Tranh chấp không thanh toán phát sinh từ hợp đồng xây dựng

Tranh chấp về nghĩa vụ thanh toán phát sinh từ hợp đồng xây dựng (“tranh chấp”) thường xuất phát từ nhiều nguyên nhân như bên có nghĩa vụ thanh toán cho rằng công việc nghiệm thu chưa hoàn thành, các bên không thống nhất về khối lượng công việc đã thực hiện,… Khi xảy ra tranh chấp, doanh nghiệp là bên bị nợ cần nhận diện đúng loại tranh chấp và áp dụng quy trình xử lý phù hợp để tăng khả năng thu hồi khoản nợ. 

1. Phân loại tranh chấp liên quan đến nghĩa vụ thanh toán phát sinh từ hợp đồng xây dựng

Trong thực tiễn, tranh chấp thanh toán trong hoạt động xây dựng thường phát sinh từ nhiều nguyên nhân khác nhau, trong đó phổ biến nhất là các nguyên nhân liên quan đến việc nghiệm thu công việc. Trường hợp các bên không thống nhất được các vấn đề liên quan đến khối lượng hoặc chất lượng công việc trong quá trình nghiệm thu, tranh chấp rất dễ phát sinh. Cụ thể:

• Thứ nhất, tranh chấp phát sinh liên quan đến khối lượng công việc đã thực hiện. Trong quá trình thi công, khối lượng công việc đã thực hiện có thể thay đổi so với thỏa thuận ban đầu hoặc phát sinh thêm. Trường hợp các bên không thống nhất về khối lượng công việc phát sinh để làm căn cứ xác định số tiền cần thanh toán, bên có nghĩa vụ thanh toán có thể không đồng ý với số tiền được yêu cầu thanh toán.
• Thứ hai, tranh chấp phát sinh liên quan đến chất lượng công việc đã thực hiện. Trong nhiều trường hợp, bên có nghĩa vụ thanh toán trì hoãn việc trả tiền với lý do công trình có lỗi kỹ thuật hoặc chưa đạt tiêu chuẩn chất lượng theo hợp đồng và yêu cầu nhà thầu khắc phục trước khi thanh toán. Tranh chấp thường bị kéo dài khi các bên không thống nhất về tiêu chuẩn nghiệm thu hoặc phạm vi cần sửa chữa.
• Ngoài ra, việc tranh chấp cũng có thể do bên có nghĩa vụ mất khả năng thanh toán hoặc không muốn thanh toán. Tức mặc dù việc nghiệm thu, nhận nợ không phát sinh tranh chấp, nhưng sau đó bên có nghĩa vụ mất khả năng thanh toán hoặc vì lý do nội bộ nào đó dẫn tới việc không muốn thanh toán.

Tất cả những trường hợp này đều có thể dẫn tới việc tranh chấp liên quan đến nghĩa vụ thanh toán đối với Hợp đồng kinh tế nói chung và Hợp đồng xây dựng nói riêng. 

2. Quy trình xử lý tranh chấp liên quan đến nghĩa vụ thanh toán phát sinh từ hợp đồng xây dựng

Để giải quyết tranh chấp một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần áp dụng quy trình xử lý theo từng cấp độ được gợi ý dưới đây nhằm tăng khả năng thu hồi khoản nợ.  

2.1 Cấp độ thứ nhất là thống nhất công nợ và điều kiện thanh toán.

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần ưu tiên trao đổi và đối soát công nợ với bên nợ nhằm xác nhận số tiền cần thanh toán và kế hoạch thanh toán. Việc này có thể được thực hiện thông qua các buổi họp làm việc và việc lập biên bản ghi nhận công nợ, lý do chậm thanh toán, mốc thời gian thanh toán. Biên bản đối chiếu công nợ sẽ là chứng cứ quan trọng cho việc giải quyết tranh chấp trong trường hợp tranh chấp tiếp tục kéo dài. Trường hợp các bên không thống nhất được về số tiền công nợ, doanh nghiệp cần rà soát lại hợp đồng và các thỏa thuận liên quan giữa các bên để xác định nghĩa vụ thanh toán. Kết quả rà soát này sẽ là cơ sở để doanh nghiệp đưa ra yêu cầu thanh toán chính thức ở giai đoạn tiếp theo.

2.2 Cấp độ thứ hai là gửi thư yêu cầu thanh toán và cảnh báo về việc khởi kiện tại cơ quan giải quyết tranh chấp.

Trường hợp việc thương lượng không đạt kết quả, doanh nghiệp có thể gửi văn bản yêu cầu thanh toán nêu rõ các căn cứ của yêu cầu, số tiền phải trả, thời hạn thanh toán và hậu quả pháp lý nếu tiếp tục chậm trả. Văn bản nên kèm theo bảng đối chiếu công nợ và các tài liệu chứng minh liên quan. Đồng thời, cần xác định rõ mốc thời gian mà sau mốc thời gian đó, tranh chấp sẽ được chuyển sang giai đoạn khởi kiện tại cơ quan giải quyết tranh chấp nhằm tạo áp lực và thúc đẩy việc thanh toán.

2.3 Cấp độ thứ ba là khởi kiện tại cơ quan giải quyết tranh chấp.

Khi các biện pháp thương lượng không mang lại kết quả, doanh nghiệp có thể khởi kiện để yêu cầu giải quyết tranh chấp. Doanh nghiệp cần xác định rõ số tiền gốc yêu cầu thanh toán, lãi chậm trả, mức phạt vi phạm hoặc bồi thường thiệt hại nếu có. Bên cạnh đó, việc tính toán chi phí tố tụng và khả năng thu hồi khoản nợ trên thực tế cũng cần được xem xét kỹ lưỡng trước khi quyết định khởi kiện tại các cơ quan giải quyết tranh chấp có thẩm quyền.

3. Những tài liệu quan trọng khi giải quyết tranh chấp liên quan đến nghĩa vụ thanh toán phát sinh từ hợp đồng xây dựng

Để tăng khả năng thu hồi khoản nợ phát sinh từ hợp đồng xây dựng và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp khi phát sinh tranh chấp, doanh nghiệp cần thu thập đầy đủ các tài liệu sau: 

Thứ nhất là các tài liệu thể hiện quan hệ hợp đồng giữa các bên, bao gồm: hợp đồng xây dựng, phụ lục, bảng đơn giá, hoặc các thỏa thuận khác có xác nhận đầy đủ của các bên. Những tài liệu này giúp xác định quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ hợp đồng.

Thứ hai là các tài liệu thể hiện khối lượng, chất lượng công việc đã thực hiện như biên bản nghiệm thu, xác nhận khối lượng thi công, nhật ký công trình, bản vẽ hoàn công, ảnh hiện trường và hồ sơ chất lượng vật liệu có xác nhận của các bên liên quan như đơn vị tư vấn giám sát, đơn vị kiểm định vật liệu xây dựng. Những tài liệu này giúp xác định công việc đã được thực hiện đầy đủ, đúng tiến độ và đạt yêu cầu theo thỏa thuận của các bên. 

Thứ ba là các tài liệu thể hiện nghĩa vụ thanh toán, bao gồm bản đề nghị thanh toán, bảng đối chiếu công nợ có xác nhận của các bên, hóa đơn, thư yêu cầu thanh toán. Ngoài ra, các trao đổi qua tin nhắn, thư điện tử hoặc bằng văn bản của bên nợ thể hiện việc thừa nhận nghĩa vụ thanh toán hoặc hẹn thời gian thanh toán cũng có thể được sử dụng làm chứng cứ.

Tóm lại, để có thể xây dựng phương án xử lý tranh chấp hiệu quả, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu như hợp đồng và phụ lục hợp đồng, hồ sơ nghiệm thu, bảng đối chiếu công nợ, thư yêu cầu thanh toán và các tài liệu trao đổi giữa các bên liên quan đến nghĩa vụ thanh toán. Việc chuẩn bị đầy đủ các tài liệu này không chỉ giúp làm rõ nghĩa vụ thanh toán mà còn là chứng cứ quan trọng để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp khi tranh chấp xảy ra.

4. Các câu hỏi thường gặp trong quá trình giải quyết tranh chấp không thanh toán hợp đồng xây dựng

Bên nợ viện lý do chất lượng để giữ tiền thì cần làm gì trước?

Trả lời: Khi bên nợ cho rằng công trình có lỗi chất lượng, doanh nghiệp cần kiểm tra lại tiêu chuẩn kỹ thuật mà các bên đã thống nhất trong hợp đồng và phụ lục hợp đồng, đồng thời xác định liệu lỗi đó có thực sự tồn tại hay không. Trường hợp cần thiết, doanh nghiệp có thể yêu cầu bên thứ ba kiểm định độc lập để đánh giá chất lượng công trình. Kết quả đánh giá này sẽ là căn cứ quan trọng để xác định có hay không vi phạm về chất lượng và làm rõ liệu việc trì hoãn thanh toán của bên nợ có hợp lý hay không.

Có nên tách một phần số tiền cần thanh toán mà không có tranh chấp để thu trước không?

Trả lời: Việc tách phần công nợ không có tranh chấp để thu hồi trước là một chiến lược hợp lý. Cách làm này giúp doanh nghiệp giảm áp lực tài chính và tránh việc toàn bộ khoản tiền bị kéo vào tranh chấp kéo dài. Đồng thời, việc chỉ khởi kiện đối với phần đang có tranh chấp cũng thể hiện thiện chí hợp tác và tạo điều kiện duy trì quan hệ kinh doanh giữa các bên. 

Khi nào nên chuyển từ thương lượng sang tranh chấp?

Trả lời: Việc chuyển từ giai đoạn thương lượng sang giai đoạn tranh chấp nên được cân nhắc khi các nỗ lực thương lượng không mang lại kết quả và bên nợ không thể hiện thiện chí thanh toán. Ví dụ, doanh nghiệp đã gửi thư yêu cầu thanh toán nhưng không nhận được phản hồi hoặc bên nợ không có hành động cụ thể để thực hiện nghĩa vụ. Khi đó, doanh nghiệp nên xem xét áp dụng các biện pháp pháp lý mạnh hơn để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của mình.

Có thể yêu cầu lãi chậm trả và phạt vi phạm như thế nào?

Trả lời: Đối với lãi chậm trả, doanh nghiệp có thể yêu cầu theo mức lãi suất mà các bên đã thỏa thuận trong hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng. Trường hợp thỏa thuận về lãi không phù hợp với quy định của pháp luật hoặc hợp đồng/phụ lục hợp đồng không quy định cụ thể, thì có thể áp dụng theo quy định của pháp luật có liên quan.

Đối với việc phạt vi phạm, doanh nghiệp chỉ có thể yêu cầu nếu trong hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng có thỏa thuận về việc áp dụng phạt vi phạm khi một bên vi phạm nghĩa vụ thanh toán. Trường hợp các bên không có thỏa thuận về phạt vi phạm trong hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng sẽ được hiểu là không có cơ sở để yêu cầu phạt vi phạm.

Tóm lại, tranh chấp liên quan đến nghĩa vụ thanh toán phát sinh từ hợp đồng xây dựng cần được xử lý theo hướng xác định đúng loại tranh chấp, chuẩn bị đầy đủ tài liệu chứng minh và áp dụng lộ trình giải quyết tranh chấp phù hợp. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và lựa chọn cách thức giải quyết phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tăng khả năng bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của mình. 

Bài viết được thực hiện bởi đội ngũ TNTP Law,

Trân trọng,