phí, lệ phí Tòa án ban hành kèm theo Nghị quyết số 326/2016/UBTVQH14, tranh chấp buộc bên nợ thực hiện nghĩa vụ thanh toán là vụ án có giá ngạch, do đó người khởi kiện phải nộp tiền tạm ứng án phí bằng 50% mức án phí dân sự sơ thẩm dự tính. Mức án phí được xác định theo giá trị khoản tiền yêu cầu Tòa án giải quyết.
Trường hợp Tòa án chấp nhận toàn bộ yêu cầu khởi kiện, bị đơn hoặc đương sự có nghĩa vụ theo bản án phải chịu toàn bộ án phí dân sự sơ thẩm; nguyên đơn được hoàn trả toàn bộ tiền tạm ứng án phí đã nộp. Trường hợp Tòa án chỉ chấp nhận một phần yêu cầu khởi kiện, nguyên đơn và bị đơn phải chịu án phí tương ứng với phần yêu cầu được Tòa án chấp nhận và phần yêu cầu không được chấp nhận theo quy định của pháp luật.
Bên cạnh án phí, doanh nghiệp cũng cần dự trù một số chi phí tố tụng có thể phát sinh như chi phí áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời, chi phí thẩm định hoặc định giá tài sản, chi phí thu thập và bảo quản chứng cứ (nếu có), cũng như chi phí thuê luật sư hoặc người đại diện theo ủy quyền để tham gia bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp trong quá trình giải quyết vụ án.
5. Những lưu ý khi làm thủ tục khởi kiện buộc bên nợ thực hiện nghĩa vụ thanh toán
Để nâng cao khả năng thu hồi công nợ và hạn chế rủi ro trong quá trình tố tụng, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:
5.1. Ghi rõ phạm vi yêu cầu khởi kiện
Căn cứ khoản 1 Điều 5 BLTTDS, Tòa án chỉ giải quyết tranh chấp trong phạm vi yêu cầu của người khởi kiện. Do đó, doanh nghiệp cần xác định đầy đủ các khoản yêu cầu thanh toán, bao gồm tiền gốc, tiền lãi chậm thanh toán, tiền phạt vi phạm hợp đồng, bồi thường thiệt hại và các yêu cầu khác (nếu có) theo Điều 357 Bộ luật Dân sự hoặc Điều 306 Luật Thương mại, đồng thời yêu cầu tiếp tục tính lãi đến khi nghĩa vụ được thực hiện xong.
Trường hợp đơn khởi kiện ban đầu chưa xác định đầy đủ hoặc chưa làm rõ phạm vi yêu cầu khởi kiện, doanh nghiệp nên chủ động nộp đơn bổ sung yêu cầu khởi kiện trong thời gian sớm nhất, đặc biệt nên nộp đơn bổ sung yêu cầu khởi kiện trước khi mở phiên tòa. Người khởi kiện vẫn có quyền bổ sung yêu cầu khởi kiện tại phiên tòa, tuy nhiên, những yêu cầu bổ sung tại phiên tòa chỉ được chấp nhận khi không vượt quá yêu cầu khởi kiện ban đầu. Trường hợp yêu cầu bổ sung tại phiên xét xử bị xác định là yêu cầu vượt quá phạm vi khởi kiện ban đầu Tòa án sẽ không xem xét giải quyết.
5.2. Chuẩn bị và lưu giữ đầy đủ chứng cứ
Theo Điều 91 BLTTDS, người khởi kiện có nghĩa vụ chứng minh yêu cầu của mình là có căn cứ và hợp pháp. Vì vậy, doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ hợp đồng, hóa đơn, biên bản đối chiếu công nợ, chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan; đồng thời bảo quản bản gốc để xuất trình khi Tòa án yêu cầu.
5.3. Chủ động xác minh thông tin của bên nợ
Doanh nghiệp nên xác minh trước địa chỉ, tình trạng hoạt động và tài sản của bên nợ nhằm xác định điều kiện thanh toán của bên nợ. Trường hợp bên nợ có dấu hiệu tẩu tán tài sản, căn cứ Điều 111 và Điều 114 BLTTDS, doanh nghiệp có thể yêu cầu Tòa án áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời như phong tỏa tài khoản hoặc kê biên tài sản để bảo đảm việc thi hành bản án sau này.
6. Câu hỏi thường gặp về khởi kiện buộc bên nợ thực hiện nghĩa vụ thanh toán
6.1. Không có giấy vay tiền có khởi kiện được không?
Giấy vay tiền không phải là căn cứ duy nhất để chứng minh quan hệ vay tài sản hoặc nghĩa vụ thanh toán. Nếu doanh nghiệp có các tài liệu khác như hợp đồng, email, tin nhắn, sao kê chuyển khoản, biên bản đối chiếu công nợ hoặc các chứng cứ hợp pháp khác thì vẫn có thể làm căn cứ để khởi kiện.
6.2. Chỉ có sao kê chuyển khoản có kiện được không?
Sao kê chuyển khoản là một trong những chứng cứ chứng minh việc giao nhận tiền giữa các bên. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên cung cấp thêm các tài liệu khác như hợp đồng, hóa đơn, email, tin nhắn hoặc văn bản xác nhận công nợ để chứng minh đầy đủ quan hệ pháp lý và nghĩa vụ thanh toán của bên nợ.
6.3. Bên nợ bỏ trốn thì khởi kiện ở đâu?
Trường hợp người vay bỏ trốn hoặc không biết nơi cư trú, làm việc, trụ sở của bị đơn thì nguyên đơn có thể yêu cầu Tòa án nơi bị đơn cư trú, làm việc, có trụ sở cuối cùng hoặc nơi bị đơn có tài sản giải quyết.
6.4. Thắng kiện rồi có chắc thu hồi được tiền không?
Việc Tòa án chấp nhận yêu cầu khởi kiện chỉ xác nhận quyền yêu cầu thanh toán của chủ nợ. Để thực sự thu hồi được tiền, bản án hoặc quyết định của Tòa án phải được bên nợ tự nguyện thi hành hoặc được cơ quan thi hành án dân sự tổ chức thi hành theo quy định pháp luật. Khả năng thu hồi trên thực tế còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như tài sản, khả năng tài chính và mức độ hợp tác của bên phải thi hành án. Tuy nhiên, việc có chiến lược thu hồi nợ từ sớm có thể làm gia tăng đáng kể khả năng thu hồi nợ thành công.
Khởi kiện buộc bên nợ thực hiện nghĩa vụ thanh toán là giải pháp pháp lý hiệu quả khi các biện pháp thương lượng, hòa giải không còn mang lại kết quả. Tuy nhiên, để bảo vệ tốt nhất quyền và lợi ích hợp pháp, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ chứng cứ, tuân thủ đúng trình tự tố tụng ngay từ đầu. Nếu cần hỗ trợ rà soát hồ sơ hoặc đại diện giải quyết tranh chấp, vui lòng liên hệ với TNTP để được hỗ trợ kịp thời.
