Khung pháp lý và những lưu ý trong quá trình soạn thảo Giấy ủy quyền thu hồi nợ

Trong hoạt động kinh doanh và các giao dịch dân sự, việc bị chiếm dụng vốn, phát sinh công nợ quá hạn là rủi ro thường trực đối với cá nhân và doanh nghiệp, đặc biệt trong các giao dịch mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc cho vay có giá trị lớn. Trường hợp bên nợ chậm trễ, né tránh hoặc không hợp tác thanh toán, việc chủ nợ tự mình thu hồi khoản nợ thường tiêu tốn nhiều thời gian, nguồn lực nhưng hiệu quả không cao.

Trong bối cảnh đó, việc lập Giấy ủy quyền cho tổ chức, cá nhân có chuyên môn và hoạt động hợp pháp để nhân danh chủ nợ thực hiện các biện pháp thu hồi nợ theo quy định của pháp luật là giải pháp được nhiều chủ nợ lựa chọn. Tuy nhiên, giá trị pháp lý của văn bản này phụ thuộc trực tiếp vào chất lượng soạn thảo: một Giấy ủy quyền có phạm vi ủy quyền chưa rõ ràng, không đầy đủ hoặc ủy quyền sai chủ thể đều có thể khiến chủ nợ gặp vướng mắc, thậm chí chịu rủi ro pháp lý trong quá trình thu hồi nợ.

Trong bài viết này, TNTP sẽ gửi đến Quý độc giả những phân tích chi tiết về khung pháp lý và những lưu ý quan trọng trong quá trình soạn thảo của Giấy ủy quyền thu hồi nợ, kèm theo mẫu văn bản để Quý độc giả tham khảo.

1. Giấy ủy quyền thu hồi nợ là gì?

Về bản chất, Giấy ủy quyền thu hồi nợ là một văn bản thể hiện quan hệ đại diện theo ủy quyền. Theo quy định tại Điều 134 Bộ luật Dân sự năm 2015 (“BLDS năm 2015”), đại diện là việc cá nhân, pháp nhân nhân danh và vì lợi ích của cá nhân, pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự. Về căn cứ xác lập quyền, quyền đại diện có thể được xác lập theo ủy quyền giữa người được đại diện và người đại diện. Cụ thể, Khoản 1 Điều 138 BLDS năm 2015 quy định cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho cá nhân, pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự.

Như vậy, Giấy ủy quyền thu hồi nợ là văn bản theo đó chủ nợ (bên ủy quyền) trao quyền cho một chủ thể khác (bên nhận ủy quyền) nhân danh và vì lợi ích của chủ nợ thực hiện các công việc nhằm thu hồi khoản nợ, bao gồm liên hệ, làm việc, đàm phán với bên nợ, tham gia tố tụng và thi hành án. Trong quan hệ ủy quyền, bên ủy quyền vẫn giữ nguyên tư cách chủ nợ; bên nhận ủy quyền chỉ hành động nhân danh chủ nợ trong phạm vi được trao mà không trở thành chủ thể của khoản nợ.

2. Các trường hợp nên lập Giấy ủy quyền thu hồi nợ

Trên cơ sở thực tiễn xử lý nợ, chủ nợ nên cân nhắc việc ủy quyền và lập Giấy ủy quyền thu hồi nợ trong các trường hợp sau:

Về thời điểm, sau khi đã tiến hành các biện pháp thu hồi từ 30 đến 45 ngày mà không hiệu quả, chủ nợ nên cân nhắc chuyển hồ sơ và lập Giấy ủy quyền cho đơn vị, cá nhân có chuyên môn trong việc thu hồi nợ. Việc ủy quyền và triển khai các biện pháp thu hồi nợ kịp thời không chỉ giúp nâng cao khả năng thu hồi khoản nợ mà còn hạn chế nguy cơ khoản nợ quá hạn kéo dài, phát sinh tranh chấp hoặc chuyển thành nợ xấu.

• Chủ nợ đã nhiều lần liên hệ và yêu cầu bên nợ thực hiện nghĩa vụ thanh toán nhưng bên nợ vẫn không thanh toán hoặc không có phản hồi;
• Bên nợ có thực hiện thanh toán nhưng chỉ thanh toán một phần nghĩa vụ dẫn đến không đảm bảo dòng tiền kinh doanh của chủ nợ;
• Chủ nợ biết bên nợ có khả năng thanh toán nhưng không hợp tác;
• Chủ nợ không có điều kiện trực tiếp thực hiện việc thu hồi nợ hoặc có nhu cầu ủy quyền cho cá nhân, tổ chức khác đại diện để thu hồi khoản nợ; hoặc
• Vụ việc có yếu tố phức tạp (giá trị lớn, có yếu tố nước ngoài, cần khởi kiện hoặc yêu cầu thi hành án) cần có sự hỗ trợ chuyên nghiệp.

3. Nội dung Giấy ủy quyền thu hồi nợ

Giấy ủy quyền thu hồi nợ bao gồm các nội dung như sau:

Trường hợp dự kiến vụ việc có thể phải trải qua nhiều giai đoạn, chủ nợ nên quy định phạm vi công việc bao quát đầy đủ các giai đoạn này ngay từ đầu để tránh phải lập lại văn bản ủy quyền nhiều lần trong quá trình xử lý vụ việc.

• Quốc hiệu, tiêu ngữ và tên văn bản: thể thức theo thông lệ đối với Giấy ủy quyền;
• Thông tin bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền: đối với tổ chức cần ghi rõ tên, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện theo pháp luật; đối với cá nhân cần ghi rõ họ tên, số căn cước công dân, địa chỉ;
• Căn cứ và thông tin khoản nợ: xác định rõ bên nợ, khoản nợ phát sinh từ hợp đồng/giao dịch nào, giá trị khoản nợ và các nội dung liên quan;
• Phạm vi và nội dung công việc ủy quyền: liệt kê cụ thể các công việc bên nhận ủy quyền được thực hiện;
• Thời hạn và hiệu lực của Giấy ủy quyền; và
• Chữ ký, con dấu của bên ủy quyền (và bên nhận ủy quyền nếu các bên cùng ký xác nhận).

4. Mẫu Giấy ủy quyền thu hồi nợ

Trên cơ sở các quy định và phân tích nêu trên, TNTP gửi đến Quý độc giả mẫu Giấy ủy quyền thu hồi nợ dưới đây để tham khảo. Khi sử dụng, chủ nợ cần điều chỉnh thông tin các bên, nội dung khoản nợ, phạm vi công việc và thời hạn ủy quyền cho phù hợp với từng vụ việc cụ thể.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

——–o0o——–

GIẤY ỦY QUYỀN

(V/v thu hồi khoản nợ)

…, ngày … tháng … năm …

BÊN ỦY QUYỀN: ……………………………………………………………………..

Mã số thuế: …… ; Địa chỉ: …… ; Người đại diện theo pháp luật: …… – chức vụ: ……

BÊN NHẬN ỦY QUYỀN: ……………………………………………………………..

Mã số thuế: …… ; Địa chỉ: …… ; Người đại diện theo pháp luật: …… – chức vụ: ……

Bằng Giấy ủy quyền này, Bên được ủy quyền là đại diện theo uỷ quyền thay mặt Bên ủy quyền thực hiện các công việc nhằm thu hồi khoản nợ phát sinh từ Hợp đồng/giao dịch số … ngày … giữa Bên ủy quyền và Bên nợ là …… (Mã số thuế: …… ; Địa chỉ: …… ; Người đại diện theo pháp luật: …… – chức vụ: ……) với tổng giá trị khoản nợ là ……, bao gồm:

1. Liên hệ, đàm phán, thương lượng với Bên nợ và bên thứ ba liên quan; soạn thảo, ký kết các văn bản ghi nhận kết quả đàm phán trong phạm vi ủy quyền.

2) Đại diện Bên ủy quyền tham gia giải quyết tranh chấp tại cơ quan có thẩm quyền; soạn thảo, ký, nộp văn bản và các tài liệu tố tụng; tham gia hòa giải, phiên họp, phiên tòa các cấp; làm việc với Tòa án, Viện kiểm sát và các cơ quan có thẩm quyền.

3. Đại diện Bên ủy quyền trong giai đoạn thi hành án, bao gồm soạn thảo và nộp các văn bản như đơn yêu cầu thi hành án, đơn đề nghị xác minh điều kiện thi hành án, đơn đề nghị áp dụng biện pháp bảo đảm…; làm việc với cơ quan thi hành án dân sự cùng các cơ quan có thẩm quyền liên quan.

Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi các công việc ủy quyền nêu trên được thực hiện xong, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Tải Giấy ủy quyền thu hồi nợ bản Word

Tải Giấy ủy quyền thu hồi nợ bản PDF

5. Những lưu ý trong quá trình soạn thảo Giấy ủy quyền thu hồi nợ

1. Về chủ thể nhận ủy quyền

Theo quy định tại Điều 6 Luật Đầu tư năm 2025, kinh doanh dịch vụ đòi nợ nằm trong danh mục các hoạt động đầu tư kinh doanh bị cấm. Do đó, chủ nợ cần tránh ủy quyền cho các tổ chức kinh doanh dịch vụ “đòi nợ thuê” trá hình. Việc ủy quyền cho chủ thể không có chức năng hoạt động hợp pháp hoặc sử dụng các biện pháp trái pháp luật (như đe dọa, gây rối, xúc phạm danh dự, nhân phẩm của bên nợ), không những khiến việc thu hồi nợ không đạt kết quả mà còn có thể khiến chính chủ nợ đối mặt với rủi ro pháp lý liên đới.

2. Về phạm vi ủy quyền

Điều 141 BLDS năm 2015 quy định người đại diện chỉ được xác lập, thực hiện giao dịch dân sự trong phạm vi đại diện. Do đó, nội dung và phạm vi công việc ủy quyền cần được xác định rõ ràng, bao quát đầy đủ các giai đoạn của quá trình thu hồi nợ để tránh phát sinh vướng mắc trong quá trình triển khai, đồng thời tránh trường hợp người đại diện xác lập giao dịch dân sự, thực hiện vượt quá phạm vi đại diện.

3. Về thời hạn ủy quyền

Theo quy định tại Điều 140 BLDS năm 2015, thời hạn ủy quyền được xác định theo văn bản ủy quyền hoặc theo quy định của pháp luật. Trường hợp không có thỏa thuận hoặc pháp luật không quy định thì thời hạn ủy quyền được xác định là 01 năm kể từ thời điểm phát sinh quyền đại diện.

Điều 140 BLDS năm 2015 cũng quy định các trường hợp chấm dứt đại diện theo ủy quyền như: theo thỏa thuận; hết thời hạn ủy quyền; công việc được ủy quyền đã hoàn thành; một trong các bên đơn phương chấm dứt việc ủy quyền; cá nhân chết hoặc pháp nhân chấm dứt tồn tại; người đại diện không còn đủ điều kiện theo quy định của pháp luật; hoặc có căn cứ khác khiến việc đại diện không thể tiếp tục thực hiện. Việc hiểu rõ các quy định này giúp chủ nợ chủ động xác định thời hạn, điều chỉnh hoặc chấm dứt việc ủy quyền khi cần thiết.

6. Một số câu hỏi thường gặp

1. Giấy ủy quyền thu hồi nợ có bắt buộc phải công chứng không?

Pháp luật hiện nay không bắt buộc các bên phải công chứng Giấy ủy quyền, việc công chứng được thực hiện theo nhu cầu của các bên. Trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản, các bên cần chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền theo quy định tại Khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Tuy nhiên, để bảo đảm thuận lợi trong quá trình làm việc với các cơ quan có thẩm quyền và bên thứ ba, các bên nên cân nhắc công chứng hoặc chứng thực Giấy ủy quyền, đặc biệt khi vụ việc bước vào giai đoạn tố tụng và thi hành án.

2. Giấy ủy quyền thu hồi nợ có thời hạn bao lâu?

Thời hạn ủy quyền do các bên thỏa thuận hoặc do pháp luật quy định. Trường hợp không có thỏa thuận và pháp luật không quy định thì thời hạn ủy quyền là 01 năm kể từ ngày lập Giấy ủy quyền. Trên thực tế, các bên thường thỏa thuận Giấy ủy quyền thu hồi nợ có hiệu lực cho đến khi hoàn thành công việc hoặc chấm dứt theo các trường hợp quy định tại Điều 140 BLDS năm 2015.

3. Bên nhận ủy quyền có được ủy quyền lại cho người khác không?

Theo quy định tại Điều 564 BLDS năm 2015, bên được ủy quyền chỉ được ủy quyền lại khi có sự đồng ý của bên ủy quyền hoặc do sự kiện bất khả kháng khiến mục đích ủy quyền không thể thực hiện nếu không ủy quyền lại. Đồng thời, việc ủy quyền lại không được vượt quá phạm vi ủy quyền ban đầu và phải được thực hiện theo hình thức phù hợp với việc ủy quyền ban đầu. Vì vậy, trường hợp chủ nợ cho phép ủy quyền lại thì cần quy định rõ nội dung này trong Giấy ủy quyền để tránh phát sinh tranh chấp sau này.

Trên đây là bài viết “Khung pháp lý và những lưu ý trong quá trình soạn thảo Giấy ủy quyền thu hồi nợ” mà TNTP gửi tới Quý độc giả. Trường hợp có vấn đề cần làm rõ, vui lòng liên hệ với TNTP để được giải đáp.

Trân trọng,