Để thực hiện quá trình thu hồi nợ một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần tiến hành quá trình thu hồi nợ theo một quy trình cụ thể. Việc thu hồi nợ cần phải được tiến hành theo trình tự để đảm bảo thời gian, chi phí và công sức bỏ ra. Trong bài viết này, TNTP sẽ đưa ra các bước thu hồi công nợ hiệu quả cho doanh nghiệp.
Bước 1: Tiến hành thương lượng
Đây là giai đoạn đầu tiên trong quá trình thu hồi công nợ, việc thương lượng với bên nợ nhằm hai mục đích chính là: Xác định bên nợ có thiện chí thanh toán hay không; và bước đầu xác định khả năng thanh toán của bên nợ. Các công việc cụ thể trong bước tiến hành thương lượng bao gồm:
1. Liên hệ với bên nợ qua emai và điện thoại
Bên nợ sử dụng các thông tin liên hệ đã biết để gửi các yêu cầu thanh toán, việc sử dụng điện thoại và email trong bước đầu tiên vì phương pháp liên hệ này nhanh chóng và tiết kiệm thời gian. Nội dung trao đổi bao gồm việc yêu cầu thanh toán và số tiền thanh toán. Trong trường hợp không thể liên lạc với bên nợ qua email và điện thoại. Doanh nghiệp có thể chuyển sang liên hệ qua đường công văn.
2. Sử dụng công văn yêu cầu thanh toán
Khi bước đầu liên hệ qua điện thoại không hiệu quả, doanh nghiệp cần soạn các công văn yêu cầu thanh toán, nội dung của các công văn này tương tự với nội dung yêu cầu thanh toán qua email và điện thoại, bao gồm: Yêu cầu thanh toán khoản nợ, số tiền cụ thể, thời gian yêu cầu thanh toán; Biện pháp pháp lý nếu bên nợ không thực hiện thanh toán.
Công văn yêu cầu thanh toán thường được gửi qua đường bưu điện dến địa chỉ của bên nợ, mục đích của việc gửi công văn nhằm xác định xem bên nợ còn hoạt động tại địa chỉ trụ sở đã đăng ký hay không. Trường hợp bên nợ không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, doanh nghiệp có thể dựa nội dung thư phát bị hoàn trả vì không giao được cho bên nợ để làm căn cứ chứng minh bên nợ không làm việc tại địa chỉ trụ sở đã đăng ký khi tiến hành làm việc với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Yêu cầu thanh toán cầu nêu chính xác các nội dung yêu cầu và nên được gửi kèm các văn bản liên quan đến vụ việc để bên nợ có căn cứ để kiểm tra lại khoản nợ. Ngoài ra nội dung công văn yêu cầu thanh toán phải có ngày yêu cầu bên nợ phản hồi để đảm bảo sau khi nhận được công văn của doanh nghiệp, bên nợ phải tiến hành phải hồi hoặc sẽ bị coi là không hợp tác trong quá trình thanh toán để đảm bảo thời gian trong quá trình thu hồi công nợ.
3. Trực tiếp làm việc tại trụ sở của bên nợ
Trong trường hợp doanh nghiệp đã tiến hành việc gửi công văn yêu cầu thanh toán nhưng không nhận được phản hồi từ bên nợ, công việc thu hồi công nợ tiếp theo cần thực hiện là trực tiếp đến làm việc tại địa chỉ trụ sở của bên nợ. Doanh nghiệp cần cử nhân viên mang các tài liệu cần thiết đến địa chỉ của bên nợ để yêu cầu thanh toán, việc trực tiếp làm việc nhằm mục đích tác động mạnh hơn đến bên nợ và cũng nhằm xác định bên nợ còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký hay không, hoạt động của bên nợ có ổn định hay không? Bên nợ còn có khả năng thanh toán hay không?
Một trong những lưu ý trong việc gặp mặt là ngoài những nội dung yêu cầu thanh toán, doanh nghiệp cần thăm dò lý do tại sao bên nợ không trả lời văn bản, hay email, điện thoại tại bước trước đó để xác định thái độ của bên nợ có hợp tác hay không trong quá trình thanh toán. Ngoài ra, nhân viên trực tiếp làm việc tại địa chỉ bên nợ cần yêu cầu người có thẩm quyền giải quyết khoản nợ như kế toán hay giám đốc làm việc để đảm bảo các nội dung yêu cầu thanh toán của doanh nghiệp được truyền đạt chính xác đến người có quyền quyết định việc thanh toán của bên nợ. Trường hợp không gặp được người có thẩm quyền quyết định việc thanh toán của bên nợ, nhân viên trực tiếp làm việc tại địa chỉ bên nợ cần chuẩn bị biên bản bàn giao cho nhân sự của bên nợ để làm căn cứ chứng minh việc đã đến làm việc và chi tiết các tài liệu đã gửi cho bên nợ để yêu cầu thanh toán. Các căn cứ này có thể được sử dụng để chứng minh quá trình liên hệ giữa doanh nghiệp và bên nợ trong trường hợp doanh nghiệp tiến hành các bước tiếp theo tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Trường hợp đã tiến hành quá trình làm việc trực tiếp với bên nợ để thu hồi công nợ nhưng không có kết quả do bên nợ không hợp tác, doanh nghiệp có thể cân nhắc việc triển khai quá trình khởi kiện tại cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp, nội dung này sẽ được TNTP phân tích trong bài viết tiếp theo.
Trên đây là phẩn một của bài viết:” Các bước thu hồi công nợ hiệu quả cho doanh nghiệp”, mong rằng bài viết này giúp ích trong quá trình thu hồi nợ của các doanh nghiệp.
Trân trọng,
