Cách thu hồi nợ Chủ đầu tư xây dựng khi bị chậm thanh toán

Chậm thanh toán trong hợp đồng xây dựng là tình trạng khá phổ biến tại Việt Nam. Hệ quả là nhiều doanh nghiệp rơi vào khủng hoảng dòng tiền, không đảm bảo được chi phí vận hành như lương nhân công, vật tư, lãi vay, thậm chí đứng trước nguy cơ dừng hoạt động.

Trong bài viết này, TNTP sẽ phân tích “Cách thu hồi nợ Chủ đầu tư xây dựng khi bị chậm thanh toán” và các vấn đề pháp lý liên quan.

1. Nhận diện nguyên nhân Chủ đầu tư chậm thanh toán

Trong quá trình thu hồi nợ, việc đầu tiên và quan trọng nhất là xác định đúng nguyên nhân Chủ đầu tư chưa thanh toán. Không phải mọi trường hợp chậm trả đều do Chủ đầu tư cố tình không thanh toán mà có thể đến từ nhiều yếu tố khác. Một số nguyên nhân phổ biến bao gồm:

• Chủ đầu tư cố tình kéo dài việc thanh toán theo tiến độ hoặc khối lượng đã hoàn thành;
• Hồ sơ nghiệm thu hoặc hồ sơ thanh toán chưa được ký xác nhận đầy đủ;
• Chủ đầu tư giữ lại tiền để bảo hành công trình hoặc đối trừ với các khoản phạt, bồi thường mà họ cho là hợp lý; hoặc
• Khó khăn về nguồn vốn, chậm giải ngân hoặc chưa hoàn tất quyết toán dự án.

Việc xác định đúng nguyên nhân là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp lựa chọn phương án thu hồi công nợ xây dựng phù hợp, tránh áp dụng sai cách có thể làm giảm khả năng thu hồi nợ, thậm chí ảnh hưởng đến mối quan hệ hợp tác.

2. Xác định phần công nợ cần ưu tiên thu hồi

Trong quá trình thu hồi nợ Chủ đầu tư xây dựng, việc yêu cầu thanh toán toàn bộ công nợ trong một lần thường không khả thi và dễ bị từ chối hoặc kéo dài thời gian xử lý nếu còn có một số khoản thanh toán các bên vẫn chưa thể thống nhất. Do đó, để nâng cao hiệu quả thu hồi nợ, doanh nghiệp nên phân chia công nợ thành hai phần:

Phần thứ nhất là các khoản tiền tương ứng với khối lượng công việc đã hoàn thành và đã đủ điều kiện thanh toán, có cơ sở pháp lý rõ ràng, khả năng được thanh toán cao.

Doanh nghiệp nên ưu tiên yêu cầu thanh toán ngay các khoản này nhằm nhanh chóng thu hồi dòng tiền, giảm áp lực tài chính và tạo cơ sở cho việc tiếp tục xử lý các khoản còn lại.

Phần thứ hai là các khoản đang chưa thống nhất về khối lượng, đơn giá hoặc các công việc phát sinh ngoài hợp đồng. Đây là nhóm công nợ cần nhiều thời gian để xử lý.

Doanh nghiệp không nên gộp chung với phần công nợ đã đủ điều kiện thanh toán mà cần tách riêng để đàm phán, đối chiếu và từng bước hoàn thiện hồ sơ. Đồng thời, cần chủ động lập biên bản làm việc, xác nhận các nội dung còn vướng mắc và xây dựng lộ trình giải quyết cụ thể để tránh làm trì hoãn quá trình thu hồi công nợ.

Thay vì chờ đợi giải quyết toàn bộ công nợ trong một lần, Nhà thầu cần có chiến lược thu hồi nợ Chủ đầu tư xây dựng theo từng nhóm rõ ràng, có thứ tự ưu tiên nhằm tối ưu hiệu quả và thời gian thu hồi.

3. Cách xử lý theo từng nguyên nhân chậm thanh toán

Chủ đầu tư thường đưa ra nhiều lý do khác nhau để trì hoãn việc thanh toán. Mỗi tình huống cần có cách xử lý phù hợp để đảm bảo hiệu quả thu hồi nợ.

Khi Chủ đầu tư cho rằng vì chưa nghiệm thu nên chưa thể thanh toán, Nhà thầu cần chủ động gửi yêu cầu bằng văn bản đề xuất một thời hạn hợp lý để tổ chức nghiệm thu thực hiện việc nghiệm thu.

Đối với trường hợp Chủ đầu tư không ký hồ sơ quyết toán hoặc hồ sơ hoàn công, việc liên tục gửi công văn và ghi nhận việc chậm trễ sẽ giúp tạo áp lực và làm rõ trách nhiệm của các bên liên quan.

Nếu chậm thanh toán do phát sinh việc cắt giảm khối lượng hoặc điều chỉnh đơn giá, doanh nghiệp nên kiểm tra lại các thỏa thuận tại hợp đồng, các văn bản đã ký kết giữa các bên rồi lập biên bản xác nhận việc thay đổi, điều chỉnh, trong văn bản làm rõ việc thay đổi do yêu cầu của bên nào, đã được chấp thuận hay chưa, đồng thời yêu cầu gửi kèm đầy đủ tài liệu chứng minh việc đã được chấp thuận.

Đối với các công việc phát sinh ngoài hợp đồng nhưng chưa ký phụ lục, cần lưu ý ký biên bản nghiệm thu từng phần, biên bản bàn giao hoặc biên bản xác nhận khối lượng công việc. Việc thu thập các chứng cứ thực tế như email, tin nhắn, hình ảnh thi công cũng rất cần thiết.

Trong trường hợp Chủ đầu tư thực hiện đối trừ các khoản phạt hoặc bồi thường, cần xem xét các khoản phạt, khoản bồi thường đó có phù hợp với quy định của pháp luật hoặc thỏa thuận của các bên hay không và yêu cầu cung cấp bằng chứng rõ ràng.

Còn khi lý do được đưa ra là khó khăn tài chính, việc đàm phán một lộ trình thanh toán cụ thể, có cam kết rõ ràng sẽ giúp giảm thiểu rủi ro bị kéo dài vô thời hạn.

Việc xử lý đúng theo nguyên nhân chậm thanh toán sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình thu hồi nợ Chủ đầu tư xây dựng và hạn chế rủi ro phát sinh.

4. Những việc doanh nghiệp nên thực hiện để đảm bảo hiệu quả thu hồi nợ

Để đảm bảo quyền lợi và nâng cao hiệu quả thu hồi công nợ, ngay từ giai đoạn đầu, doanh nghiệp nên chủ động thực hiện một số hành động, bao gồm:

Thứ nhất, gửi các yêu cầu liên quan đến nghiệm thu hoặc thanh toán bằng văn bản. Việc gửi yêu cầu nghiệm thu, thanh toán bằng văn bản giúp tạo chứng cứ rõ ràng, phòng trường hợp xảy ra tranh chấp.

Thứ hai, phân chia việc thực hiện hợp đồng xây dựng thành nhiều giai đoạn và thực hiện việc nghiệm thu, xác nhận, chốt công nợ ngay khi kết thúc mỗi giai đoạn. Điều này giúp giảm rủi ro dồn tích công nợ lớn và tăng khả năng thu hồi nợ theo từng phần.

Thứ ba, lưu trữ đầy đủ các chứng cứ thể hiện việc đã gửi yêu cầu, bên còn lại đã nhận hồ sơ hoặc thừa nhận nghĩa vụ thanh toán, nhằm phục vụ quá trình thu hồi công nợ hoặc dùng trong trường hợp xảy ra tranh chấp.

Thứ tư, đưa ra các mốc thời gian cụ thể cho từng bước xử lý: gửi yêu cầu, nhắc nhở, đàm phán, chuyển sang biện pháp khởi kiện. Việc này giúp tạo áp lực cần thiết đối với Chủ đầu tư xây dựng, tránh tình trạng chậm thanh toán bị kéo dài không có điểm dừng, đồng thời giúp doanh nghiệp chủ động chuyển sang các biện pháp mạnh hơn khi cần thiết.

Thứ năm, xây dựng cơ chế bảo đảm thực hiện nghĩa vụ thanh toán và rà soát kỹ các điều khoản về giải quyết tranh chấp trước khi ký kết hợp đồng. Để tránh việc Chủ đầu tư xây dựng vi phạm nghĩa vụ thanh toán, khi soạn thảo hợp đồng nên xem xét áp dụng các biện pháp đảm bảo thực hiện nghĩa vụ như bảo lãnh thanh toán hoặc bảo lưu quyền sở hữu đối với tài sản. Đồng thời, để việc giải quyết tranh chấp được thuận lợi trong trường hợp tranh chấp xảy ra, cần rà soát kỹ các điều khoản về giải quyết tranh chấp trong hợp đồng.

Chủ động thực hiện các hoạt động này từ sớm sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt quá trình và nâng cao khả năng thu hồi nợ Chủ đầu tư xây dựng.

5. Những sai lầm dễ làm giảm khả năng thu hồi nợ

Trong thực tế, không ít trường hợp doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc thu hồi công nợ Chủ đầu tư xây dựng không phải vì thiếu cơ sở pháp lý mà do mắc phải những sai lầm trong quá trình xử lý. Một số sai lầm điển hình bao gồm:

Thứ nhất, chỉ làm việc qua điện thoại hoặc tin nhắn mà không lập thành văn bản dẫn đến không có chứng cứ rõ ràng khi cần thiết.

Thứ hai, chờ đến khi quyết toán toàn bộ công trình mới yêu cầu quyết toán, thanh toán một lần, làm giảm cơ hội thu hồi tiền theo từng giai đoạn.

Gộp chung phần công nợ các bên chưa thể thống nhất với phần công nợ đã đủ điều kiện thanh toán khiến việc thu hồ nợ bị kéo dài.

Để tình trạng chậm thanh toán kéo dài quá lâu mà không chuyển sang các biện pháp mạnh hơn.

Việc nhận diện và tránh các sai lầm này là yếu tố quan trọng giúp nâng cao hiệu quả thu hồi nợ Chủ đầu tư xây dựng.

6. Khi nào nên chuyển sang làm việc với luật sư

Trong quá trình thu hồi công nợ, khi các biện pháp thương lượng và trao đổi thông thường không còn hiệu quả, doanh nghiệp nên cân nhắc tìm kiếm sự hỗ trợ từ luật sư.

Cụ thể, cần lưu ý các dấu hiệu:

• Hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ hoàn công, hồ sơ quyết toán hoặc biên bản đối chiếu công nợ bị treo trong thời gian dài mà không được ký;
• Chủ đầu tư có dấu hiệu phủ nhận nghĩa vụ thanh toán, không thừa nhận khối lượng đã thực hiện;
• Chủ đầu tư có dấu hiệu né tránh làm việc, thay đổi địa chỉ, khó liên lạc; và
• Chủ đầu tư xây dựng cố tình trì hoãn, kéo dài việc thanh toán.

Khi nhận thấy các dấu hiệu này, doanh nghiệp cần kịp thời áp dụng các biện pháp pháp lý phù hợp, có thể cân nhắc việc yêu cầu hỗ trợ từ luật sư.

Khi có sự tham gia của luật sư, việc đàm phán, thương lượng sẽ dễ dàng hơn. Luật sư, với chuyên môn và kinh nghiệm thực tiễn, có thể giúp doanh nghiệp đưa ra yêu cầu một cách đầy đủ, chính xác, có căn cứ rõ ràng, đồng thời giúp doanh nghiệp đánh giá, tạo lập, xây dựng hồ sơ tài liệu đầy đủ, toàn diện.

7. Câu hỏi thường gặp

Trong quá trình thu hồi nợ Chủ đầu tư xây dựng, doanh nghiệp thường gặp phải một số thắc mắc và lo ngại phổ biến như sau:

Thứ nhất, có nên dừng thi công khi Chủ đầu tư không thanh toán không?

Trên thực tế, việc dừng thi công (dừng thực hiện hợp đồng) có thể được thực hiện nếu có căn cứ trong hợp đồng và tuân thủ đúng trình tự thông báo, tuy nhiên cần kiểm tra kỹ để tránh trở thành bên vi phạm hợp đồng.

Thứ hai, không có đủ chữ ký nghiệm thu có thu hồi nợ được không?

Trong trường hợp chưa đủ chữ ký nghiệm thu, doanh nghiệp vẫn có thể thu hồi công nợ nếu cung cấp được các chứng cứ khác chứng minh việc đã hoàn thành công việc như hồ sơ quyết toán, biên bản đối chiếu công nợ, biên bản giao nhận, email trao đổi, tin nhắn hoặc các tài liệu, hình ảnh thể hiện thực tế thi công.

Thứ ba, có thể yêu cầu lãi chậm trả, phạt vi phạm, bồi thường không?

Cần đối chiếu với các điều khoản trong hợp đồng, thỏa thuận liên quan và quy định của pháp luật. Doanh nghiệp có thể yêu cầu lãi chậm trả, phạt vi phạm hoặc bồi thường thiệt hại nếu có thỏa thuận hoặc thuộc trường hợp theo quy định của pháp luật.

Thứ tư, có được đòi lại vật liệu, trang thiết bị đã cung cấp không?

Nếu trong hợp đồng có điều khoản hoặc các bên đã có thỏa thuận về việc bảo lưu quyền sở hữu đối với vật liệu, trang thiết bị, doanh nghiệp có thể yêu cầu thu hồi khi Chủ đầu tư vi phạm nghĩa vụ thanh toán. Tuy nhiên, cần xem xét kỹ các điều kiện để được đòi lại tài sản trong quy định pháp luật và thỏa thuận của các bên.

Thứ năm, khi nào nên chuyển từ thương lượng sang khởi kiện?

Thời điểm chuyển từ thương lượng sang khởi kiện thường là khi phía Chủ đầu tư xây dựng không còn thiện chí hợp tác hoặc xuất hiện các dấu hiệu rủi ro cao liên quan đến khả năng thanh toán.

Qua bài viết trên, TNTP đã cung cấp đến Anh/Chị và Doanh nghiệp những vấn đề trọng tâm liên quan đến việc thu hồi nợ từ Chủ đầu tư xây dựng trong trường hợp chậm thanh toán. Để đảm bảo hiệu quả thu hồi công nợ, doanh nghiệp cần chủ động xây dựng chiến lược phù hợp, đồng thời cân nhắc việc chuyển sang làm việc với luật sư khi cần thiết. Trường hợp Anh/Chị hoặc Doanh nghiệp cần được tư vấn chi tiết theo vụ việc cụ thể, vui lòng liên hệ với TNTP để được hỗ trợ.

Trân trọng.