Theo các quy định pháp luật và thực tiễn, mỗi loại Hợp đồng sẽ có tính chất, nội dung khác nhau. Tuy nhiên, dù soạn thảo, rà soát loại Hợp đồng nào thì các nguyên tắc cơ bản cũng không thay đổi. Vì vậy, các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân nên lưu ý và ghi nhớ một số nguyên tắc cơ bản để có thể vừa đi đến kết quả là ký kết Hợp đồng, vừa bảo vệ được quyền và lợi ích hợp pháp của mình trong quá trình thực hiện Hợp đồng. Sau đây, TNTP sẽ đưa ra các nguyên tắc cơ bản khi soạn thảo, rà soát Hợp đồng. Các doanh nghiệp có thể tham khảo, dựa theo những nguyên tắc này để tự soạn thảo, rà soát Hợp đồng hoặc sử dụng dịch vụ pháp lý của các công ty luật, luật sư chuyên nghiệp để có kết quả tốt nhất.
1. Thông tin của các bên trong Hợp đồng phải chính xác
Khi ký kết Hợp đồng, các bên thường khá chủ quan và không dự liệu trước rủi ro nếu tranh chấp xảy ra. Các bên thường chỉ ghi thông tin một cách chung chung, ghi địa chỉ trụ sở đăng ký mà không ghi địa chỉ hoạt động thực tế hoặc địa chỉ liên hệ thực tế, không ghi số điện thoại, email, tên người đại diện, người phụ trách, … Hậu quả là khi tranh chấp xảy ra, bên bị vi phạm không tìm được địa chỉ thực tế của bên vi phạm để trực tiếp làm việc, thương lượng; không thể liên lạc được với bên vi phạm; việc khởi kiện, giải quyết tranh chấp gặp khó khăn do bên vi phạm không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký; …
Để tránh rủi ro trên, việc ghi các thông tin như tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trụ sở đăng ký, người đại diện theo pháp luật là chưa đủ bởi những thông tin này có thể dễ dàng tìm kiếm được trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp https://dangkykinhdoanh.gov.vn/vn/Pages/Trangchu.aspx hoặc Trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế http://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstdn.jsp. Những thông tin này không thể phản ánh đầy đủ các thông tin thực tế của các bên khi ký. Vì vậy, doanh nghiệp nên yêu cầu khách hàng, đối tác ghi đầy đủ số điện thoại, email, địa chỉ liên hệ thực tế (nếu có) và xác minh tính chính xác của những thông tin này.
Doanh nghiệp cũng lưu ý rằng: Việc xác minh và ghi nhận những thông tin không nhất thiết phải thực hiện trước khi ký kết Hợp đồng. Nếu đã ký Hợp đồng, doanh nghiệp vẫn có thể xác minh các thông tin trong quá trình thực hiện Hợp đồng để đảm bảo luôn nắm được địa chỉ thực tế và thông tin liên lạc của khách hàng, đối tác.
2. Nắm rõ vị thế của các bên trong giao dịch
Khi ký kết Hợp đồng, đương nhiên mỗi bên đều muốn đảm bảo quyền và lợi ích của mình. Tuy nhiên, việc doanh nghiệp thêm các điều khoản bảo vệ quyền, lợi ích cho mình đồng nghĩa với việc quyền, lợi ích của khách hàng, đối tác trong Hợp đồng sẽ bị giảm xuống. Không phải trường hợp nào khách hàng, đối tác cũng đồng ý với điều này. Trong trường hợp xấu nhất, việc ký kết Hợp đồng có thể không được thực hiện do các bên không thống nhất được giới hạn của quyền, lợi ích mỗi bên trong Hợp đồng.
Vì vậy, nguyên tắc soạn thảo, rà soát Hợp đồng thứ hai, doanh nghiệp cần nắm rõ vị thế của các bên trong giao dịch để cân bằng lợi ích của hai bên. Doanh nghiệp có thể đưa ra những điều khoản, nội dung mà doanh nghiệp có thể nhượng bộ và những điều khoản, nội dung mà doanh nghiệp bắt buộc phải có, từ đó doanh nghiệp sẽ có phương hướng thương lượng, thỏa thuận với khách hàng, đối tác để tiến tới ký kết Hợp đồng.
3. Hiểu rõ những quy định của pháp luật về loại Hợp đồng mà các bên định ký
Về nguyên tắc, pháp luật tôn trọng thỏa thuận của các bên. Tuy nhiên, đối với một số loại Hợp đồng, pháp luật cũng có những quy định, khuôn khổ mà các bên phải tuân theo, ví dụ như Hợp đồng thầu phụ sử dụng vốn ngân sách nhà nước thì tỷ lệ chuyển nhượng công việc phải dưới 10%. Trong trường hợp này, nếu Hợp đồng quy định tỷ lệ chuyển nhượng trên 10% thì sẽ vô hiệu do vi phạm điều cấm của luật.
Hiệu lực pháp lý của Hợp đồng là rất quan trọng. Nó ghi nhận việc thực hiện Hợp đồng của các bên là có giá trị pháp lý. Vì vậy, các bên nên tìm hiểu quy định pháp luật về loại Hợp đồng mà các bên sắp ký, từ đó rà soát lại các điều khoản để sửa đổi, bỏ những điều khoản vi phạm quy định của pháp luật, đảm bảo Hợp đồng ký kết là có hiệu lực.
4. Mức độ chi tiết của Hợp đồng tỷ lệ thuận với quy mô, giá trị của Hợp đồng
Nếu Hợp đồng có giá trị nhỏ vài triệu đồng đến vài chục triệu đồng thì doanh nghiệp có thể quy định Hợp đồng ngắn gọn, chỉ bao gồm những điều khoản cơ bản. Tuy nhiên nếu Hợp đồng có giá trị lớn từ trăm triệu đến vài chục tỷ đồng thì doanh nghiệp cần phải cân nhắc về mức độ chi tiết của Hợp đồng.
Nếu Hợp đồng có giá trị càng lớn thì bất kỳ rủi ro nào xảy ra cũng có thể đem lại thiệt hại lớn cho doanh nghiệp. Vì vậy, Hợp đồng cần phải được quy định chi tiết và lường trước càng nhiều rủi ro càng tốt.
Trên đây là những nguyên tắc cơ bản khi soạn thảo, rà soát Hợp đồng. TNTP hy vọng bài viết này có ích với bạn.
Trân trọng.
Có thể bạn chưa đọc Điều khoản Giải quyết tranh chấp trong Hợp đồng
Tham gia Fanpage Giải quyết tranh chấp và Thu hồi nợ để có thêm những kiến thức pháp lý bổ ích.
Công ty Luật TNHH Quốc tế TNTP và Các Cộng sự
Luật sư Nguyễn Thanh Hà
Email: ha.nguyen@tntplaw.com
