Phương tiện điện tử đã và đang giữ vai trò quan trọng việc truyền tải thông tin và là cơ sở để các bên sử dụng trong việc thiết lập giao dịch. Dưới phạm vi của quan hệ pháp luật lao động, Bộ luật Lao động đã ghi nhận phương thức giao kết hợp đồng lao động thông qua phương tiện điện tử. Trong bài viết dưới đây, TNTP sẽ trình bày các nội dung cơ bản về hợp đồng lao động điện tử để độc giả có cái nhìn khái quát về loại hợp đồng này.
1. Khái niệm
Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật Giao dịch điện tử năm 2023. Thông điệp dữ liệu được quy định là các thông điệp được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.
Hợp đồng lao động điện tử trước hết là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của các bên trong quan hệ lao động. Ngoài ra, các nội dung của hợp đồng được tạo ra, gửi đi, nhận và được lưu trữ thông qua một trong các phương tiện điện tử gồm: Điện thoại, fax, email,… nhằm xác lập quan hệ lao động. Các bên ký kết hợp đồng bằng chữ ký điện tử.
Khoản 1 Điều 14 Bộ luật Lao động năm 2019 đã ghi nhận giá trị của hợp đồng lao động điện tử như sau: Hợp đồng lao động được ký kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.
2. Chủ thể giao kết hợp đồng lao động điện tử
Một trong những điều kiện để hợp đồng có hiệu lực là chủ thể giao kết hợp đồng điện tử phải có năng lực pháp luật và năng lực hành vi. Để chứng minh một hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý cần có cách thức đặc biệt để xác định năng lực chủ thể giao kết hợp đồng. Hiện nay, việc xác định năng lực chủ thể được thực hiện thông qua chữ ký điện tử.
Chữ ký điện tử là chữ ký được tạo ra dưới dạng dữ liệu điện tử, được gắn liền hoặc liên kết một cách hợp lý với thông điệp dữ liệu nhằm xác định người ký và thể hiện sự đồng ý của họ đối với nội dung của thông điệp dữ liệu.
3. Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử trong hợp đồng lao động điện tử
Hiện nay, các bên trong hợp đồng lao động điện tử ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử theo ba cách thức phổ biến là: chữ ký số, chữ ký hình ảnh, chữ ký scan.
a) Chữ ký số
Một chữ ký số chỉ được coi là chữ ký điện tử an toàn khi đáp ứng các điều kiện sau:
• Xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể ký đối với thông điệp dữ liệu;
• Dữ liệu tạo chữ ký số chỉ gắn duy nhất với nội dung của thông điệp dữ liệu đã được chấp thuận;
• Dữ liệu tạo chữ ký số chỉ thuộc quyền kiểm soát của chủ thể ký tại thời điểm ký;
• Mọi thay đổi đối với thông điệp dữ liệu sau khi ký đều có khả năng bị phát hiện;
• Chữ ký số phải được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số;
• Phương tiện tạo chữ ký số phải đảm bảo rằng dữ liệu tạo chữ ký số không bị tiết lộ, thu thập hoặc sử dụng cho mục đích giả mạo; đảm bảo dữ liệu tạo chữ ký số chỉ có thể được sử dụng một lần và không làm thay đổi nội dung thông điệp cần ký.
Tại thời điểm hiện tại, việc áp dụng chữ ký số vào hợp đồng lao động điện tử chưa khả thi do số lượng người lao động có chữ ký số không đáng kể.
b) Chữ ký hình ảnh
Các bên sẽ chèn hình ảnh chữ ký của mình vào tệp dữ liệu điện tử của hợp đồng và gửi tệp dữ liệu có chữ ký này cho bên còn lại thông qua thư điện tử.
c) Chữ ký scan
Một bên sẽ in hợp đồng, hoàn tất việc ký và scan hợp đồng. Sau đó, hợp đồng sẽ được chuyển đổi sang dạng điện tử và gửi qua email cho bên còn lại. Chữ ký scan được sử dụng phổ biến hơn chữ ký số do không yêu cầu các bên phải chứng thực chữ ký tại tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực có thẩm quyền.
Trong ba phương thức trên, pháp luật giao dịch điện tử Việt Nam hiện chỉ công nhận hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý khi được các bên ký kết bằng chữ ký số an toàn. Chữ ký hình ảnh và chữ ký scan chưa được quy định trong bất kỳ văn bản pháp luật nào, do đó, khó có thể khẳng định rằng hợp đồng được ký bằng hai loại chữ ký này có giá trị pháp lý hay không. Vì vậy, trong trường hợp tranh chấp được giải quyết tại Tòa án, việc xác định hiệu lực của hợp đồng được ký bằng chữ ký hình ảnh hoặc chữ ký scan sẽ phụ thuộc vào quan điểm của Tòa án và chứng cứ chứng minh của các bên.
4. Nội dung của hợp đồng
Giống như hợp đồng lao động bằng văn bản, người sử dụng lao động và người lao động cũng phải thỏa thuận những nội dung cơ bản như: thông tin của người sử dụng lao động và người lao động, công việc và địa điểm làm việc, thời hạn của hợp đồng, mức lương, hình thức trả lương, phụ cấp (nếu có), giờ làm việc, trang thiết bị lao động, các loại bảo hiểm,… và các thông tin khác theo quy định của Bộ luật Lao động.
Khi giao kết hợp đồng lao động điện tử, các bên cần lưu ý đến những yếu tố sau: địa chỉ email, các nội dung về chữ ký điện tử, bảo mật thông tin,…
Trên đây là bài viết “Những điều cần biết về Hợp đồng lao động điện tử” mà TNTP gửi đến độc giải. Trường hợp có vấn đề cần trao đổi, vui lòng liên hệ với TNTP để được hỗ trợ kịp thời.
Trân trọng,
