Thu hồi nợ xây dựng “dân dụng” khi bị chậm thanh toán theo hợp đồng thi công
Trong thi công xây dựng dân dụng, tình trạng chậm thanh toán theo hợp đồng xảy ra khá phổ biến, đặc biệt giữa nhà thầu thi công và chủ đầu tư. Các khoản công nợ thường phát sinh khi chủ đầu tư không thanh toán theo tiến độ, tranh chấp liên quan đến giá trị phát sinh ngoài hợp đồng, hoặc các bên không thống nhất về khối lượng nghiệm thu.
Nếu không được xử lý đúng ngay từ đầu, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn khi thu hồi công nợ, ảnh hưởng đến dòng tiền và làm giảm khả năng thu hồi trên thực tế. Thông qua bài viết này, Luật sư của TNTP phân tích các rủi ro pháp lý thường gặp, nhận diện các dạng công nợ trong thi công dân dụng, đồng thời đề xuất kế hoạch xử lý phù hợp. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp có thể chủ động lựa chọn phương án thương lượng hoặc áp dụng biện pháp pháp lý cần thiết, nhằm kiểm soát rủi ro và tối ưu hiệu quả thu hồi công nợ.
1. Đặc trưng quan hệ trong xây dựng dân dụng ảnh hưởng đến việc thu hồi nợ
Trên thực tế, nhiều công trình xây dựng dân dụng không đơn thuần là quan hệ giữa cá nhân với nhà thầu, mà mang bản chất quan hệ giữa các tổ chức, doanh nghiệp. Điều này thường gặp trong các trường hợp như doanh nghiệp xây dựng văn phòng, showroom, chuỗi cửa hàng; công ty bất động sản phát triển nhà phố, hoặc tổng thầu thuê thầu phụ thi công từng hạng mục.
Việc xác định đúng tính chất quan hệ này có ý nghĩa quan trọng trong quá trình thu hồi nợ, bởi nghĩa vụ thanh toán sẽ được xem xét chủ yếu dựa trên hợp đồng, chứng cứ thực hiện và thỏa thuận giữa các bên, thay vì các yếu tố cảm tính.
Căn cứ quy định tại Điều 280 và Điều 385 của Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng là căn cứ xác lập quyền, nghĩa vụ và các bên phải thực hiện đầy đủ, đúng thời hạn, đúng địa điểm và phương thức đã thỏa thuận. Do đó, trong các tranh chấp xây dựng dân dụng, khả năng thu hồi nợ phụ thuộc lớn vào việc doanh nghiệp có chứng minh được nghĩa vụ thanh toán theo hợp đồng hay không.
2. Rủi ro pháp lý thường gặp trong thi công dân dụng
So với các dự án quy mô lớn, thi công dân dụng thường tiềm ẩn nhiều rủi ro do cách thức giao kết và thực hiện hợp đồng chưa chặt chẽ, bao gồm nhưng không giới hạn ở một số trường hợp như sau:
Hợp đồng đơn giản, thiếu điều khoản quan trọng
Trong quá trình giao kết, các bên thường sử dụng hợp đồng mẫu có sẵn hoặc không rà soát đầy đủ, dẫn đến việc không quy định rõ về nghiệm thu, thanh toán hoặc xử lý phát sinh. Điều này gây khó khăn trong việc xác định nghĩa vụ của các bên khi phát sinh tranh chấp.
Trao đổi, thỏa thuận miệng
Trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng, các bên thường trao đổi qua tin nhắn, Zalo hoặc thậm chí chỉ thỏa thuận qua điện thoại mà không được ghi nhận đầy đủ bằng văn bản. Việc này gây khó khăn trong quá trình chứng minh nội dung đã thỏa thuận, làm kéo dài thời gian xử lý và gia tăng chi phí khi phát sinh tranh chấp.
Không có quy trình nghiệm thu rõ ràng
Mặc dù hợp đồng đã quy định điều khoản nghiệm thu và pháp luật cũng quy định về nghĩa vụ nghiệm thu của các bên, tuy nhiên nếu nội dung này không được quy định cụ thể, rõ ràng về tiêu chí, trình tự và thẩm quyền xác nhận thì sẽ tiềm ẩn nhiều rủi ro trong quá trình thực hiện hợp đồng, đặc biệt là khi xác định khối lượng hoàn thành và điều kiện thanh toán, từ đó dễ dẫn đến tranh chấp giữa các bên.
Không chốt giá trị, khối lượng phát sinh kịp thời
Trong quá trình thi công, các công việc phát sinh không được các bên thỏa thuận rõ ràng, không thống nhất đơn giá, khối lượng công việc ngay từ đầu và không được ghi nhận vào văn bản, điều này dẫn đến việc tranh chấp khi thanh toán.
Những hạn chế nêu trên khiến doanh nghiệp khó chứng minh nghĩa vụ thanh toán, đồng thời tạo điều kiện để bên nợ trì hoãn, phủ nhận nghĩa vụ hoặc kéo dài thời gian thanh toán. Trong trường hợp phát sinh tranh chấp, việc thiếu hồ sơ sẽ làm giảm lợi thế của doanh nghiệp trong quá trình thương lượng hoặc khởi kiện tại cơ quan có thẩm quyền.
3. Một số dạng nợ phát sinh trong quá trình thi công dân dụng
Nợ theo tiến độ thi công
Một số hợp đồng thi công xây dựng dân dụng quy định phương thức thanh toán theo từng giai đoạn, thanh toán nhiều lần hoặc theo từng phần tương ứng với khối lượng công việc đã hoàn thành. Cơ chế này về nguyên tắc giúp kiểm soát dòng tiền và tiến độ thực hiện hợp đồng. Tuy nhiên, mặc dù đã đến hạn thanh toán theo thỏa thuận, bên có nghĩa vụ vẫn không thực hiện hoặc chỉ thanh toán một phần, dẫn đến việc kéo dài thời gian thanh toán cho các phần còn lại.
Tình trạng này không chỉ làm gián đoạn dòng tiền của đơn vị thi công mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thực hiện hợp đồng, đồng thời ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình thi công.
Nợ do không tiến hành nghiệm thu
Đến giai đoạn nghiệm thu để làm cơ sở thanh toán, mặc dù nhà thầu đã hoàn thành công việc và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nghiệm thu theo quy định trong hợp đồng nhưng bên có nghĩa vụ vẫn không ký biên bản nghiệm thu nhằm kéo dài thời gian chốt giá trị công nợ để trì hoãn thanh toán.
Nợ do phát sinh ngoài hợp đồng
Trong quá trình thi công, các công việc phát sinh như bổ sung vật tư, nhân công hoặc thay đổi thiết kế thường không được các bên kịp thời ghi nhận và ký kết phụ lục hợp đồng. Ngoài ra, nhà thầu có thể thực hiện vượt quá khối lượng theo yêu cầu tiến độ nhưng không chốt đơn giá và giá trị tại thời điểm phát sinh hoặc không ghi nhận bằng văn bản. Theo đó, nhà thầu có thể gặp nhiều rủi ro khi đề nghị thanh toán dẫn đến phát sinh tranh chấp về nghĩa vụ thanh toán.
Nợ do khấu trừ tiền đặt cọc hoặc giữ lại bảo hành
Trong quá trình thanh toán, các bên thường có thỏa thuận về việc khấu trừ tiền đặt cọc hoặc giữ lại một phần giá trị hợp đồng để bảo đảm nghĩa vụ bảo hành. Tuy nhiên, trên thực tế, các thỏa thuận này thường không được quy định chi tiết về điều kiện, phạm vi, thời điểm hoặc phương thức khấu trừ và hoàn trả.
Theo đó, bên có nghĩa vụ thanh toán có thể áp dụng việc khấu trừ hoặc giữ lại theo cách có lợi cho mình, từ đó kéo dài thời gian thanh toán và làm phát sinh tranh chấp giữa các bên.
4. Xác định căn cứ pháp lý và hồ sơ để thu hồi nợ xây dựng dân dụng
Sau khi xác định dạng công nợ, doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ hồ sơ và thỏa thuận giữa các bên để xác định căn cứ yêu cầu thanh toán. Trên thực tế, việc thu hồi nợ không chỉ dựa vào hợp đồng mà còn phụ thuộc vào quá trình thực hiện và các tài liệu chứng minh đi kèm.
4.1 Căn cứ từ hợp đồng và thỏa thuận giữa các bên
Doanh nghiệp cần rà soát các nội dung chính trong hợp đồng để xác định rõ quyền và nghĩa vụ thanh toán, bao gồm:
Điều khoản thanh toán
Cần xác định rõ phương thức thanh toán (theo giai đoạn, theo khối lượng hoặc theo mốc hoàn thành), điều kiện hồ sơ kèm theo từng đợt thanh toán, thời hạn thanh toán và điều kiện được xem là đủ điều kiện thanh toán. Đây là cơ sở để xác định bên nợ đã vi phạm nghĩa vụ hay chưa.
Phương thức tính lãi chậm trả và phạt vi phạm
Doanh nghiệp cần kiểm tra hợp đồng có quy định về lãi chậm trả, phạt vi phạm hay không, bao gồm mức lãi suất, cách tính và thời điểm bắt đầu tính lãi. Trên thực tế, nhiều hợp đồng không quy định rõ nội dung này, dẫn đến khó khăn trong việc xác định khoản tiền lãi khi phát sinh tranh chấp.
Căn cứ quy định tại Điều 306 Luật Thương mại 2005 và Điều 11 Nghị quyết 01/2019/NQ-HĐTP, trong trường hợp không có thỏa thuận cụ thể, việc xác định lãi chậm trả thường được áp dụng theo quy định pháp luật và thực tiễn xét xử, trong đó mức lãi suất có thể được tham chiếu theo lãi suất trung bình trên thị trường, thông qua việc thu thập lãi suất cho vay của một số ngân hàng thương mại tại thời điểm thanh toán để làm căn cứ xác định.
Trên thực tế, việc thu thập thông tin lãi suất từ các ngân hàng thương mại có thể gặp khó khăn do các ngân hàng thương mại có quyền không cung cấp thông tin theo yêu cầu của doanh nghiệp. Vì vậy, nếu không chuẩn bị từ sớm hoặc không có phương án thu thập phù hợp, doanh nghiệp có thể gặp bất lợi trong việc chứng minh và yêu cầu khoản lãi chậm trả trong quá trình giải quyết tranh chấp.
Điều khoản nghiệm thu
Cần xác định rõ điều kiện nghiệm thu, tiêu chí đánh giá hoàn thành, người có thẩm quyền ký và hồ sơ cần thiết để làm căn cứ thanh toán. Trong thực tế, bên nợ thường trì hoãn nghĩa vụ thanh toán nếu không quy định rõ điều khoản nghiệm thu.
Điều khoản quy định về khối lượng, công việc phát sinh
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, việc phát sinh thêm khối lượng công việc hoặc thay đổi về chi phí nguyên vật liệu là tình huống xảy ra khá phổ biến. Nguyên nhân có thể đến từ việc thay đổi thiết kế, yêu cầu điều chỉnh tiến độ hoặc các yếu tố khách quan như biến động giá cả thị trường, thời tiết, điều kiện thi công,… Những yếu tố này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và nghĩa vụ tài chính của các bên.
Do đó, việc quy định rõ điều khoản về khối lượng, công việc phát sinh (bao gồm cách ghi nhận, cơ chế phê duyệt, phương thức xác định đơn giá và thời điểm chấp thuận giá trị mới) có ý nghĩa quan trọng trong việc hạn chế tranh chấp. Nếu không được thỏa thuận cụ thể ngay từ đầu hoặc không được xác nhận kịp thời trong quá trình thực hiện, các khoản phát sinh rất dễ trở thành điểm mâu thuẫn, thậm chí làm gián đoạn hoặc ảnh hưởng đến khả năng tiếp tục thực hiện hợp đồng.
Điều khoản tạm ngưng, chấm dứt hợp đồng
Doanh nghiệp cần rà soát quy định về quyền tạm ngưng thực hiện hợp đồng hoặc đơn phương chấm dứt hợp đồng trong trường hợp bên kia vi phạm nghĩa vụ thanh toán. Đây là công cụ pháp lý quan trọng nhằm tạo áp lực đối với bên nợ trong quá trình thu hồi công nợ.
Tuy nhiên, việc áp dụng các biện pháp này phải tuân thủ đúng điều kiện, trình tự và đặc biệt là nghĩa vụ thông báo theo hợp đồng và quy định pháp luật. Nếu thực hiện không đúng, doanh nghiệp có thể bị coi là vi phạm nghĩa vụ, dẫn đến rủi ro pháp lý ngược. Cụ thể:
- Căn cứ quy định tại Khoản 2 Điều 428 Bộ luật Dân sự 2015: “2. Bên đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng phải thông báo ngay cho bên kia biết về việc chấm dứt hợp đồng, nếu không thông báo mà gây thiệt hại thì phải bồi thường”; hoặc
- Căn cứ quy định tại Khoản 4 Điều 45 Luật Xây dựng 2014 (được hướng dẫn bởi Điều 40 và 41 của Nghị định 37/2015/NĐ-CP): “4. Trước khi một bên tạm dừng, chấm dứt thực hiện hợp đồng xây dựng theo quy định tại các khoản 1, 2 và 3 Điều này thì phải thông báo cho bên kia bằng văn bản, trong đó nêu rõ lý do tạm dừng, chấm dứt hợp đồng; trường hợp không thông báo mà gây thiệt hại cho bên kia thì phải bồi thường thiệt hại.
Như vậy, bên thực hiện quyền tạm ngưng hoặc chấm dứt hợp đồng phải thông báo cho bên còn lại trong một thời hạn hợp lý, trừ trường hợp có thỏa thuận khác. Việc không thông báo hoặc thông báo không phù hợp có thể làm phát sinh trách nhiệm bồi thường thiệt hại.
4.2 Bộ chứng cứ cần chuẩn hóa để thu hồi nợ hiệu quả
Bên cạnh hợp đồng, doanh nghiệp cần tập hợp, rà soát và hệ thống hóa toàn bộ tài liệu phát sinh trong quá trình thực hiện công việc để làm căn cứ chứng minh nghĩa vụ thanh toán, bao gồm nhưng không giới hạn như:
Nhóm tài liệu về hợp đồng và phạm vi công việc
Bao gồm hợp đồng thi công, phụ lục hợp đồng, dự toán, bản vẽ thiết kế, báo giá bổ sung và các tài liệu thể hiện việc điều chỉnh, thay đổi phạm vi công việc. Đây là căn cứ để xác định nghĩa vụ ban đầu và phần công việc phát sinh.
Nhóm tài liệu về thi công và nghiệm thu
Gồm biên bản nghiệm thu theo giai đoạn hoặc hạng mục, nhật ký công trình, hình ảnh, video hiện trường theo tiến độ, email hoặc tin nhắn thể hiện việc hoàn thành công việc hoặc yêu cầu phát sinh. Đây là nhóm chứng cứ quan trọng để chứng minh khối lượng đã thực hiện trên thực tế.
Nhóm tài liệu về thanh toán và công nợ
Bao gồm đề nghị thanh toán theo từng đợt, chứng từ chuyển khoản, hóa đơn, bảng đối chiếu công nợ và các cam kết thanh toán (nếu có). Những tài liệu này giúp xác định rõ số tiền đã thanh toán, số tiền còn nợ và thời điểm phát sinh nghĩa vụ trả tiền.
5. Quy trình thu hồi nợ xây dựng dân dụng
Bước 1: Xác định khoản nợ
Doanh nghiệp cần xác định rõ khoản nợ theo từng nhóm, bao gồm phần nợ có khả năng thu hồi cao, đã đủ điều kiện thanh toán, phần phát sinh có chứng cứ và phần còn đang tranh chấp để có cách xử lý phù hợp.
Bước 2: Thu hồi phần công nợ không có tranh chấp, có khả năng thu hồi cao trước
Trong quá trình xử lý, nên ưu tiên yêu cầu thanh toán đối với phần nợ đã rõ ràng nhằm tránh bị rủi ro ảnh hưởng tới toàn bộ dòng tiền do tranh chấp các khoản chưa thống nhất.
Bước 3: Chuẩn hóa hồ sơ nghiệm thu
Cần lập biên bản nghiệm thu theo hạng mục hoặc giai đoạn, kèm theo hình ảnh hiện trạng hoặc tài liệu xác nhận để làm căn cứ chứng minh khối lượng đã thực hiện.
Bước 4: Rà soát và đối chiếu công nợ
Doanh nghiệp nên lập bảng đối chiếu công nợ theo từng đợt thanh toán và làm việc với bên nợ để xác nhận số liệu, đồng thời thống nhất lộ trình thanh toán cụ thể.
Bước 5: Gửi yêu cầu thanh toán
Việc yêu cầu thanh toán cần được thực hiện bằng văn bản và thông qua email, nêu rõ căn cứ hợp đồng, số tiền phải trả và thời hạn thanh toán, kèm theo các tài liệu chứng minh liên quan.
Bước 6: Áp dụng các biện pháp pháp lý theo quy định trong hợp đồng
Nếu bên nợ không hợp tác, doanh nghiệp có thể áp dụng các biện pháp như gửi thư đề nghị thanh toán, tạm ngừng thi công hoặc chấm dứt hợp đồng theo đúng thỏa thuận, đồng thời lập biên bản ghi nhận hiện trạng để tránh phát sinh tranh chấp.
Bước 7: Chuyển sang giai đoạn giải quyết tranh chấp tại cơ quan có thẩm quyền
Khi việc thương lượng không còn hiệu quả, cần chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và nghiên cứu, lên kế hoạch cho các công việc cần thiết để chuyên sang giai đoạn khởi kiện, giải quyết tranh chấp tại cơ quan có thẩm quyền.
6. Một số dạng tranh chấp phổ biến trong hợp đồng thi công xây dựng dân dụng
Chủ đầu tư không thực hiện việc thanh toán theo hợp đồng do gặp khó khăn về mặt tài chính
Bên có quyền cần ưu tiên đối chiếu công nợ và yêu cầu cam kết thanh toán theo từng đợt bằng văn bản, đồng thời đặt quy định rõ điều kiện, thời điểm áp dụng biện pháp pháp lý nếu bên nợ không thực hiện đúng cam kết.
Chủ đầu tư không nghiệm thu để giữ tiền thanh toán
Đối với những phần công việc, giá trị còn chưa thống nhất được, doanh nghiệp cần chủ động chốt nghiệm thu theo từng hạng mục nhỏ kèm hình ảnh hiện trạng và tài liệu đo bóc, đồng thời tách phần đủ điều kiện để yêu cầu thanh toán trước.
Chủ đầu tư yêu cầu sửa chữa nhiều lần nhưng vẫn không thanh toán
Cần ghi nhận rõ từng lần sửa chữa bằng biên bản, xác định phạm vi lỗi và phần khối lượng nghiệm thu lại, đồng thời tách phần không liên quan để yêu cầu thanh toán.
Bên nợ không thực hiện nghĩa vụ do việc trao đổi, giao kết chủ yếu được thực hiện qua tin nhắn
Trong trường hợp bên nợ không thừa nhận nội dung đã trao đổi, thỏa thuận, doanh nghiệp cần thu thập, rà soát và chuẩn bị tài liệu liên quan như tin nhắn, email, lịch sử giao dịch và các tài liệu khác nhằm chứng minh quá trình giao kết và thực hiện thỏa thuận giữa các bên. Đồng thời, doanh nghiệp nên chủ động yêu cầu đối chiếu công nợ để làm căn cứ cho quá trình giải quyết tranh chấp.
Hai bên thỏa thuận chấm dứt thực hiện hợp đồng khi công trình chưa hoàn thành
Trong trường hợp các bên thống nhất chấm dứt thực hiện hợp đồng trước khi công trình hoàn thành, cần lập biên bản ghi nhận đầy đủ hiện trạng công trình, khối lượng công việc đã thực hiện, vật tư, thiết bị còn lại tại thời điểm chấm dứt. Đồng thời, các bên cần xác định rõ giá trị thanh toán tương ứng với phần công việc đã hoàn thành, các khoản chi phí phát sinh (nếu có) và nghĩa vụ còn lại của mỗi bên. Việc ghi nhận đầy đủ và rõ ràng các nội dung này sẽ giúp hạn chế rủi ro xảy ra tranh chấp.
7. Danh sách tài liệu cần chuẩn bị để luật sư tư vấn xử lý
Tùy từng vụ việc cụ thể, luật sư sẽ yêu cầu các khách hàng bổ sung tài liệu để nắm rõ tình hình vụ việc và chuẩn bị cho công việc triển khai tiếp theo. Theo đó, các tài liệu doanh nghiệp cần chuẩn bị, bao gồm nhưng không giới hạn như sau:
- Hợp đồng thi công, phụ lục hợp đồng, bản vẽ thiết kế, bảng phân chia công việc;
- Biên bản nghiệm thu theo giai đoạn/hạng mục hoặc tài liệu thay thế như hình ảnh, video hiện trường theo thời gian;
- Hồ sơ phát sinh công việc, bao gồm báo giá bổ sung, xác nhận thay đổi phạm vi công việc;
- Chứng từ thanh toán, ủy nhiệm chi, sao kê, biên nhận, hóa đơn giá trị gia tăng, và biên bản đối chiếu công nợ;
- Công văn, email yêu cầu thanh toán và các biên bản làm việc giữa các bên liên quan;
- Các tài liệu khác liên quan đến vụ việc (nếu có).
8. Câu hỏi thường gặp
Không ký biên bản nghiệm thu có thu hồi nợ được không?
Trả lời: Không ký biên bản nghiệm thu nhưng vẫn có thể thu hồi được nợ, nhưng doanh nghiệp cần bổ sung chứng cứ thay thế như nhật ký công trình, hình ảnh, email hoặc tài liệu thể hiện việc đã hoàn thành công việc.
Làm việc qua tin nhắn có dùng làm chứng cứ được không?
Tin nhắn vẫn có thể được sử dụng làm chứng cứ, nhưng cần được lập thành vi bằng và nên kết hợp với các tài liệu khác để tăng giá trị chứng minh.
Có nên tạm dừng thi công khi bên nợ chậm thanh toán không?
Có thể áp dụng nếu hợp đồng cho phép, nhưng cần thực hiện đúng điều kiện và thông báo trước để tránh rủi ro vi phạm ngược.
Phát sinh ngoài hợp đồng chưa ký phụ lục có đòi được không?
Có thể đòi nếu chứng minh được công việc phát sinh, phần công việc ngoài hợp đồng được thỏa thuận và đưa vào sử dụng, tuy nhiên sẽ gặp khó khăn hơn nếu thiếu xác nhận bằng văn bản.
Khi nào nên chuyển sang tranh chấp?
Khi bên nợ không còn thiện chí hợp tác, trì hoãn kéo dài, khó khăn về tài chính, thay đổi người đại diện theo pháp luật hoặc tẩu tán tài sản thì doanh nghiệp nên cân nhắc áp dụng các biện pháp pháp lý cần thiết để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.
Thu hồi nợ xây dựng dân dụng không chỉ dừng lại ở việc yêu cầu thanh toán theo hợp đồng, mà là một quá trình đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định đúng quan hệ pháp lý, bản chất vụ việc để từ đó xây dựng kế hoạch và phương án xử lý phù hợp. Đồng thời, doanh nghiệp cần chủ động nhận diện rủi ro, phân loại công nợ, rà soát các điều khoản hợp đồng và thiết lập lộ trình thu hồi công nợ một cách hợp lý, đúng quy định pháp luật nhằm bảo đảm tối đa quyền và lợi ích hợp pháp của mình.
Trong trường hợp hồ sơ, tài liệu chưa đầy đủ, phát sinh nhiều nội dung chưa được ghi nhận rõ ràng hoặc bên nợ không còn thiện chí hợp tác, doanh nghiệp nên làm việc sớm với luật sư để được hỗ trợ rà soát, chuẩn hóa chứng cứ và xây dựng phương án xử lý phù hợp, qua đó hạn chế rủi ro và nâng cao khả năng thu hồi công nợ trên thực tế.
