Chứng cứ và chứng minh vừa là quyền, vừa là nghĩa vụ của các bên khi giải quyết tranh chấp hợp đồng tại Tòa án. Các đương sự có quyền trong việc chủ động thu thập, giao nộp chứng cứ cho Tòa án, chứng minh yêu cầu khởi kiện của mình là có căn cứ và hợp pháp. Trong bài viết này, TNTP sẽ đề cập và phân tích một số tài liệu, chứng cứ doanh nghiệp cần cung cấp khi giải quyết tranh chấp hợp đồng tại Tòa án.
1. Nhóm tài liệu về tư cách pháp lý của chủ thể – Hồ sơ pháp nhân
Nhóm tài liệu về tư cách pháp lý của chủ thể là loại tài liệu đầu tiên cần thu thập, nghiên cứu khi tham gia giải quyết tranh chấp hợp đồng tại Tòa án. Trong đó, hồ sơ pháp nhân là tài liệu chứng cứ bắt buộc, có ý nghĩa khái quát địa vị pháp lý của các bên trong quan hệ tranh chấp và chứng minh tư cách đương sự và người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp khi tham gia tố tụng.
Hồ sơ pháp nhân của từng doanh nghiệp không giống nhau do còn phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh, vv… nhưng cơ bản gồm các tài liệu sau:
- Giấy chứng nhận đăng kí doanh nghiệp.
- Điều lệ
- Giấy chứng nhận đầu tư (đối với doanh nghiệp cần có giấy chứng nhận đầu tư theo quy định của pháp luật).
- Danh sách thành viên góp vốn đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh, sổ đăng kí thành viên đối với công ty cổ phần.
- Các giấy ủy quyền của người đại diện pháp nhân của doanh nghiệp và các ủy quyền của cổ đông, chủ sở hữu trong doanh nghiệp (nếu có).
- Giấy chứng nhận đăng kí mã số thuế và mã số hải quan.
- Số tài khoản của doanh nghiệp tại ngân hàng, mẫu dấu và mẫu chữ kí của kế toán trưởng và giấy ủy quyền nếu có.
Kèm theo Hồ sơ pháp nhân là các tài liệu, hồ sơ chứng minh tư cách pháp lý của người đại diện của doanh nghiệp tham gia tố tụng như chứng minh nhân dân/ căn cước công dân/ hộ chiếu.
2. Nhóm tài liệu, chứng cứ liên quan đến quá trình giao kết hợp đồng
- Hợp đồng là hành lang pháp lý trong quá trình giao dịch dân sự, thương mại. Đối với giải quyết tranh chấp liên quan đến hợp đồng, bao gồm nhưng không giới hạn như tranh chấp hợp đồng vô hiệu; tranh chấp điều khoản thỏa thuận về quyền, nghĩa vụ; tranh chấp về thời hạn hợp đồng, vv… thì hợp đồng mà các bên đã ký kết là tài liệu mấu chốt để cơ quan tiến hành tố tụng phân định xét xử, dựa trên nội dung các quyền và nghĩa vụ đã được các bên thỏa thuận xác lập.
- Trường hợp các bên ký kết nhiều hợp đồng để thỏa thuận việc thực hiện một quan hệ thương mại, doanh nghiệp chỉ cần cung cấp hợp đồng chứa đựng quan hệ tranh chấp. Trường hợp các bên ký kết hợp đồng phụ, phụ lục hợp đồng kèm theo hợp đồng chính thì doanh nghiệp cung cấp cả các hợp đồng phụ và phụ lục hợp đồng kèm theo đó.
- Bên cạnh đối tượng chính là hợp đồng, các tài liệu liên quan đến quá trình giao kết hợp đồng cũng cần được xem xét, thu thập vì nó liên quan đến tính tồn tại, tính hiệu lực của hợp đồng, cách hiểu hợp đồng, tập quán giao kết. Một vài tài liệu có thể liệt kê như Giấy ủy quyền, Bản ghi nhớ, Thư đề nghị, vv…
3. Nhóm tài liệu, chứng cứ liên quan đến quá trình thực hiện hợp đồng
- Chiếm phần lớn trong những tranh chấp từ hoặc liên quan đến hợp đồng là những tranh chấp phát sinh trong quá trình các bên thực hiện hợp đồng. Theo đó, hồ sơ, tài liệu mà các bên lưu trữ, trao đổi trong quá trình thực hiện hợp đồng có giá trị xác minh việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ hợp đồng. Tuy nhiên, tùy thuộc vào từng loại hợp đồng và cách thức thực hiện hợp đồng, các tài liệu, chứng cứ liên quan đến quá trình thực hiện hợp đồng thường là nhóm tài liệu không được chú trọng xác lập, sao lưu. Chính sự thiếu sót này, dù xuất phát từ nguyên nhân khách quan hay lí trí chủ quan, đều gây bất lợi cho quá trình giải quyết tranh chấp do không đủ căn cứ để chứng minh, xác thực việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của mỗi bên hoặc xác thực có hay không có sự vi phạm nghĩa vụ hợp đồng.
- Tùy thuộc vào từng loại hợp đồng xác định mà việc thực hiện hợp đồng sẽ kèm theo các tài liệu khác nhau. Bên cạnh các tài liệu pháp luật quy định phải xác lập trong quá trình thực hiện hợp đồng như biên bản nghiệm thu đối với hợp đồng xây dựng, chứng từ liên quan đến hàng hóa đối với hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế; nhằm chủ động đề phòng những tranh chấp phát sinh tư hợp đồng, mỗi bên trong quá trình thực hiện hợp đồng cần hoàn thiện hệ thống tài liệu, chứng từ xác minh việc thực hiện quyền và nghĩa vụ cụ thể.
- Việc xác định chứng cứ và giao nộp chứng cứ khi giải quyết tranh chấp hợp đồng tại Tòa án phải dựa trên các nguyên tắc cơ bản được quy định từ Điều 94 đến Điều 97, Chương VII Bộ luật Tố tụng dân sự 2015.
Trên đây là bài viết “Vấn đề cung cấp chứng cứ khi giải quyết tranh chấp hợp đồng tại tòa án”. Chúng tôi hi vọng bài viết này có ích với các bạn.
Trân trọng,
