Thu hồi công nợ là một công đoạn cần thiết để đảm bảo nguồn tài chính của doanh nghiệp. Đi kèm theo những hoạt động cần thiết để buộc bên nợ phải thanh toán thì doanh nghiệp cũng cần gửi những công văn với nội dung thu hồi công nợ với nội dung rõ ràng và có thể tạo điều kiện để giai đoạn thu hồi nợ về sau đạt kết quả tốt nhất. Hãy cùng TNTP tìm hiểu trong bài viết sau đây.
1. Tóm tắt vụ việc
Trước khi bắt đầu đề nghị bên nợ thanh toán, doanh nghiệp cần trình bày rõ ràng nội dung từ khi bắt đầu giao kết hợp đông/thỏa thuận đến khi phát sinh khoản nợ hiện tại. Điều này rất cần thiết trong trường hợp một khoản nợ đã kéo dài và các bên không thường xuyên trao đỏi, đối chiếu công nợ, vì mỗi bên đều có nhiều đối tác, khách hàng khác nhau nên việc quản lý chi tiết số dư công nợ, cũng như các khoản tiền phát sinh, khấu trừ, nếu không liệt kê đầy đủ và chi tiết thì có thể dẫn đến nhầm lẫn số tiền yêu cầu bên nợ thanh toán. Đồng thời việc tóm tắt và thống kê toàn bộ quá trình thực hiện hợp đồng cũng như phát sinh khoản nợ dễ đem lại sự thiện chí của bên nợ khi nhận thấy phía đối tác đã có sự chi tiết và rõ ràng trong việc yêu cầu thanh toán.
2. Đưa ra số liệu kèm dẫn chứng cụ thể và chính xác
Một công văn thu hồi nợ nhưng đưa ra những số liệu không kèm theo dẫn chứng sẽ hầu như không có bất cứ giá trị nào để khiến bên nợ “bận tâm”. Một trong những nguyên tắc quan trọng là khi đưa ra bất cứ khoản tiền nào, doanh nghiệp cần đưa ra đầy đủ thông tin cũng như tài liệu để đảm bảo số liệu chính xác và có căn cứ. Việc doanh nghiệp đưa ra đề nghị thanh toán với đầy đủ căn cứ yêu cầu thanh toán, cũng như có dẫn chứng rõ ràng sẽ khiến bên nợ không thể đưa ra các lý do từ chối việc thanh toán hoặc các lý do để không thừa nhận khoản nợ. Ngoài ra, việc đưa ra đầy đủ thông tin và số liệu của khoản nợ cũng giúp bên nợ dễ dàng đối chiếu với các số liệu của mình, từ đó có thể tiến hành thanh toán mà không mất nhiều thời gian để tra soát lại khoản nợ.
3. Đưa ra mốc thời gian yêu cầu bên nợ phải thanh toán
Trong một cuộc đối thoại, khi một bên đã đặt câu hỏi, bên còn lại cũng phải tiến hành đối đáp hoặc phản hồi thì hai bên mới thực sự tiến hành trao đổi. Tương tự đối với việc doanh nghiệp gửi công văn thu hồi nợ với mục đích yêu cầu bên nợ phải thanh toán thì cũng sẽ cần bên nợ cũng phải có phản hồi cụ thể. Nhưng trong hoàn cảnh của mình, bên nợ thường sẽ có thái độ “giữ im lặng” hoặc cố gắng kéo dài thời gian phản hồi lâu nhất có thể để trì hoãn việc thanh toán khoản nợ. Do đó, trong một công văn thu hồi nợ phải một mốc thời gian cụ thể để yêu cầu bên nợ phải đưa ra phản hồi, hoặc thực hiện việc thanh toán một phần hay toàn bộ giá trị khoản nợ. Việc đưa ra thời gian cụ thể sẽ khiến bên nợ bị rằng buộc về mặt thời gian và đồng thời giúp chủ nợ chủ động được về mặt thời gian thay vì sự bị động phải chờ đợi thái độ hợp tác với bên nợ không có thiện chí thanh toán.
4. Tiến hành các biện pháp pháp lý cần thiết nếu bên nợ không thanh toán đúng hạn
Để công văn thu hồi công nợ của doanh nghiệp có trọng lượng thì ngoài nội dung của yêu cầu phải rõ ràng và chính xác, doanh nghiệp phải đồng thời thể hiện áp lực cho bên nợ khi đưa ra một thời gian cụ thể buộc bên nợ phải thanh toán. Và việc thông báo cho bên nợ rằng doanh nghiệp hoàn toàn sẽ tiến hành các biện pháp pháp lý cần thiết là một điều cần phải có.
Các biện pháp pháp lý bao gồm: Gửi Đơn khởi kiện đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp; hoặc sử dụng dịch vụ thu hồi nợ từ các công ty luật. Đây là các biện pháp đảm bảo quy định của pháp luật và có giá trị răn đe, buộc bên nợ phải cân nhắc và chịu áp lực nếu không thanh toán đủ và đúng hạn.
Việc khởi kiện tại các cơ quan có thẩm quyền sẽ đảm bảo quyền và lợi ích của doanh nghiệp khi các cơ quan có thể sử dụng quyền lực nhà nước để buộc bên nợ phải thực hiện nghĩa vụ thanh toán. Khi đó, ngoài áp lực từ chủ nợ, bên nợ sẽ phải đối mặt với quyền lực nhà nước và buộc phải lựa chọn thực hiện đúng nghĩa vụ thanh toán của mình hoặc sẽ phải chịu các chế tài xử lý theo quy định của pháp luật.
Nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ thu hồi nợ chuyên nghiệp từ các công ty luật cũng sẽ đem lại rất nhiều lợi ích và thậm chí giúp tiết kiệm thời gian, chi phí để thu hồi khoản nợ. Các công ty luật với đội ngũ luật sư am hiểu pháp luật có thể tiến hành các biện pháp thương lượng hoặc các biện pháp pháp lý khác có hiệu quả hơn nhiều so với việc các doanh nghiệp tự tiến hành hoạt động thu hồi nợ.
Trên đây là những tư vấn của TNTP đối với những nội dung doanh nghiệp cần có tại một công văn thu hồi nợ. Mong rằng những nội dung trên mang lại giá trị cho các doanh nghiệp.
Trân trọng,
