“Đối chiếu công nợ” là một thuật ngữ không còn xa lạ trong những vụ tranh chấp về kinh doanh thương mại. Có thể hiểu “đối chiếu công nợ” là việc các bên trong thỏa thuận, hợp đồng tiến hành đối chiếu, xác nhận khoản nợ hoặc khoản tiền mà một bên phải thanh toán cho bên còn lại. Trong quá trình thực hiện Hợp đồng, nhiều doanh nghiệp không đặt nặng việc đối chiếu công nợ hoặc làm một cách qua loa. Điều này dẫn đến khi xảy ra tranh chấp, bên khởi kiện bị lúng túng trong việc chứng minh số tiền mà mình đưa ra để yêu cầu Tòa án giải quyết bởi Biên bản đối chiếu công nợ không được Tòa án chấp nhận là chứng cứ. Vậy Biên bản đối chiếu công nợ phải có điều kiện gì thì được coi là chứng cứ? Giá trị của việc đối chiếu công nợ trong tố tụng dân sự như thế nào? Để trả lời những câu hỏi trên, TNTP sẽ đưa ra những chia sẻ pháp lý về đối chiếu công nợ trong tố tụng dân sự.
1. Biên bản đối chiếu công nợ/Xác nhận công nợ và Đề nghị thanh toán/Yêu cầu thanh toán khoản nợ là gì?
Biên bản đối chiếu công nợ/Xác nhận công nợ (Gọi chung là Biên bản đối chiếu công nợ) là văn bản do các bên cùng ký để xác nhận khoản nợ mà một bên có nghĩa vụ trả cho bên còn lại. Biên bản đối chiếu công nợ thường được áp dụng cho hợp đồng mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa hai doanh nghiệp.
Đề nghị thanh toán/Yêu cầu thanh toán khoản nợ (Gọi chung là Yêu cầu thanh toán nợ) là văn bản đơn phương do bên có quyền (thường là bên bán hàng hóa, bên cung ứng dịch vụ) ký và gửi cho bên có nghĩa vụ (thường là bên mua hàng hóa, bên sử dụng dịch vụ) để nhắc nhở, yêu cầu bên có nghĩa vụ tiến hành thanh toán khoản nợ theo thỏa thuận giữa các bên.
2. Biên bản đối chiếu công nợ và Yêu cầu thanh toán nợ có đương nhiên được coi là chứng cứ không?
Theo Khoản 1 Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, tài liệu đọc được nội dung được coi là chứng cứ nếu là bản chính hoặc bản sao có công chứng, chứng thực hợp pháp hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp, xác nhận. Tuy nhiên, Biên bản đối chiếu công nợ và Yêu cầu thanh toán nợ là loại văn bản do các bên doanh nghiệp ký, đóng dấu và xác nhận khoản nợ theo hợp đồng, thỏa thuận nên sẽ không do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp, xác nhận. Như vậy, Biên bản đối chiếu công nợ và Yêu cầu thanh toán nợ sẽ được coi là chứng cứ nếu là bản chính hoặc bản sao có công chứng, chứng thực hợp pháp.
- Đối với Yêu cầu thanh toán nợ: Yêu cầu thanh toán nợ là văn bản đơn phương do bên có quyền ký và đóng dấu. Do đó, rất dễ dàng để có đầy đủ chữ ký và dấu của người đại diện theo pháp luật của bên có quyền. Trong trường hợp này, doanh nghiệp hoàn toàn có thể nộp bản gốc hoặc bản sao do cơ quan có thẩm quyền công chứng, chứng thực và sẽ được coi là chứng cứ. Tuy nhiên, Yêu cầu thanh toán nợ không có nhiều ý nghĩa trong việc chứng minh giá trị khoản nợ vì không có chữ ký, con dấu của bên có nghĩa vụ. Trường hợp Bên có quyền nộp Yêu cầu thanh toán nợ cho Tòa án nhưng bên có nghĩa vụ phản đối giá trị khoản nợ mà bên có quyền đưa ra thì bên có quyền sẽ gặp khó khăn và vẫn phải chứng minh cho giá trị khoản nợ mà bên có quyền yêu cầu bên có nghĩa vụ phải thanh toán.
- Đối với Biên bản đối chiếu công nợ: Biên bản đối chiếu công nợ là văn bản có chữ ký, đóng dấu của cả hai bên. Ngoài ra, biên bản đối chiếu công nợ có nội dung ghi rõ số tiền mà bên có nghĩa vụ phải thanh toán cho bên có quyền. Vì thế, nếu bên có nghĩa vụ ký, đóng dấu vào Biên bản đối chiếu công nợ tức là bên có nghĩa vụ đã thừa nhận giá trị của khoản nợ. Do đó, trường hợp Biên bản đối chiếu công nợ được coi là chứng cứ thì nó sẽ có giá trị quan trọng trong việc xác định khoản nợ mà bên có nghĩa vụ phải trả cho bên có quyền.
Tuy nhiên, Biên bản đối chiếu công nợ chỉ được coi là chứng cứ nếu có đầy đủ chữ ký, dấu của cả hai bên. Nếu Biên bản đối chiếu công nợ không có chữ ký và con dấu của bên có nghĩa vụ thì không thể chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền, cho dù bên khởi kiện nộp bản gốc tại Tòa án thì cũng không được chấp nhận là chứng cứ. Vì vậy, doanh nghiệp nên lưu ý khi lập Biên bản đối chiếu công nợ, bên có quyền phải yêu cầu bên có nghĩa vụ ký, đóng dấu xác nhận để nộp lại chứng cứ cho Tòa án trong trường hợp phát sinh tranh chấp và bên có quyền tiến hành khởi kiện.
Trường hợp bên có nghĩa vụ không chịu ký và đóng dấu xác nhận để trốn tránh việc thanh toán, doanh nghiệp vẫn nên nộp cho Tòa án. Trong trường hợp này, mặc dù Biên bản đối chiếu công nợ không được coi là chứng cứ nhưng có thể dùng để tham khảo và xác định được giá trị khoản nợ nếu đối chiếu với các chứng cứ, tài liệu khác trong hồ sơ vụ án như các phiếu giao hàng, sao kê ngân hàng các lần thanh toán, …
Ngoài ra, một trường hợp khác là Biên bản đối chiếu công nợ do kế toán/kế toán trưởng ký xác nhận. Về nguyên tắc, Biên bản đối chiếu công nợ phải do đại diện theo pháp luật ký, tuy nhiên trường hợp kế toán ký, đại diện pháp luật biết nhưng không phản đối thì sẽ coi là đã đồng ý với giá trị khoản nợ và Tòa án vẫn sẽ chấp nhận nếu bên có quyền chứng minh được việc đại diện pháp luật biết nhưng không phản đối. Trong trường hợp này, giải pháp mà doanh nghiệp có thể áp dụng là khi gửi Biên bản đối chiếu công nợ, nếu kế toán ký thì doanh nghiệp nên gửi một văn bản thông báo kế toán đã xác nhận nợ và yêu cầu bên có nghĩa vụ thanh toán. Văn bản được gửi phải có báo phát để có chứng cứ rõ ràng, khi đó bên có nghĩa vụ sẽ không thể phản bác lại việc đại diện pháp luật biết nhưng không phản đối kế toán ký xác nhận công nợ.
Dựa vào những phân tích trên, có thể thấy tầm quan trọng của việc đối chiếu công nợ trong các hoạt động thương mại hiện nay. Qua bài viết này, TNTP đã nêu những vấn đề liên quan đến đối chiếu công nợ, đặc biệt là việc ký xác nhận Biên bản đối chiếu công nợ giữa các bên để Tòa án chấp nhận là chứng cứ, từ đó giải quyết yêu cầu khởi kiện của bên có quyền. TNTP mong rằng bài viết này hữu ích với các bạn.
Trân trọng.
Có thể bạn chưa đọc 06 việc không được làm khi yêu cầu bên có nghĩa vụ thanh toán khoản nợ quá hạn.
Tham gia Fanpage GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP VÀ THU HỒI NỢ để có thêm thông tin pháp lý bổ ích.
Công ty Luật TNHH Quốc tế TNTP và Các Cộng sự
Tầng 4 số 200 Phố Nguyễn Lương Bằng, Phường Quang Trung, Quận Đống Đa, Hà Nội
Luật sư Nguyễn Thanh Hà
Email: ha.nguyen@tntplaw.com
