Tiếp nối phần 1 của bài viết về chủ đề: “Tài liệu cần thiết khi thu hồi công nợ trong lĩnh vực xây dựng”, trong bài viết này luật sư của TNTP sẽ tiếp tục đưa ra những tài liệu quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý để nâng cao khả năng thu hồi công nợ của doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng.
1. Biên bản đối chiếu công nợ
Là một văn bản rất quan trọng để xác định chính xác số tiền mà bên nợ phải thanh toán, thông thường tài liệu này sẽ do các bên cùng giao kết để tổng kết xác nhận lại toàn bộ quá trình thanh toán cho đến thời điểm lập biên bản đối chiếu công nợ. Tuy pháp luật hiện hành không có quy định bắt buộc về việc phải lập Biên bản đối chiếu công nợ, tuy nhiên đây là một trong những tài liệu cần thiết phải lập và cũng quan trọng nhất mà doanh nghiệp có thể sử dụng để phục vụ quá trình thương lượng và khởi kiện để thu hồi công nợ.
Nội dung chính của Biên bản đối chiếu công nợ là so sánh các khoản công nợ giữa các bên dựa trên số liệu sổ sách kế toán và thực tế thực hiện các giao dịch; các số liệu trên hóa đơn; cũng như các khoản nợ trước đó của các bên để xác định khoản nợ cuối cùng phải thanh toán. Biên bản đối chiếu công nợ sẽ được các bên cùng kiểm tra số liệu, tính chính xác của các tài liệu trước khi ký kết và đóng dấu xác nhận. Do đó các số liệu của Biên bản đối chiếu công nợ cần phải chính xác để đảm bảo quyền lợi của các bên.
Một khi bên nợ đã xác nhận vào Biên bản đối chiếu công nợ số tiền nợ thì đây là căn cứ rõ ràng nhất để doanh nghiệp đưa ra yêu cầu thanh toán dựa trên các nội dung tại Biên bản đối chiếu công nợ. Việc bên nợ thừa nhận khoản nợ sẽ giúp quá trình thu hồi nợ hiệu quả hơn rất nhiều, kể cả khi sau đó bên nợ không thiện chí thanh toán thì doanh nghiệp có thể sử dụng tài liệu này để tiến hành việc khởi kiện tại các cơ quan giải quyết tranh chấp như một chứng cứ chứng minh sự thừa nhận của bên nợ đối với khoản nợ. Khi đó các cơ quan giải quyết tranh chấp nhiều khả năng sẽ chấp nhận yêu cầu khởi kiện của doanh nghiệp.
Trường hợp doanh nghiệp tiến hành việc khởi kiện tại các cơ quan giải quyết tranh chấp thì nên đưa ra yêu cầu khởi kiện căn cứ trên số liệu tại Biên bản đối chiếu công nợ để đảm bảo số liệu chính xác khi yêu cầu, và cũng để thuận tiện cho các cơ quan giải quyết tranh chấp hiểu rõ và xác định được giá trị khoản nợ mà bên nợ có nghĩa vụ thanh toán.
2. Thư yêu cầu thanh toán khoản nợ
Khi yêu cầu thanh toán khoản nợ, ngoài việc liên hệ qua điện thoại hoặc trực tiếp đến trụ sở của bên nợ để trao đổi, một tài liệu quan trọng mà doanh nghiệp nên chuẩn bị là Thư yêu cầu thanh toán khoản nợ. Đây là tài liệu thể hiện yêu cầu thanh toán khoản nợ mà doanh nghiệp đưa ra với xác nhận và con dấu của doanh nghiệp, nội dung chính của Thư yêu cầu thanh toán khoản nợ bao gồm:
– Thông tin cụ thể của bên nợ;
– Thông tin cơ bản liên quan đến khoản nợ (Nguồn gốc phát sinh từ giao dịch nào; giá trị khoản nợ; các hóa đơn, tài liệu có liên quan,…);
– Yêu cầu thanh toán và thời hạn thanh toán;
– Các biện pháp khác có thể tiến hành nếu bên nợ không hợp tác thanh toán.
Yêu cầu thanh toán là văn bản quan trọng có tác dụng thông báo và gây áp lực đến bên nợ, đồng thời là căn cứ thể hiện sự rõ ràng trong việc yêu cầu thanh toán thay vì các hình thức hình thức liên hệ đơn giản khác như liên hệ qua điện thoại hoặc gửi email đề nghị thanh toán. Ngoài ra, việc doanh nghiệp gửi Thư yêu cầu thanh toán khoản nợ cũng có tác dụng xác định bên nợ còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hay không, vì trường hợp bên nợ không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thì Thư yêu cầu thanh toán có thể bị hoàn trả lại, khi đó doanh nghiệp có thể phần nào đưa ra quyết định về việc triển khai các phương án thu hồi nợ phù hợp khi xác định được thông tin rằng bên nợ không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Ngoài ra, Thư yêu cầu thanh toán có tác dụng chứng minh tại giai đoạn khởi kiện để xác định việc doanh nghiệp đã yêu cầu bên nợ thanh toán bằng văn bản nhưng bên nợ không hợp tác thanh toán, đây là căn cứ chứng minh doanh nghiệp đã tiến hành các biện pháp cần thiết để yêu cầu bên nợ thực hiện nghĩa vụ thanh toán nhưng không nhận được sự thiện chí từ bên nợ. Một số cơ quan giải quyết tranh chấp có thể căn cứ vào Thư yêu cầu thanh toán để xác định sự rõ ràng trong việc yêu cầu bên nợ thanh toán, cũng như đánh giá thái độ thiện chí thanh toán của bên nợ hay không. Do đó đây là một tài liệu cần thiết trong quá trình thu hồi công nợ của doanh nghiệp.
Trên đây là bài viết về quan điểm của luật sư TNTP đối với chủ đề: “Tài liệu cần thiết khi thu hồi công nợ trong lĩnh vực xây dựng”. Mong rằng bài viết này đem lại giá trị cho các độc giả.
Trân trọng,
