Phát sinh công nợ là điều thường xuyên xảy ra trong hoạt động kinh doanh nói chung và lĩnh vực xây dựng nói riêng. Các khoản công nợ nếu bị “bỏ quên” có thể sẽ trở thành một rủi ro tiềm tàng đối với dòng tiền của doanh nghiệp. Trong bài viết này, luật sư của TNTP sẽ đưa ra quan điểm về những công việc mà doanh nghiệp cần thực hiện khi phát sinh công nợ trong lĩnh vực xây dựng.
1. Công nợ là gì?
Công nợ là tổng hợp toàn bộ các khoản tiền mà doanh nghiệp phải thu từ khách hàng hoặc những đối tác, các khoản tiền bao gồm tiền bán hàng hoá, sản phẩm, doanh thu từ việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhưng vẫn chưa thu được toàn bộ số tiền, các khoản tiền tạm ứng, tiền nợ khi đến hạn phải thanh toán.
2. Những điều mà doanh nghiệp cần làm khi phát sinh công nợ
a) Tổng hợp và phân loại các khoản nợ
• Sau khi phát sinh các khoản nợ, doanh nghiệp cần tổng hợp các khoản nợ để có thể kiểm soát tất cả các khoản nợ cần thu hồi,việc này đảm bảo doanh nghiệp sẽ không “bỏ quên” bất cứ khoản tiền nợ nào. Sau đó dựa trên các tiêu chí như: giá trị khoản nợ; thời gian phát sinh công nợ; khả năng tài chính của bên nợ; tầm quan trọng của bên nợ đối với hoạt động của doanh nghiệp để phân loại các khoản nợ với mức độ ưu tiên thu hồi khác nhau.
• Không phải bất cứ khoản nợ nào cũng có khả năng thu hồi nhanh chóng, và không phải bất cứ bên nợ nào cũng thiện chí trả nợ. Do đó việc phân loại các khoản nợ giúp doanh nghiệp dễ dàng đưa ra quyết định về việc tiến hành biện pháp thu hồi nợ cần thiết. Ví dụ như một khoản nợ nhỏ mới phát sinh thì doanh nghiệp chỉ cần liên hệ để nhắc nhở bên nợ thanh toán, tuy nhiên một khoản nợ lớn và đã có thời gian phát sinh đến vài năm thì doanh nghiệp nên cân nhắc việc khởi kiện tại cơ quan có thẩm quyền để đảm bảo quyền lợi.
• Việc tổng hợp và phân loại các khoản nợ nên là công việc đầu tiên mà doanh nghiệp cần thực hiện khi phát sinh công nợ, giá trị của công việc này rất quan trọng và là tiền đề để doanh nghiệp tiến hành các biện pháp cần thiết tiếp theo để thu hồi công nợ.
b) Yêu cầu bên nợ ký kết Biên bản đối chiếu công nợ
• Đối chiếu công nợ là việc xác minh các khoản công nợ của doanh nghiệp theo số liệu trên sổ sách kế toán và các số liệu thực tế khi các doanh nghiệp thực hiện nội dung hợp đồng/ giao dịch. Nếu các số liệu trên số sách và thực tế đã khớp thì các bên thực hiện hợp đồng sẽ tiến hành xác nhận bằng văn bản. Văn bản xác nhận toàn bộ số công nợ đã được các bên ký, đóng dấu xác nhận được gọi là Biên bản đối chiếu công nợ.
• Một biên bản đối chiếu công nợ hoàn chỉnh cần phải có sự xác nhận của các bên, việc xác nhận này nhằm mục đích để bên nợ thừa nhận giá trị khoản nợ. Khi đó quá trình thu hồi công nợ sẽ hiệu quả hơn khi doanh nghiệp có căn cứ để chứng minh bên nợ đã thừa nhận giá trị khoản nợ tại Biên bản đối chiếu công nợ.
• Trong hoạt động kế toán và quản lý tài chính doanh nghiệp, biên bản đối chiếu công nợ là tài liệu giúp doanh nghiệp có cơ sở để đánh giá các khoản thu, chi và khoản nợ. Việc liên tục xác nhận và đối chiếu công nợ cũng đồng thời giúp doanh nghiệp sự đánh giá về khả năng trả nợ của chính doanh nghiệp hoặc các đối tác khác.
• Trong hoạt động thu hồi nợ, biên bản đối chiếu công nợ lại càng có giá trị quan trọng khi doanh nghiệp đã có cơ sở vững chắc để đưa ra yêu cầu thanh toán dựa trên chính xác nhận của bên nợ trong quá trình thương lượng. Ngoài ra trường hợp doanh nghiệp tiến hành việc khởi kiện bên nợ thì biên bản đối chiếu công nợ là bằng chứng quan trọng để các cơ quan giải quyết tranh chấp có căn cứ chấp nhận yêu cầu khởi kiện của doanh nghiệp.
• Với tất cả các giá trị trên, doanh nghiệp cần nhanh chóng yêu cầu bên nợ xác nhận vào Biên bản đối chiếu công nợ để đảm bảo quá trình thu hồi công nợ hiệu quả.
Trên đây là những ý kiến của luật sư TNTP về chủ đề: “Cần làm gì khi phát sinh công nợ trong lĩnh vực xây dựng?”. Mong rằng bài viết này đem lại giá trị cho các độc giả.
Trân trọng,
