Khi soạn thảo hợp đồng, người soạn thảo không chỉ cần thể hiện một cách trọn vẹn những mong muốn của các bên mà còn phải dự liệu được việc thực hiện hợp đồng trên thực tế, những rủi ro có thể phát sinh nhằm hạn chế rủi ro và gia tăng lợi ích cho khách hàng. Trong nội dung bài trước, TNTP đã trình bày về bốn bước người soạn thảo có thể áp dụng: i) Tìm hiểu chi tiết về nội dung cần soạn thảo; ii) Xác định loại hợp đồng cần soạn thảo; iii) Xác định đối tượng của hợp đồng; iv) Phân tích pháp luật điều chỉnh hợp đồng. Trong bài viết này, TNTP sẽ tiếp tục trình bày những bước còn lại mà các bên có thể tham khảo để soạn thảo hợp đồng.
1. Xác định lợi ích trọng yếu
Mỗi chủ thể khi tham gia vào một giao dịch, một quan hệ hợp đồng đều hướng đến những lợi ích nhất định. Tùy thuộc vào vị trí của các bên trong quan hệ hợp đồng mà lợi ích hướng đến của các bên cũng khác nhau. Ngay từ bước đầu tiên, trong quá trình trao đổi thông tin với khách hàng, người soạn thảo phải tổng hợp được những lợi ích mà khách hàng hướng đến, xác định lợi ích trọng yếu, lợi ích thứ yếu và các cách thức để đảm bảo lợi ích được thực hiện. Hợp đồng cần bảo vệ được lợi ích trọng yếu, trong một số trường hợp, có thể chấp nhận từ bỏ một hoặc một số những lợi ích thứ yếu để đảm bảo nguyên tắc cân bằng lợi ích trong đàm phán và ký kết hợp đồng.
Ví dụ, trong hợp đồng mua bán, lợi ích trọng yếu của bên mua là hàng hóa phải đảm bảo số lượng, chủng loại, chất lượng đúng với yêu cầu của bên mua. Để đảm bảo lợi ích này, người soạn thảo nên quy định những nội dung sau trong hợp đồng: i) việc thanh toán được thực hiện sau khi nhận hàng; ii) việc đổi, trả hàng hóa trong trường hợp hàng hóa không đảm bảo chủng loại, chất lượng; iii) việc giao bù, bổ sung hàng hóa trong trường hợp hàng hóa không đảm bảo số lượng; iv) việc bảo hành hàng hóa; v) các chế tài đối với bên bán như bồi thường thiệt hại, phạt vi phạm nếu bên bán giao hàng hóa không đảm bảo số lượng, chủng loại, chất lượng;…
2. Xác định rủi ro
Trong quá trình soạn thảo, người soạn thảo cần nhận diện các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện và chấm dứt hợp đồng, liệt kê các rủi ro có thể xảy ra để dự liệu phương thức hạn chế rủi ro. Một số rủi ro có thể kể đến như chủ thể ký kết hợp đồng không đủ thẩm quyền; thay đổi về bối cảnh thực hiện hợp đồng, cơ sở pháp lý, môi trường kinh doanh; thay đổi về chủ thể có quyền/ nghĩa vụ trực tiếp, quyền/nghĩa vụ liên quan; một hoặc các bên vi phạm hợp đồng, đơn phương chấm dứt hợp đồng;…
Đối với từng loại hợp đồng, rủi ro thường đến từ những yếu tố khác nhau. Ví dụ, đối với hợp đồng mua bán hàng hóa, rủi ro có thể phát sinh bởi sự dịch chuyển hàng hóa qua các vùng/lãnh thổ, sự thay đổi về giá, bảo quản hàng hóa, bảo dưỡng, bảo hành,… Đối với hợp đồng liên doanh, hợp tác đầu tư, rủi ro thường phát sinh từ việc xác định phạm vi hợp tác, xác định sự đóng góp của các bên, xác định các giai đoạn của dự án, phương án đầu tư, dòng tiền và cơ cấu các giao dịch có liên quan, loại tài sản góp vốn, kết quả dự án, phân chia lợi nhuận và rủi ro trong kinh doanh,…
Khi dự phòng được các rủi ro, người soạn thảo cần quy định những nội dung để giảm thiểu, phòng tránh rủi ro trong hợp đồng. Ví dụ, đối với rủi ro về chủ thể ký kết, người soạn thảo cần phải kiểm tra kỹ lưỡng về thẩm quyền của chủ thể ký kết hợp đồng của các bên. Đối với rủi ro khi có sự kiện bất khả kháng hay hoàn cảnh thay đổi cơ bản, người soạn thảo có thể soạn thảo những nội dung này trong hợp đồng.
3. Soạn thảo hợp đồng
Sau khi hiểu yêu cầu của khách hàng, xác định được cấu trúc hợp đồng, người soạn thảo bắt đầu việc soạn thảo chi tiết từng điều khoản trong hợp đồng. Người soạn thảo nên phân nhóm các điều khoản thành i) các điều khoản chính – các điều khoản phản ánh nội dung chính, đặc thù của hợp đồng, ii) các điều khoản thông dụng – nội dung cần có trong phần lớn hợp đồng, iii) các điều khoản thường gặp khác – điều khoản thường có trong một số hợp đồng có mục đích loại trừ một số tình huống hiểu nhầm, làm phát sinh những tranh chấp không đáng có.
4. Rà soát lại ngôn ngữ và hoàn thiện hợp đồng
Sau khi hoàn thành việc soạn thảo hợp đồng, người soạn thảo nên đọc lại hợp đồng ít nhất hai lần. Đối với lần đọc thứ nhất, người soạn thảo cần đảm bảo hợp đồng phù hợp với mong muốn của khách hàng và quy định của pháp luật. Đối với lần đọc thứ hai, người soạn thảo có thể soát những lỗi hình thức như chính tả, dấu cách, ngắt đoạn, cách diễn đạt,… Sau khi hoàn thiện hợp đồng, người soạn thảo sẽ gửi cho khách hàng hợp đồng và chờ khách hàng cho ý kiến. Trường hợp khách hàng có yêu cầu điều chỉnh, người soạn thảo tiếp tục sửa đổi, bổ sung phù hợp với yêu cầu của khách hàng và quy định của pháp luật.
Trên đây là bài viết “Các bước soạn thảo hợp đồng”. Chúng tôi hi vọng bài viết sẽ có ích đối với các bạn.
Trân trọng,
