Hiện nay, trong các doanh nghiệp, người sử dụng lao động đều đòi hỏi người lao động có kỹ năng soạn thảo văn bản như hợp đồng, công văn, biên bản nghiệm thu, thư xác nhận, … Đây là một kỹ năng cơ bản và quan trọng vì chỉ khi soạn thảo văn bản tốt thì doanh nghiệp mới có thể truyền đạt chính xác, rõ ràng các quan điểm, ý kiến đến khách hàng cũng như các đối tượng khác. Do đó, bài viết này đưa ra những kỹ năng cơ bản trong việc soạn thảo văn bản nhằm đảm bảo hình thức và nội dung phù hợp với đối tượng cũng như mục đích soạn văn bản.
Hình thức của văn bản
Văn bản nộp cho Cơ quan nhà nước có thẩm quyền
Đối với văn bản nộp cho Cơ quan nhà nước, thể thức trình bày văn bản được quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020. Trong đó, Nghị định này hướng dẫn phần trình bày văn bản cụ thể từ việc căn lề, cỡ chữ, font chữ cho đến khoảng cách dãn dòng, cách viết tên việt tắt các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, …
Khi gửi văn bản tới các cơ quan nhà nước, ta phải tuân thủ mọi quy định pháp luật về loại và thể thức văn bản. Đặc biệt trong một số trường hợp thực hiện thủ tục hành chính, nếu các văn bản trình bày không đúng theo mẫu quy định thì các cơ quan nhà nước có quyền trả lại hồ sơ hoặc yêu cầu người nộp hồ sơ soạn thảo văn bản đúng theo quy định pháp luật.
Văn bản trong quá trình trao đổi với đối tác, khách hàng
Không giống như những văn bản gửi đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền, pháp luật không quy định về hình thức các văn bản trong quá trình trao đổi với đối tác, khách hàng. Do đó, người soạn văn bản không bị gò bó trong khuôn mẫu mà được tự do trình bày cho phù hợp. Tuy nhiên sự tự do trình bày cũng cần phải tuân theo các nguyên tắc chung cho việc soạn thảo để đảm bảo một văn bản đảm bảo tính thẩm mỹ, cụ thể:
- Sử dụng Font chữ và cỡ chữ: Văn bản nên sử dụng font chữ Times New Roman cho nét chữ sắc và đều; cỡ chữ cho tiêu đề của văn bản là 14 để làm nổi bật tên loại văn bản và cỡ chữ cho phần nội dung của văn bản là 12 vì đây là cỡ chữ cơ bản thường được dùng khi soạn thảo văn bản.
- Chia văn bản thành nhiều phần với tiêu đề phụ: Độ dài của văn bản sẽ ảnh hưởng đến việc tiếp thu thông tin của người đọc. Do đó để người đọc tiếp thu dễ dàng hơn thì văn bản nên được chia thành nhiều phần với đề mục. Việc này đảm bảo người đọc nắm bắt được nội dung từng phần và không bị “lạc” trong một văn bản dài lê thê.
- Khoảng cách giữa các dòng: Đối với các văn bản dài trên 1000 chữ thì việc tạo khoảng cách hợp lý giữa các dòng giúp văn bản trở nên dễ nhìn hơn.
Nội dung văn bản
Để văn bản có thể truyền đạt đúng quan điểm, ý kiến của người soạn thảo, ngoài những yêu cầu về hình thức, văn bản còn phải đáp ứng được các yêu cầu về nội dung như sau:
Tính logic
Mỗi văn bản đều có mục đích nhất định, ví dụ như công văn trả lời, thư ngỏ, hay đơn khởi kiện, hợp đồng dịch vụ,… Tương ứng với mục đích của văn bản mà cá nhân, cơ quan, tổ chức nhận văn bản có thể là Tòa án, Viện kiểm sát, cơ quan nhà nước có thẩm quyền, hoặc là khách hàng, đối tác. Tuy nhiên, dù mục đích soạn thảo là gì thì văn bản cũng phải thể hiện rõ được điều đó để tránh việc người đọc hiểu sai ý nghĩa mà văn bản muốn truyền tải.
Một văn bản phải đảm bảo trật tự logic, nội dung văn bản phải có sự liên kết chặt chẽ. Mỗi phần có thể làm rõ một vấn đề nhưng về tổng thể phải thể hiện được nội dung chính của văn bản. Nếu nôi dung các phần trong văn bản không liên quan đến nhau hay không giúp làm rõ cho mục đích của văn bản, thậm chí mâu thuẫn với nhau thì văn bản sẽ không đạt được mục đích truyền tải nội dung tới người đọc.
Tính súc tích
Văn bản cần phải truyền đạt nội dung một cách hiệu quả nhưng không được quá dài dòng. Văn bản càng dài thì người đọc càng khó nắm bắt được nội dung chính, văn bản quá ngắn lại không cung cấp đầy đủ thông tin gây khó hiểu cho người đọc. Do đó, văn bản cần có sự súc tích, diễn đạt đầy đủ nội dung mà không sử dụng quá nhiều từ thừa, trực tiếp đi vào vấn đề để người đọc nắm bắt được nội dung của văn bản một cách hiệu quả nhất có thể.
Tính chính xác
Tính chính xác là yếu tố quan trọng hàng đầu trong cả văn nói lẫn văn viết vì chỉ một từ bị hiểu sai có thể gây hiểu nhầm, hoặc thậm chí có thể dẫn đến tranh chấp, mâu thuẫn giữa các bên. Do đó khi soạn thảo văn bản, người soạn phải sử dụng từ ngữ chính xác, tránh dùng các từ đa nghĩa có thể khiến người đọc hiểu sai. Đồng thời, việc lựa chọn thuật ngữ pháp lý và trích dẫn nội dung từ các văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) cũng đòi hỏi người soạn phải tìm hiểu kỹ càng và giải thích ý nghĩa của thuật ngữ để tránh làm người đọc hiểu sai tinh thần pháp luật.
Sử dụng ngôn ngữ
Mỗi văn bản có mục đích và đối tượng hướng đến khác nhau, do đó người soạn cần sử dụng ngôn ngữ sao cho phù hợp. Ví dụ như ngôn ngữ trong một Thư phản hồi ý kiến của khách hàng sẽ khác việc soan Yêu cầu thanh toán. Thư phản hồi ý kiến của khách hàng nên sử dụng ngôn từ nhã nhặn với mục đích giải đáp thắc mắc của khách hàng. Còn Yêu cầu thanh toán cần thể hiện rõ ràng quan điểm đề nghị, sử dụng ngôn từ mạnh mẽ, cương quyết không nhượng bộ để yêu cầu bên nợ phải thanh toán. Việc sử dụng ngôn ngữ có thể ảnh hưởng đến hiệu quả truyền đạt của văn bản, làm cho người nhận hiểu rõ quan điểm của người soạn.
Là một trong những kỹ năng cơ bản nhất, nhưng kỹ năng soạn thảo văn bản pháp lý đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình làm việc của các cá nhân và doanh nghiệp. Xã hội càng phát triển thì càng đặt ra những tiêu chuẩn khắt khe, yêu cầu sự chính xác, chuyên nghiệp trong công việc. Kỹ năng soạn thảo văn bản cũng không nằm ngoài xu thế chung ấy. Do đó trau dồi và nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản là yêu cầu cần thiết và bắt buộc với tất cả mọi người và các doanh nghiệp hiện nay.
Trên đây là các chia sẻ pháp lý của TNTP về các kỹ năng soạn thảo văn bản trong hoạt động của doanh nghiệp. Mong bài viết này có ích với các bạn.
Trân trọng.
Công ty Luật TNHH Quốc tế TNTP và Các Cộng sự
Tầng 4 số 200 Phố Nguyễn Lương Bằng, Phường Quang Trung, Quận Đống Đa, Hà Nội
Luật sư Nguyễn Thanh Hà
Email: ha.nguyen@tntplaw.com
