Để có thể thực hiện việc thu hồi công nợ hiệu quả yêu cầu các doanh nghiệp phải có sự chuẩn bị cần thiết với nhiều yếu tố khác nhau. Một trong số đó là các tài liệu cần thiết để đảm bảo khả năng thu hồi công nợ của doanh nghiệp và chuẩn bị cho các giai đoạn tố tụng nếu cần thiết. Trong bài viết này, luật sư của TNTP sẽ đưa ra quan điểm về các tài liệu cần thiết mà doanh nghiệp cần chuẩn bị trước khi tiến hành các hoạt động thu hồi công nợ.
1. Hợp đồng hoặc thỏa thuận về việc mua bán hàng hóa, sử dụng dịch vụ
Để chứng minh doanh nghiệp có quyền để yêu cầu bên nợ thanh toán thì việc phát sinh khoản nợ phải được thể hiện ở các Hợp đồng, thỏa thuận giữa doanh nghiệp và bên nợ. Hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa các bên là tài liệu chứng minh tính hợp pháp của giao dịch cũng như quyền yêu cầu thanh toán của doanh nghiệp và là tài liệu quan trọng mà doanh nghiệp cần chuẩn bị. Hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa các bên thường quy định về: nội dung hàng hóa, dịch vụ các bên cung cấp hoặc sử dụng, giá trị của các hàng hóa và dịch vụ này, thời hạn thanh toán;thời hạn giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ; cũng như các điều khoản phạt vi phạm, bồi thường và phương thức giải quyết tranh chấp. Dựa trên các nội dung tại Hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa các bên trong lĩnh vực xây dựng, doanh nghiệp có thể đưa ra yêu cầu hợp lý và hợp pháp đối với khoản nợ và các khoản tiền phát sinh có liên quan đến khoản nợ.
Tuy nhiên nhiều trường hợp việc các bên thực hiện việc mua bán hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ trong quá trình xây dựng nhưng không giao kết Hợp đồng hoặc thỏa thuận thì để yêu cầu thanh toán khoản nợ sẽ rất khó khăn do việc mua bán không được xác lập rõ ràng thông qua các giao dịch dân sự, khi đó doanh nghiệp sẽ cần chuẩn bị các tài liệu cần thiết để chứng minh giao dịch dưới đây.
2. Tài liệu chứng minh việc mua bán, sử dụng dịch vụ trong lĩnh vực xây dựng
Trên thực tế, rất nhiều bên trong quá trình mua bán hàng hóa, sử dụng dịch vụ trong lĩnh vực xây dựng đã không giao kết hợp đồng, thỏa thuận dẫn đến việc khó chứng minh giao dịch giữa các bên để yêu cầu bên nợ thanh toán. Khi đó các doanh nghiệp sẽ cần chuẩn bị các tài liệu để chứng minh việc mua bán, sử dụng dịch vụ trong lĩnh vực xây dựng bao gồm:
a) Biên bản giao nhận hàng hóa, xác nhận hoàn thành dịch vụ
Khi các bên hoàn tất việc thực hiện mua bán hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ trong lĩnh vực xây dựng luôn có những văn bản xác nhận việc hoàn tất nghĩa vụ như Biên bản giao nhận hàng hóa, xác nhận hoàn thành dịch vụ. Các văn bản này là cơ sở để xác định nghĩa vụ nào mà các bên đã thực hiện và nghĩa vụ nào là chưa hoàn thiện. Trong trường hợp các bên không giao kết Hợp đồng hoặc thỏa thuận về dịch vụ thì các tài liệu như Biên bản giao nhận hàng hóa, xác nhận hoàn thành dịch vụ là căn cứ quan trọng để có thể chứng minh giao dịch giữa các bên có tồn tại, đồng thời là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp đưa ra yêu cầu buộc bên nợ phải thực hiện nghĩa vụ thanh toán chưa hoàn tất tương ứng với phần nghĩa vụ giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ mà doanh nghiệp đã hoàn tất thực hiện.
b) Hóa đơn hợp pháp
Theo quy định của pháp luật thì Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Trên nội dung của hóa đơn thường ghi nhận chính xác nội dung của hàng hóa, dịch vụ cung cấp; giá trị của hàng hóa, dịch vụ này; thông tin chính về bên cung cấp và bên sử dụng hàng hóa (Tên, địa chỉ, mã số thuế), dịch vụ; và xác nhận bằng con dấu của bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Như vậy, việc doanh nghiệp xuất hóa đơn cho bên nợ là một căn cứ chứng minh sự tồn tại của việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Trong trường hợp bên nợ không thừa nhận việc đã nhận được các hóa đơn hợp pháp này để trốn tránh nghĩa vụ thanh toán thì doanh nghiệp có thể yêu cầu cơ quan thuế xác minh việc kê khai các loại hóa đơn này từ bên nợ, vì theo quy định của pháp luật, việc doanh nghiệp mua hoặc sử dụng bất cứ hàng hóa nào từ doanh nghiệp khác đều phải có trách nhiệm kê khai để phục vụ công tác quản lý thuế. Khi các cơ quan thuế xác nhận việc bên nợ đã kê khai các hóa đơn được doanh nghiệp xuất thì đây là một trong những căn cứ rõ ràng để chứng minh nghĩa vụ thanh toán của bên nợ.
Trên đây là bài viết thể hiện quan điểm của luật sư TNTP về tài liệu cần thiết khi thu hồi công nợ trong lĩnh vực xây dựng, mong rằng bài viết này có ích với các độc giả.
Trân trọng,
