Ủy quyền là một hoạt động phổ biến trong công tác quản lý doanh nghiệp. Thông thường, nhằm thống nhất việc quản lý và kiểm soát, số lượng chủ thể có thẩm quyền quản lý doanh nghiệp có giới hạn. Tuy nhiên, cũng chính điều này dẫn đến tình trạng không đảm bảo được tính toàn diện, hiệu quả trong quá trình quản lý khi quy mô doanh nghiệp lớn, hoạt động đa dạng, phức tạp và có nhiều tình huống phát sinh. Nhằm hướng đến tính hiệu quả và sự thuận lợi trong công tác quản lý doanh nghiệp, có thể nói ủy quyền là một biện pháp tối ưu, tuy nhiên không phải lúc nào doanh nghiệp cũng thực hiện việc ủy quyền đúng theo quy định của pháp luật. Vậy khi ủy quyền trong quản lý doanh nghiệp cần lưu ý những nội dung gì? Hãy cùng TNTP tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
I. Ai có thẩm quyền ủy quyền trong quản lý doanh nghiệp?
Không phải ai cũng có thẩm quyền ủy quyền trong việc thực hiện các công việc liên quan đến quản lý doanh nghiệp. Căn cứ quy định của pháp luật hiện hành, chỉ có người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp mới có thể xác lập quan hệ ủy quyền trong việc quản lý doanh nghiệp.
Tuy nhiên, tồn tại trường hợp ngoại lệ là người nhận ủy quyền có thẩm quyền ủy quyền lại. Cụ thể, theo Khoản 1 Điều 564 Bộ luật Dân sự 2015, người nhận ủy quyền có thể ủy quyền lại cho người thứ ba khi:
● Có sự đồng ý của người ủy quyền;
● Do sự kiện bất khả kháng nếu không áp dụng ủy quyền lại thì việc ủy quyền ban đầu không thể thực hiện được.
II. Các trường hợp buộc phải ủy quyền
Về nguyên tắc, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có thể ủy quyền cho người khác thực hiện các công việc trong phạm vi quyền hạn của mình vào bất cứ thời điểm nào. Tuy nhiên, có những trường hợp bắt buộc phải ủy quyền theo quy định của pháp luật. Cụ thể, Khoản 3 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định, doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Trường hợp chỉ còn lại một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam thì người này khi xuất cảnh khỏi Việt Nam phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình trong quản lý doanh nghiệp.
III. Các trường hợp không được ủy quyền
Doanh nghiệp cần lưu ý về một số trường hợp người đại diện theo pháp luật không được ủy quyền trong quản lý doanh nghiệp. Ví dụ, nếu người đại diện theo pháp luật đồng thời là chủ tịch hoặc thành viên Hội đồng quản trị của tổ chức tín dụng thì không được ủy quyền cho những người không phải là thành viên Hội đồng quản trị thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình (Khoản 5 Điều 81 Luật Tổ chức tín dụng 2010). Hoặc khi doanh nghiệp gửi tiền tiết kiệm thông qua người đại diện theo pháp luật thì người đại diện theo pháp luật phải trực tiếp đến địa điểm giao dịch của tổ chức tín tín dụng và xuất trình các giấy tờ chứng minh tư cách đại diện của người đại diện theo pháp luật, giấy tờ xác minh thông tin của người đại diện theo pháp luật và giấy tờ xác minh thông tin của người gửi tiền (Khoản 1 Điều 12 Thông tư 48/2018/TT-NHNN).
Trong các trường hợp nêu trên, nếu việc ủy quyền vẫn được xác lập thì việc ủy quyền có thể bị từ chối khi thực hiện hoặc có thể bị vô hiệu kèm theo đó là chế tài xử lý theo quy định của pháp luật.
IV. Văn bản ủy quyền không ghi thời hạn thì bị xử lý như thế nào?
Thời hạn ủy quyền thường do các bên tự thỏa thuận hoặc do pháp luật quy định và được ghi rõ trong văn bản ủy quyền. Thời hạn ủy quyền có thể là một khoảng thời gian xác định hoặc khoảng thời gian kể từ ngày ủy quyền cho đến thời điểm công việc được hoàn tất. Nếu thời hạn ủy quyền không được ghi nhận trong văn bản ủy quyền thì sẽ được xem xét theo quy định của pháp luật dân sự. Cụ thể, theo Điều 563 Bộ luật Dân sự 2015, nếu các bên không có thỏa thuận về thời hạn ủy quyền và pháp luật không có quy định thì thời hạn ủy quyền sẽ là 01 (một) năm kể từ ngày xác lập việc ủy quyền.
V. Trách nhiệm của các bên sau khi ủy quyền
Lưu ý là việc xác lập văn bản ủy quyền không có nghĩa là người ủy quyền sẽ không còn bất kỳ trách nhiệm nào đối với các quyền và nghĩa vụ của mình hay người nhận ủy quyền sẽ có toàn quyền quyết định đối với những công việc được ủy quyền.
Theo quy định của pháp luật, người ủy quyền vẫn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về những hành vi do người nhận ủy quyền thực hiện trong phạm vi và thời hạn ủy quyền. Đồng thời, người nhận ủy quyền phải chịu trách nhiệm trước người ủy quyền và trước pháp luật về những hành vi mà mình thực hiện. Vì vậy, mặc dù đã ủy quyền cho người khác nhưng người ủy quyền vẫn cần phải giám sát việc thực hiện nội dung ủy quyền để có thể can thiệp khi cần thiết. Mặt khác, người nhận ủy quyền cũng cần phải đảm bảo rằng những công việc mình thực hiện là hợp pháp và phù hợp với ý chí của người ủy quyền.
VI. Hậu quả của việc thực hiện công việc vượt quá phạm vi ủy quyền
Theo quy định của pháp luật, công việc do người nhận ủy quyền thực hiện vượt quá phạm vi ủy quyền không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ của người ủy quyền đối với phần giao dịch được thực hiện vượt quá phạm vi đại diện, trừ các trường hợp sau:
● Người ủy quyền đồng ý;
● Người ủy quyền biết mà không phản đối trong một thời hạn hợp lý;
● Người ủy quyền có lỗi dẫn đến việc người đã giao dịch không biết hoặc không thể biết về việc người nhận ủy quyền đã xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với mình vượt quá phạm vi ủy quyền.
Kết luận: Khi ủy quyền trong quản lý doanh nghiệp, các chủ thể cần lưu ý về thẩm quyền ủy quyền (bao gồm người ủy quyền và người nhận ủy quyền), các trường hợp bắt buộc phải ủy quyền, các trường hợp không được ủy quyền, thời hạn ủy quyền, trách nhiệm của các bên khi ủy quyền cũng như hậu quả pháp lý khi thực hiện các công việc vượt quá phạm vi ủy quyền.
Trên đây là nội dung bài viết “Lưu ý khi ủy quyền trong quản lý doanh nghiệp” mà TNTP gửi đến bạn đọc. Hi vọng những chia sẻ nêu trên hữu ích đối với những ai đang quan tâm đến vấn đề này.
Trân trọng,
