Thu hồi công nợ hiện nay là một trong những nhu cầu thiết yếu các doanh nghiệp để duy tri nguồn vốn ổn định của mình. Tuy nhiên doanh nghiệp không phải lúc nào cũng nắm được quy trình để tiến hành thu hồi nợ. Trong bài viết này TNTP sẽ phân tích và đưa ra quy trình thu hồi nợ để khách hàng có thể tham khảo phục vụ quá trình hoạt động của mình
1. Thương lượng với Bên nợ
Trước khi tiến hành các biện pháp thu hồi nợ với mức độ cao hơn thì công việc đầu tiên khi tiến hành thu hồi nợ là thương lượng, trao đổi để xác định thiện chí thanh toán của bên nợ. Cụ thể bằng các cách sau:
1.1 Sử dụng email, công văn yêu cầu thanh toán
Mục đích của Công văn yêu cầu thanh toán là thăm dò thiện chí của bên nợ. Trên thực tỷ lệ Bên nợ quyết định trả nợ doanh nghiệp khi doanh nghiệp gửi công văn yêu cầu thanh toán là tương đối thấp. Tuy nhiên đây là phương án đáng phải thử vì việc liên hệ qua emai và công văn tương đối nhanh chóng và tiết kiệm chi phí. Ngoài ra công văn yêu cầu thanh toán nợ còn là bằng chứng cần thiết để tạo lợi thế trong việc giải quyết tranh chấp tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
1.2 Tiến hành đàm phán
Quá trình đàm phán nhằm thu hồi Khoản nợ có thể được chia làm nhiều giai đoạn. Tùy từng giai đoạn Doanh nghiệp có thể sử dụng các kỹ năng đàm phán khác nhau. Để đàm phán với Bên nợ mang lại hiệu quả tốt nhất, Doanh nghiệp có thể tham khảo một số kỹ năng sau:
- Giai đoạn thăm hỏi: Khi đến hạn thanh toán mà Bên nợ vẫn không có bất kỳ phản hồi nào, Doanh nghiệp có thể gọi điện, gửi mail hoặc thư đề cập với Bên nợ về việc hoàn thành nghĩa vụ của mình theo đúng quy định của pháp luật. Giai đoạn này được thực hiện trên tinh thần nhắc nhở nhẹ nhàng và thông cảm với sự chậm trễ của Bên nợ, đồng thời, Doanh nghiệp có thể gia hạn một thời điểm thanh toán cụ thể (thường trong 1 tuần).
- Giai đoạn Nhắc nhở: Sau khi Doanh nghiệp đã gia hạn thêm cho Bên nợ, nhưng Bên nợ vẫn chưa thực hiện nghĩa vụ thanh toán, Doanh nghiệp có thể nhắc nhở ở mức độ mạnh hơn yêu cầu Bên nợ hợp tác để giải quyết Khoản nợ bằng phương pháp thương lượng giữa hai bên. Nhưng Doanh nghiệp vẫn nên tỏ ra thiện chí, tin tưởng vào việc Bên nợ sẽ thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thanh toán của mình.
- Giai đoạn Cảnh cáo: Nếu Bên nợ vẫn tiếp tục thất hẹn, Doanh nghiệp cần thể hiện thái độ yêu cầu thanh toán nghiêm khắc hơn, có thể chỉ ra những hậu quả pháp lý nếu Bên nợ không thực hiện nghĩa vụ thanh toán. Lần này, Doanh nghiệp nên đề nghị Bên nợ cam kết thanh toán bằng văn bản để đảm bảo Bên nợ thực hiện nghĩa vụ của mình, trong trường hợp Bên nợ không thực hiện đúng cam kết thì văn bản này cũng sẽ được trình nộp cho Tòa án có thẩm quyền như một chứng cứ về thái độ không hợp tác giải quyết Khoản nợ của Bên nợ.
Trong trường hợp Bên nợ không hợp tác thanh toán, doanh nghiệp có thể cân nhắc tiến hành việc khởi kiện tại các cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp.
2. Tiến hành khởi kiện tại Tòa án có thẩm quyền hoặc khởi kiện Trọng tài
Sau khi xác định được bên nợ không có thiện chí thanh toán khoản nợ, doanh nghiệp có quyền khởi kiện để yêu cầu Tòa án hoặc Trọng tài giải quyết tranh chấp, thu hồi nợ của Bên nợ khi thỏa mãn đồng thời 03 điều kiện sau: (i) Phát sinh Khoản nợ và Bên nợ không trả nợ đúng như cam kết dẫn đến tranh chấp và Doanh nghiệp cho rằng quyền và lợi ích bị xâm phạm; (ii) Tranh chấp giữa Doanh nghiệp và Bên nợ trong trường hợp này phải thuộc thầm quyền giải quyết của Tòa án hoặc Trọng tài, không phải thuộc thẩm quyền của cơ quan, tổ chức nào khác; (iii) Trong một số trường hợp, nếu có thỏa thuận hoặc theo quy định pháp luật bắt buộc phải thực hiện các thủ tục tiền tố tụng như hòa giải, thương lượng, thông báo,… thì Doanh nghiệp phải hoàn thiện các thủ tục đó trước khi yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp giữa Doanh nghiệp và Bên nợ.
Việc khởi kiện thường tốn kém chi phí, thời gian cũng như công sức thực hiện, do đó doanh nghiệp cần cân nhắc lợi ích bỏ ra xứng đáng với khoản nợ có thể thu hồi được. Từ đó, Doanh nghiệp có thể tiến hành nộp đơn Khởi kiện tại Tòa án có thẩm quyền hoặc khởi kiện Trọng tài theo quy định của pháp luật.
Trân trọng.
