Khởi kiện thu hồi công nợ là một biện pháp thu hồi nợ phổ biến trong các giao dịch dân sự nói chung và trong lĩnh vực xây dựng nói riêng. Khi đó Cơ quan giải quyết tranh chấp sẽ xem xét Đơn khởi kiện và các tài liệu, chứng cứ doanh nghiệp cung cấp để quyết định chấp nhận yêu cầu khởi kiện hay không. Trong bài viết này, luật sư của TNTP sẽ đưa ra quan điểm về những tài liệu cần thiết doanh nghiệp cần chuẩn bị để khởi kiện thu hồi công nợ trong lĩnh vực xây dựng.
1. Hợp đồng hoặc thỏa thuận mua bán, sử dụng dịch vụ
Các giao dịch trong lĩnh vực xây dựng giữa các bên được coi là các giao dịch dân sự, việc giao kết các giao dịch dân sự này phải được thể hiện bằng văn bản dưới các tên gọi khác nhau như Hợp đồng hoặc Thỏa thuận. Các Hợp đồng hoặc thỏa thuận này sẽ quy định quyền và lợi ích của các bên tương ứng với chức năng, nhiệm vụ của mình dựa trên những quy định của pháp luật. Khi đồng ý giao kết Hợp đồng hoặc thỏa thuận dân sự này, các bên đã chấp nhận và chịu ràng buộc bởi các quy định của Hợp đồng hoặc thỏa thuận đó. Trường hợp một trong các bên xảy ra bất đồng không thể thương lượng thì các bên có quyền nộp đơn khởi kiện yêu cầu các cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp theo quy định của pháp luật.
Nội dung của Hợp đồng sẽ ràng buộc các bên giao kết có trách nhiệm phải tuân thủ, trong trường hợp bên nợ không thực hiện đúng nghĩa vụ thanh toán theo nội dung tại Hợp đồng hoặc Thỏa thuận thì doanh nghiệp có quyền yêu cầu bên nợ phải thanh toán, kèm theo các nghĩa vụ bồi thường hoặc phạt vi phạm khác nếu các bên trước đó đã ghi nhận tại Hợp đồng hoặc thỏa thuận với điều kiện rằng các điều khoản về phạt vi phạm hoặc bồi thường thiệt hại đó nằm trong phạm vi pháp luật cho phép.
Ngoài ra, một trong những yếu tố quan trọng của Hợp đồng hoặc thỏa thuận là việc xác định cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp. Theo quy định tại Luật Trọng tài Thương mại và Bộ luật Tố tụng Dân sự, trường hợp các bên đã thỏa thuận trong Hợp đồng hoặc thỏa thuận về việc lựa chọn Trung tâm trọng tài thương mại là cơ quan giải quyết tranh chấp, và thỏa thuận này không thuộc trường hợp bị hạn chế theo quy định của pháp luật thì Tòa án sẽ không thụ lý giải quyết tranh chấp. Ngược lại, nếu các bên không có thỏa thuận về việc lựa chọn Trung tâm trọng tài thương mại là cơ quan giải quyết tranh chấp thì Trung tâm trọng tài cũng sẽ không có quyền thụ lý giải quyết tranh chấp giữa các bên. Như vậy nội dung các bên đã thỏa thuận tại Hợp đồng hoặc Thỏa thuận cũng sẽ quyết định cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp.
2. Các tài liệu chứng minh quá trình thực hiện Hợp đồng hoặc Thỏa thuận
a) Biên bản giao nhận hàng hóa, cung cấp dịch vụ
Đây là các tài liệu thể hiện quá trình thực hiện nghĩa vụ của bên bán/cung cấp dịch vụ cho bên mua/sử dụng dịch vụ. Nội dung của các tài liệu này có thể bao gồm: Tên bên bán/cung cấp dịch vụ; tên bên mua/sử dụng dịch vụ; mã số thuế; tên/loại hàng hóa dịch vụ; giá trị của các hàng hóa, dịch vụ này; thời gian giao nhận; và xác nhận của các bên.
Khi thực hiện các nội dung của Hợp đồng hoặc Thỏa thuận thì Biên bản giao nhận hàng hóa, cung cấp dịch vụ sẽ là căn cứ để các bên kiểm tra, đối soát quá trình thực hiện các công việc liên quan, đồng thời xác nhận tiến độ, giá trị của các hàng hóa, dịch vụ đã nhận được. Việc doanh nghiệp tiến hành thu thập đầy đủ các tài liệu này sẽ là căn cứ rõ ràng để các cơ quan giải quyết tranh chấp có căn cứ rõ ràng để giải quyết vụ việc.
b) Hóa đơn mua bán, cung cấp dịch vụ
Tương tự như Biên bản giao nhận hàng hóa, cung cấp dịch vụ, Hóa đơn là một chứng từ xác nhận về việc bán và cung cấp dịch vụ được bên bán và cung cấp dịch vụ kê khai để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Hóa đơn là một căn cứ quan trọng cần phải nộp đến các cơ quan giải quyết tranh chấp, vì đây là tài liệu rõ ràng nhất chứng minh việc tồn tại quá trình mua bán, cung cấp dịch vụ trong vụ việc. Căn cứ vào nội dung các hóa đơn, các cơ quan giải quyết tranh chấp sẽ đối chiếu các khoản thanh toán và giá trị hàng hóa, dịch vụ được cung cấp nhằm xác định số tiền doanh nghiệp yêu cầu bên nợ thanh toán có phù hợp với các hóa đơn hay không.
3. Biên bản đối chiếu công nợ
Theo quy định của pháp luật thì các bên không bắt buộc phải giao kết Biên bản đối chiếu công nợ, tuy nhiên đây là một văn bản quan trọng và cần thiết để các cơ quan giải quyết tranh chấp chấp nhận yêu cầu khởi kiện của doanh nghiệp.
Biên bản đối chiếu công nợ là xác nhận của các bên về số tiền mà bên nợ có nghĩa vụ phải thanh toán theo nội dung Hợp đồng, thỏa thuận trước đó tính đến thời gian các bên giao kết Biên bản đối chiếu công nợ. Số tiền trên Biên bản đối chiếu công nợ là căn cứ rõ ràng để doanh nghiệp yêu cầu bên nợ có nghĩa vụ thanh toán, vì khi đã giao kết Biên bản đối chiếu công nợ thì chính bên nợ đã thừa nhận khoản nợ và không thể chối bỏ nghĩa vụ phải thanh toán khoản nợ. Khi đó các cơ quan giải quyết tranh chấp nhiều khả năng sẽ chấp nhận yêu cầu khởi kiện của doanh nghiệp.
Do đây là một tài liệu quan trọng để chứng minh nghĩa vụ thanh toán của bên nợ, do đó khi phát sinh công nợ thì doanh nghiệp cần nhanh chóng tiến hành lập và yêu cầu bên nợ tiến hành xác minh, so sánh công nợ giữa các bên dựa trên số liệu sổ sách kế toán và thực tế thực hiện các giao dịch; các số liệu trên hóa đơn; cũng như các khoản nợ trước đó của các bên để xác định khoản nợ cuối cùng phải thanh toán nhằm chuẩn bị cho giai đoạn thu hồi công nợ nếu phát sinh sau này.
Trên đây là bài viết của luật sư TNTP về chủ đề: “Tài liệu cần thiết để khởi kiện thu hồi công nợ trong lĩnh vực xây dựng”. Mong rằng bài viết này có ích với các độc giả.
Trân trọng,
