Trong môi trường kinh doanh hiện nay, hợp đồng thương mại đóng vai trò then chốt trong việc điều chỉnh các mối quan hệ kinh tế giữa các doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải lúc nào quá trình thực hiện hợp đồng cũng diễn ra suôn sẻ. Tranh chấp thương mại có thể phát sinh bất kỳ lúc nào do sự khác biệt trong cách hiểu và thực hiện các điều khoản hợp đồng. Do đó, việc dự liệu trước các phương thức giải quyết tranh chấp, đặc biệt là việc soạn thảo điều khoản giải quyết tranh chấp bằng trọng tài trở nên cực kỳ quan trọng. Thông qua bài viết này TNTP sẽ đưa ra Các vấn đề cần chú ý để soạn thảo điều khoản trọng tài trong hợp đồng thương mại.
1. Lựa chọn tổ chức trọng tài giải quyết tranh chấp
• Điều đầu tiên và quan trọng nhất cần xem xét khi soạn thảo điều khoản trọng tài trong hợp đồng thương mại là lựa chọn cơ quan trọng tài. Doanh nghiệp cần cân nhắc chọn một tổ chức trọng tài dựa trên những tiêu chí như: có uy tín, có kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan, có quy trình giải quyết tranh chấp minh bạch và phí dịch vụ. Theo quy định tại khoản 5 Điều 43 Luật Trọng tài thương mại năm 2010 thì trường hợp các bên có thỏa thuận trọng tài nhưng không xác định tổ chức trọng tài cụ thể thì sẽ phải thỏa thuận lại về việc lựa chọn tổ chưc trọng tài, nếu không thỏa thuận được thì sẽ được thực hiện theo yêu cầu của Nguyên đơn.
• Do đó, việc thống nhất cơ quan giải quyết tranh chấp ngay trong hợp đồng sẽ giúp cho các bên tiết kiêm thời gian và tránh những tranh cãi không đáng có. Một số cơ quan trọng tài phổ biến như: Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC), Trung tâm Trọng tài Quốc tế (SIAC), Tổ chức Trọng tài Thương mại Quốc tế (ICC), Trung tâm Trọng tài quốc tế Hồng Kông (HKIAC) và nhiều tổ chức trọng tài quốc tế khác,…
2. Quy tắc tố tụng trọng tài
• Mỗi cơ quan trọng tài thường có bộ quy tắc riêng quy định về quy trình giải quyết tranh chấp. Ví dụ, VIAC có Quy tắc trọng tài riêng, tương tự SIAC và HKIAC cũng có quy tắc riêng.
• Thông thường, khi đã chọn một tổ chức trọng tài, các bên sẽ áp dụng quy tắc tố tụng của tổ chức đó. Tuy vậy, trong thực tế, cũng có những trường hợp khi các bên tranh chấp đã lựa chọn một tổ chức trọng tài nhất định nhưng lại mong muốn áp dụng quy tắc tố tụng của một tổ chức khác. Tuy nhiên, việc thỏa thuận áp dụng quy tắc tố tụng của một tổ chức trọng tài khác có thể dẫn đến rủi ro về việc thỏa thuận trọng tài bị vô hiệu. Cụ thể, theo quy định tại Điều 4 của Nghị quyết 01/2014/NQ-HĐTP, một trong những lý do dẫn đến việc thỏa thuận trọng tài không thể thực hiện được là khi các bên thỏa thuận giải quyết tranh chấp tại một Trung tâm trọng tài cụ thể nhưng lại chọn áp dụng Quy tắc tố tụng của một Trung tâm khác, mặc dù Điều lệ của Trung tâm đã chọn không cho phép điều này.
• Khi xảy ra tranh chấp, việc các bên cùng nhau ngồi lại điều chỉnh lại thỏa thuận giữa các bên thường rất khó khăn. Sự không thể đạt được thỏa thuận sẽ dẫn đến việc không thực hiện được thỏa thuận trọng tài, khiến tranh chấp phải được giải quyết bởi Tòa án. Điều này sẽ trái ngược với ý định ban đầu của việc lựa chọn giải quyết tranh chấp tại trọng tài, mặc dù phương pháp này có nhiều ưu điểm, đặc biệt là ưu điểm về thời gian giải quyết tranh chấp nhanh.
3. Địa điểm trọng tài
Việc lựa chọn địa điểm trọng tài hay địa điểm giải quyết tranh chấp cũng rất quan trọng, đặc biệt là trong trọng tài quốc tế. Thông thường, pháp luật của quốc gia, các quy tắc pháp lý địa phương của địa điểm trọng tài sẽ được áp dụng để điều chỉnh các thủ tục tố tụng trọng tài. Khi lựa chọn địa điểm trọng tài, các bên cần cân nhắc các yếu tố sau:
• Tính trung lập: Địa điểm trọng tài cần trung lập và không gây bất lợi cho bất kỳ bên nào.
• Chi phí: Chi phí đi lại, lưu trú và tổ chức phiên trọng tài tại địa điểm đó.
• Tiện lợi: Địa điểm trọng tài cần thuận tiện cho việc di chuyển và tham gia của các bên.
Việc các bên quy định rõ về địa điểm trọng tài giúp quá trình trọng tài diễn ra một cách hiệu quả và công bằng. Điều này cũng giúp tăng tính khả thi và tính thi hành của phán quyết trọng tài, vì một địa điểm trọng tài phù hợp sẽ giảm thiểu các rủi ro pháp lý và hỗ trợ cho quá trình thực thi quyết định sau khi tranh chấp được giải quyết.
4. Chi phí Trọng tài
Khi soạn thảo điều khoản về chi phí trọng tài trong hợp đồng thương mại, cần phải đảm bảo rằng tất cả các chi phí liên quan được xác định rõ ràng và trách nhiệm thanh toán được phân bổ một cách công bằng và minh bạch giữa các bên. Dưới đây là các yếu tố chi tiết cần xem xét:
• Phí của tổ chức trọng tài, bao gồm: Các khoản phí phải trả cho tổ chức trọng tài để quản lý và điều hành quá trình trọng tài. Biểu phí trọng tài được áp dụng theo quy định.
• Chi phí khác: Phí luật sư và chuyên gia: Chi phí thuê luật sư hoặc các chuyên gia tư vấn khác phục vụ cho quá trình trọng tài. Chi phí chứng cứ và dịch thuật: Bao gồm chi phí thu thập và trình bày chứng cứ, dịch thuật tài liệu nếu các bên sử dụng ngôn ngữ khác nhau.
Trong quá trình tố tụng trọng tài, các bên có thể thỏa thuận về việc bên nào sẽ phải chịu các chi phí trọng tài và chi phí khác. Tuy nhiên, để tránh tranh cãi không cần thiết trong quá trình giải quyết tranh chấp, các bên nên quy định rõ ràng và chi tiết về việc phân chia chi phí trọng tài ngay trong Hợp đồng thương mại. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và công bằng, đồng thời ngăn chặn các tranh luận không đáng có về vấn đề chi phí. Thông thường, trong hợp đồng thương mại, các bên thường thỏa thuận rằng bên thua kiện sẽ chịu toàn bộ các chi phí nêu trên.
5. Ngôn ngữ trọng tài
Ngôn ngữ sử dụng trong quá trình trọng tài là một yếu tố quan trọng cần được xác định rõ ràng trong điều khoản trọng tài. Đối với những tranh chấp tại Việt Nam, theo Luật Trọng tài thương mại 2010 thì nếu tranh chấp không có yếu tố nước ngoài thì ngôn ngữ sử dụng sẽ là tiếng Việt, còn đối với trường hợp có yếu tố nước ngoài thì ngôn ngữ sẽ do các bên thỏa thuận. Trường hợp các bên không có thỏa thuận thì Hội đồng trọng tài sẽ quyết định ngôn ngữ sử dụng trong tố tụng. Các yếu tố cần xem xét để lựa chọn ngôn ngữ trọng tài bao gồm:
• Ngôn ngữ của hợp đồng: Thông thường, ngôn ngữ của hợp đồng sẽ được chọn làm ngôn ngữ trọng tài để đảm bảo tính nhất quán.
• Ngôn ngữ mà cả hai bên đều thông thạo: Nếu hợp đồng được soạn thảo song ngữ hoặc bằng một ngôn ngữ khác, các bên có thể thỏa thuận chọn ngôn ngữ mà cả hai bên đều thông thạo để tránh hiểu lầm và khó khăn trong quá trình trọng tài.
Việc chọn đúng ngôn ngữ sẽ giúp quá trình trọng tài diễn ra suôn sẻ, tránh hiểu lầm và giảm bớt thời gian cũng như chi phí cho việc dịch thuật.
6. Hiệu lực và tính ràng buộc của phán quyết trọng tài
Cuối cùng, điều khoản trọng tài cần quy định rõ ràng về hiệu lực và tính ràng buộc của phán quyết trọng tài. Các yếu tố cần lưu ý bao gồm:
• Tính ràng buộc: Phán quyết trọng tài phải có tính ràng buộc đối với các bên. Các bên cần cam kết tuân thủ và thực hiện phán quyết trọng tài một cách nghiêm túc.
• Khả năng thi hành: Phán quyết trọng tài cần có khả năng thi hành tại các quốc gia mà các bên có tài sản hoặc hoạt động kinh doanh. Các bên cần đảm bảo rằng phán quyết trọng tài sẽ được công nhận và thi hành theo quy định của các hiệp định quốc tế về trọng tài, như Công ước New York 1958.
Việc quy định rõ ràng về hiệu lực và tính ràng buộc của phán quyết trọng tài giúp đảm bảo rằng các bên sẽ tuân thủ phán quyết và tranh chấp sẽ được giải quyết dứt điểm.
Việc soạn thảo điều khoản trọng tài trong hợp đồng thương mại là một bước quan trọng để đảm bảo rằng các tranh chấp có thể được giải quyết một cách hiệu quả và công bằng. Các doanh nghiệp cần chú ý đến những yếu tố trên để đảm bảo rằng điều khoản trọng tài được soạn thảo một cách chặt chẽ và rõ ràng, giúp bảo vệ quyền lợi của cả hai bên trong hợp đồng. Trường hợp Quý độc giả cần hỗ trợ thêm về việc soạn thảo điều khoản trọng tài hoặc bất kỳ vấn đề pháp lý nào khác, đừng ngần ngại liên hệ với TNTP. TNTP luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong mọi vấn đề pháp lý.
Trên đây là bài viết “Các vấn đề cần chú ý để soạn thảo điều khoản trọng tài trong hợp đồng thương mại” mà TNTP gửi đến Quý độc giả. TNTP hi vọng bài viết này giúp ích cho Quý độc giả.
Trân trọng,
