Doanh nghiệp cần làm gì để quản lý công nợ hiệu quả, tránh phát sinh nợ xấu?
Trong hoạt động kinh doanh, việc phát sinh công nợ là điều khó tránh khỏi. Trường hợp không được quản lý chặt chẽ, các khoản công nợ quá hạn có thể ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền của doanh nghiệp.
Không chỉ vậy, các khoản công nợ quá hạn còn có nguy cơ trở thành các khoản nợ xấu hoặc nợ khó thu hồi, làm gia tăng chi phí tài chính, gián đoạn hoạt động kinh doanh và thậm chí dẫn đến các tranh chấp kéo dài.
Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra những biện pháp doanh nghiệp có thể thực hiện để quản lý công nợ hiệu quả.
1. Vì sao doanh nghiệp cần quản lý công nợ để hạn chế phát sinh nợ xấu?
Việc để các khoản công nợ quá hạn kéo dài có thể làm suy giảm dòng tiền, ảnh hưởng đến khả năng thanh toán các nghĩa vụ tài chính khác, đồng thời làm gia tăng chi phí quản lý và chi phí thu hồi nợ của doanh nghiệp.
Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp còn phải sử dụng nguồn vốn vay để bù đắp thiếu hụt dòng tiền, từ đó làm tăng áp lực tài chính và giảm hiệu quả kinh doanh.
Đáng lưu ý, pháp luật hiện hành không quy định thời điểm cụ thể để một khoản công nợ giữa các doanh nghiệp được xác định là “nợ xấu”. Thuật ngữ “nợ xấu” chủ yếu được sử dụng trong hoạt động của các tổ chức tín dụng theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
Tuy nhiên, trong thực tiễn kinh doanh, các khoản công nợ đã đến hạn nhưng chưa được thanh toán, đặc biệt là những khoản nợ quá hạn trong thời gian dài hoặc trường hợp Bên nợ liên tục trì hoãn thanh toán, né tránh làm việc hoặc không còn khả năng thanh toán, thường được doanh nghiệp xem là các khoản nợ xấu hoặc nợ khó thu hồi.
Khi đó, việc thu hồi nợ sẽ tốn nhiều thời gian, chi phí và có nguy cơ phát sinh tranh chấp pháp lý.
Do đó, việc quản lý công nợ cần được doanh nghiệp lưu ý triển khai từ khi các bên chuẩn bị ký kết hợp đồng, trong quá trình các bên thực hiện hợp đồng và cho đến khi bên có nghĩa vụ thanh toán hoàn thành việc thực hiện nghĩa vụ thanh toán.
Nếu không được theo dõi và xử lý kịp thời, các khoản công nợ quá hạn có thể chuyển thành các khoản nợ khó thu hồi, nợ xấu, làm gia tăng đáng kể chi phí thu hồi và ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
2. Quản lý công nợ ở giai đoạn trước khi ký kết hợp đồng
Ngay từ giai đoạn đàm phán và ký kết hợp đồng, doanh nghiệp cần xây dựng các điều khoản thanh toán rõ ràng và đầy đủ nhằm hạn chế tối đa rủi ro phát sinh công nợ.
Trước hết, hợp đồng cần quy định cụ thể về thời hạn, phương thức thanh toán và các mốc thời gian làm phát sinh nghĩa vụ thanh toán, chẳng hạn như tại thời điểm giao hàng, khi các bên hoàn thành nghiệm thu hoặc các thời điểm khác theo thỏa thuận của các bên.
Bên cạnh việc xác định rõ thời điểm thanh toán, doanh nghiệp cũng nên cân nhắc xây dựng lộ trình thanh toán theo từng giai đoạn thay vì thanh toán toàn bộ giá trị hợp đồng sau khi hoàn thành việc giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ.
Chẳng hạn, các bên có thể thỏa thuận bên mua thanh toán trước một phần giá trị hợp đồng khi ký kết hoặc trước khi giao hàng, phần giá trị còn lại sẽ được thanh toán sau khi hoàn thành việc giao hàng, nghiệm thu hoặc đáp ứng các điều kiện thanh toán đã thỏa thuận.
Việc quy định nghĩa vụ thanh toán theo từng đợt sẽ giúp giảm giá trị khoản công nợ phát sinh tại từng thời điểm, hạn chế rủi ro so với trường hợp toàn bộ giá trị hợp đồng chỉ được thanh toán một lần sau khi hoàn thành giao dịch.
Đồng thời, nếu phát sinh chậm thanh toán, doanh nghiệp cũng sẽ giảm thiểu nguy cơ hình thành các khoản nợ có giá trị lớn, từ đó nâng cao khả năng thu hồi công nợ.
Ví dụ, các bên có thể thỏa thuận bên mua thanh toán 30% giá trị hợp đồng ngay sau khi ký kết, 40% sau khi hoàn thành việc giao hàng và 30% còn lại sau khi nghiệm thu; hoặc lựa chọn các tỷ lệ thanh toán khác phù hợp với giá trị và tính chất của giao dịch.
Không chỉ vậy, doanh nghiệp nên thỏa thuận rõ trong hợp đồng về các chế tài áp dụng khi một bên chậm thực hiện nghĩa vụ thanh toán.
Theo quy định của Luật Thương mại 2005 từ Điều 300 đến 309, bên bị vi phạm có thể yêu cầu bên vi phạm chịu phạt vi phạm nếu có thỏa thuận phạt vi phạm trong hợp đồng, yêu cầu thanh toán lãi chậm trả đối với khoản tiền chậm thanh toán, yêu cầu bồi thường thiệt hại phát sinh từ hành vi vi phạm và trong một số trường hợp có thể tạm ngừng thực hiện hợp đồng theo quy định của pháp luật hoặc theo thỏa thuận của các bên.
Việc xây dựng cơ chế thanh toán và chế tài rõ ràng ngay từ giai đoạn ký kết hợp đồng cũng là một trong những biện pháp quan trọng giúp doanh nghiệp hạn chế phát sinh các khoản nợ xấu trong quá trình thực hiện hợp đồng.
3. Quản lý công nợ ở giai đoạn thực hiện hợp đồng
Một trong những nguyên tắc quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý là không nên để khoản nợ kéo dài quá lâu.
Theo kinh nghiệm thực tiễn, khoảng thời gian 03 tháng kể từ khi phát sinh nợ thường là giai đoạn có khả năng thu hồi cao nhất bởi Bên nợ vẫn đang duy trì hoạt động kinh doanh và có khả năng cân đối nguồn tiền.
Ngược lại, càng để lâu, khả năng thu hồi thường càng giảm do tài sản, dòng tiền hoặc tình hình tài chính của Bên nợ có thể thay đổi. Việc theo dõi sát thời hạn thanh toán và can thiệp ngay khi khoản nợ vừa quá hạn có ý nghĩa đặc biệt quan trọng.
Trên thực tế, càng để công nợ kéo dài thì nguy cơ khoản nợ trở thành nợ nợ xấu càng cao. Khi đó, Bên nợ có thể gặp khó khăn về tài chính, ngừng hoạt động, giải thể hoặc tẩu tán tài sản, làm giảm đáng kể khả năng thu hồi của chủ nợ.
Khi phát sinh công nợ quá hạn, doanh nghiệp trước hết cần rà soát toàn bộ hồ sơ thể hiện nghĩa vụ thanh toán như hợp đồng, phụ lục hợp đồng, biên bản nghiệm thu, biên bản giao nhận, hóa đơn, chứng từ thanh toán và các trao đổi qua email hoặc văn bản.
Đây là những tài liệu quan trọng để xác định chính xác giá trị khoản nợ cũng như nghĩa vụ thanh toán khoản nợ của Bên nợ.
Sau khi rà soát hồ sơ, doanh nghiệp cũng cần kiểm tra tính đầy đủ và thống nhất của các tài liệu liên quan đến quá trình thực hiện hợp đồng.
Trường hợp chưa có biên bản đối chiếu công nợ hoặc xác nhận số dư công nợ giữa các bên, doanh nghiệp nên chủ động đề nghị Bên nợ thực hiện đối chiếu và ký xác nhận công nợ.
Đồng thời, cần bảo đảm các tài liệu chứng minh việc giao hàng, cung cấp dịch vụ hoặc nghiệm thu như biên bản giao nhận, biên bản nghiệm thu, phiếu xuất kho, hóa đơn, chứng từ vận chuyển hoặc các tài liệu có giá trị tương đương được lưu giữ đầy đủ.
Việc hoàn thiện hồ sơ ngay từ giai đoạn này sẽ giúp doanh nghiệp xác định chính xác giá trị khoản nợ, hạn chế tranh chấp về việc đã thực hiện nghĩa vụ hay chưa và tạo cơ sở chứng cứ thuận lợi nếu phải áp dụng các biện pháp thu hồi nợ hoặc khởi kiện sau này.
Tiếp theo, doanh nghiệp nên chủ động trao đổi với Bên nợ để xác nhận số tiền còn phải thanh toán, nguyên nhân chậm trả và thống nhất phương án xử lý phù hợp.
Việc thương lượng có thể được thực hiện thông qua email, văn bản hoặc các buổi làm việc trực tiếp nhằm ghi nhận lại nội dung trao đổi, xác nhận công nợ hoặc thống nhất thời hạn thanh toán mới.
Việc chủ động làm việc với Bên nợ ngay từ khi khoản nợ vừa quá hạn không chỉ giúp tăng khả năng thu hồi mà còn hạn chế nguy cơ khoản nợ tiếp tục kéo dài và trở thành nợ xấu, đặc biệt trong trường hợp Bên nợ bắt đầu gặp khó khăn về tài chính hoặc có dấu hiệu mất khả năng thanh toán.
Trường hợp các biện pháp thương lượng không mang lại kết quả, doanh nghiệp nên sớm tham vấn luật sư để được rà soát hồ sơ, đánh giá cơ sở pháp lý và xây dựng phương án thu hồi nợ phù hợp.
Việc luật sư tham gia từ giai đoạn đầu không chỉ giúp doanh nghiệp xác định chiến lược xử lý hiệu quả mà còn góp phần chuẩn bị đầy đủ chứng cứ trước khi khởi kiện hoặc áp dụng các biện pháp pháp lý khác nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.
4. Những sai lầm khiến doanh nghiệp khó thu hồi công nợ
Thứ nhất, nhiều doanh nghiệp chưa chú trọng đến khả năng thanh toán của khách hàng, đối tác khi chuẩn bị ký kết hợp đồng. Việc không đánh giá mức độ uy tín hoặc năng lực tài chính của đối tác có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với nhiều khoản công nợ khó thu hồi.
Thứ hai, nhiều doanh nghiệp chưa xây dựng hợp đồng với các điều khoản thanh toán rõ ràng hoặc không quy định cụ thể về lãi chậm trả, phạt vi phạm và các chế tài khi bên còn lại vi phạm nghĩa vụ. Điều này khiến doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn khi yêu cầu đối tác thực hiện nghĩa vụ hoặc giải quyết tranh chấp.
Thứ ba, việc không lưu giữ đầy đủ chứng từ giao dịch, không thường xuyên đối chiếu công nợ hoặc chậm áp dụng các biện pháp thu hồi cũng làm giảm đáng kể khả năng thu hồi khoản nợ.
Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp chỉ tìm đến luật sư khi khoản nợ đã kéo dài trong nhiều năm, dẫn đến việc thu thập chứng cứ gặp khó khăn và giảm khả năng thu hồi được khoản nợ.
Việc chậm áp dụng các biện pháp xử lý đối với khoản công nợ quá hạn là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến khoản nợ dần trở thành nợ xấu hoặc nợ khó thu hồi.
Khi đó, doanh nghiệp không chỉ phải đối mặt với chi phí thu hồi nợ cao hơn mà còn có nguy cơ không thể thu hồi được toàn bộ giá trị khoản nợ nếu Bên nợ mất khả năng thanh toán.
5. Câu hỏi thường gặp (FAQ)
5.1. Để thu hồi công nợ hiệu quả, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gồm những tài liệu nào?
Doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ các tài liệu chứng minh việc giao kết và thực hiện hợp đồng cũng như nghĩa vụ thanh toán của Bên nợ.
Thông thường, hồ sơ bao gồm hợp đồng, phụ lục hợp đồng, biên bản giao nhận hoặc nghiệm thu, hóa đơn, chứng từ thanh toán, biên bản đối chiếu hoặc xác nhận công nợ và các tài liệu trao đổi giữa các bên (email, văn bản, tin nhắn…).
Tùy từng vụ việc, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của luật sư để chuẩn bị hồ sơ đầy đủ để đánh giá giá trị chứng minh của từng tài liệu và đề xuất phương án thu hồi công nợ phù hợp.
5.2. Bao lâu thì công nợ bị xem là nợ xấu?
Pháp luật hiện hành không quy định một khoảng thời gian cụ thể để xác định công nợ giữa các doanh nghiệp là nợ xấu.
Tuy nhiên, các khoản nợ đã quá hạn trong thời gian dài và Bên nợ không có thiện chí hoặc không có khả năng thanh toán thường được xem là công nợ có dấu hiệu khó thu hồi và cần được xử lý sớm.
5.3. Khi nào doanh nghiệp nên nhờ luật sư hỗ trợ thu hồi công nợ?
Doanh nghiệp nên tham vấn luật sư ngay khi khoản nợ bắt đầu quá hạn và việc thương lượng không đạt kết quả hoặc khi vụ việc có dấu hiệu phát sinh tranh chấp.
Việc luật sư hỗ trợ sớm sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá hồ sơ, xây dựng phương án xử lý phù hợp và hạn chế những rủi ro pháp lý phát sinh.
5.4. Có thể khởi kiện khi chỉ có email hoặc xác nhận chuyển khoản không?
Email, chứng từ chuyển khoản, hóa đơn, biên bản giao nhận, tin nhắn hoặc các tài liệu điện tử khác đều có thể được xem là chứng cứ nếu đáp ứng điều kiện theo quy định của pháp luật.
Tuy nhiên, khả năng khởi kiện chỉ có thể tiến hành sau khi đánh giá kỹ càng toàn bộ hồ sơ của vụ việc.
Do đó, doanh nghiệp nên tham vấn luật sư từ sớm để đánh giá hồ sơ và chuẩn bị phương án phù hợp, tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí.
5.5. Thời hiệu khởi kiện tranh chấp công nợ là bao lâu?
Đối với tranh chấp phát sinh từ hợp đồng thương mại, Điều 319 Luật Thương mại năm 2005 quy định thời hiệu khởi kiện là 02 năm kể từ thời điểm quyền và lợi ích hợp pháp bị xâm phạm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Do đó, doanh nghiệp không nên để khoản nợ kéo dài quá lâu trước khi áp dụng các biện pháp pháp lý cần thiết.
Quản lý công nợ là một quá trình xuyên suốt từ giai đoạn đàm phán, ký kết, thực hiện hợp đồng cho đến khi hoàn thành nghĩa vụ thanh toán.
Việc xây dựng các điều khoản thanh toán chặt chẽ, chủ động theo dõi công nợ và xử lý kịp thời khi phát sinh chậm thanh toán sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, bảo vệ dòng tiền và nâng cao khả năng thu hồi nợ.
Trong trường hợp doanh nghiệp có khoản công nợ kéo dài hoặc phát sinh tranh chấp, hãy liên hệ với Luật sư của TNTP để được hỗ trợ rà soát hồ sơ, chuẩn bị phương án xử lý phù hợp nhằm đảm bảo tối đa quyền và lợi ích của doanh nghiệp.
Trân trọng,
