Thu hồi nợ là hoạt động đòi hỏi sự phối hợp, liên kết giữa các bộ phận, phòng ban khác nhau của doanh nghiệp để có thể đạt hiệu quả cao nhất. Theo đó, bộ phận kế toán trực tiếp nắm được số liệu các khoản tiền thu được, tổng doanh thu, cũng như giá trị các khoản nợ trong hoạt động của doanh nghiệp nên có vai trò rất quan trọng trong quá trình thu hồi công nợ. Trong bài viết sau, luật sư của TNTP sẽ đưa ra những quan điểm về vai trò của bộ phận kế toán trong kiểm soát và thu hồi công nợ doanh nghiệp.
1. Tổng quan về bộ phận kế toán doanh nghiệp
Bất cứ doanh nghiệp nào trong quá trình hoạt động đều cần một bộ phận quản lý dòng tiền, tài chính và theo dõi bất cứ sự thay đổi liên quan đến tài chính và ngân sách của doanh nghiệp nhằm đảm bảo cân đối cho hoạt động thu chi. Đây là một trong những vai trò cơ bản của bộ phận kế toán doanh nghiệp.
Theo quy định tại Điều 4 Luật Kế toán 2015, nhiệm vụ bộ phận kế toán theo bao gồm:
i. Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán.
ii. Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán.
iii. Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán.
iv. Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.
Như vậy có thể thấy bộ phận kế toán đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, bất cứ sự thay đổi về dòng tiền nào trong nội bộ doanh nghiệp đều sẽ được bộ phận kế toán ghi nhận, trong đó bao gồm cả các khoản công nợ.
2. Vai trò của hoạt động kế toán trong thu hồi nợ doanh nghiệp
a) Là bộ phận hiểu nhất về lịch sử khoản nợ
Như đã đề cập ở phần 1, một trong những chức năng chính của bộ phận kế toán là ghi nhận chính xác và quản lý tài chính của doanh nghiệp, các khoản nợ của doanh nghiệp cũng là một phần của hoạt động tài chính và sẽ được bộ phận kế toán ghi nhận, theo dõi và quản lý ngay từ khi phát sinh hoạt động kinh doanh giữa doanh nghiệp và bên nợ.
Thông thường khi bắt đầu quá trình thu hồi nợ, doanh nghiệp thường có xu hướng sẽ bắt đầu từ việc xác định khoản nợ cuối của bên nợ, sau đó truy ngược lại các giao dịch có liên quan để nắm được toàn bộ lịch sử của khoản nợ nhằm phục vụ các công việc thu hồi nợ.
Khi đó, bộ phận kế toán là bên ghi nhận toàn bộ hoạt động tài chính của doanh nghiệp và bên nợ từ trước khi khoản nợ chưa phát sinh nên sẽ có góc nhìn bao quát và toàn diện về lịch sử khoản nợ. Do đó khi doanh nghiệp tiến hành các biện pháp thu hồi nợ, bộ phận kế toán sẽ là bên hiểu rõ việc phát sinh khoản nợ để phối hợp với bộ phận pháp chế hoặc các bộ phận khác tiến hành quá trình thu hồi hiệu quả.
b) Hỗ trợ cung cấp tài liệu cần thiết cho việc thu hồi nợ
Để đảm bảo quá trình thu hồi nợ thì những tài liệu quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần chuẩn bị bao gồm: Hóa đơn, biên bản giao nhận; lịch sử giao dịch và Biên bản xác nhận công nợ còn lại. Đây là các tài liệu mà bộ phận kế toán ghi nhận, quản lý các số liệu tại các văn bản và có thể trực tiếp phát hành và lưu trữ các tài liệu này. Do đó, bộ phận kế toán sẽ là bộ phận đầu tiên xác định được tài liệu nào là cần thiết để giải quyết tương ứng tại từng giai đoạn thu hồi nợ.
Ngoài ra, do là bên trực tiếp nhập và quản lý số liệu về khoản nợ nên bộ phận kế toán thường hiểu rõ về lịch sử của khoản nợ hơn bất cứ bộ phận nào khác tại doanh nghiệp. Do đó, bộ phận kế toán sẽ dễ dàng giải thích về các số liệu, nội dung của khoản nợ, sự thay đổi về các khoản tài chính liên quan đến công nợ đến thời điểm hiện tại cho những bộ phận chuyên trách xử lý công nợ khác có thể dễ dàng hiểu được khoản nợ để tiến hành các biện pháp thu hồi nợ cần thiết.
Trên đây là bài viết của TNTP về chủ đề: “Vai trò của bộ phận kế toán trong kiểm soát và thu hồi công nợ doanh nghiệp”. Mong rằng bài viết này có ích cho các độc giả trong công việc và cuộc sống.
Trân trọng,
