Hợp đồng là căn cứ để các bên thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ của mình. Do vậy, việc soạn thảo hợp đồng chính xác về hình thức và đầy đủ về nội dung là điều các bên cần lưu ý và thực hiện. Vậy khi soạn thảo hợp đồng, các bên cần tuân thủ những nguyên tắc gì? TNTP sẽ cung cấp ý kiến pháp lý về những nguyên tắc này trong bài viết sau đây.
1. Nguyên tắc thứ nhất: Sử dụng đúng ngôn ngữ hợp đồng
Về bản chất, ngôn ngữ hợp đồng là ngôn ngữ có tính pháp lý nhưng lại được đọc, hiểu và thực hiện bởi những người thường không làm việc trong lĩnh vực pháp luật. Do đó, người soạn thảo nên cân nhắc việc sử dụng những từ ngữ có tính dễ hiểu, đơn nghĩa, ngắn gọn và chính xác. Vì hợp đồng là văn bản có tính pháp lý, không phải là tác phẩm văn học, các bên không nên sử dụng các từ, ngữ và câu có tính biểu cảm, ẩn dụ, đa nghĩa hoặc sử dụng lối văn nói, tiếng lóng, tiếng địa phương hoặc pha lẫn tiếng nước ngoài vào Tiếng Việt. Điều này có thể khiến các bên hiểu không đúng, không đầy đủ nội dung trong hợp đồng và dẫn đến tranh chấp.
2. Nguyên tắc thứ hai: Hiểu rõ những quy định của pháp luật điều chỉnh loại hợp đồng mà các bên dự định ký kết
- Về nguyên tắc, pháp luật tôn trọng sự thỏa thuận của các bên. Tuy nhiên, đối với một số loại hợp đồng, pháp luật có những quy định, khuôn khổ mà các bên phải tuân theo. Ví dụ như trong hợp đồng kinh doanh thương mại, mức phạt đối với vi phạm nghĩa vụ hợp đồng hoặc tổng mức phạt đối với nhiều vi phạm không quá 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm, trừ trường hợp phạt vi phạm trong trường hợp kết quả giám định sai. Do vậy, nếu không thuộc trường hợp kết quả giám định sai, các bên thỏa thuận mức phạt vượt quá 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm thì phần vượt quá không có hiệu lực.
- Khi hợp đồng bị tuyên bố vô hiệu từng phần hoặc toàn phần, các bên phải khôi phục lại tình trạng ban đầu, hoàn trả cho nhau những gì đã nhận trong phạm vi nội dung vô hiệu. Nội dung vô hiệu sẽ không làm phát sinh, thay đổi, chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự của các bên liên quan đến nội dung đó kể từ thời điểm hợp đồng được xác lập. Vì vậy, các bên phải tìm hiểu trước các quy định pháp luật về loại hợp đồng mà các bên dự định ký kết, để từ đó soạn thảo các điều khoản phù hợp với quy định của pháp luật.
3. Nguyên tắc thứ ba: Tuân thủ đúng và đầy đủ các quy định về hình thức của hợp đồng
Hình thức hợp đồng phải được bảo đảm đúng pháp luật. Những loại hợp đồng được pháp luật quy định lập thành văn bản thì phải tuân thủ. Nếu có quy định phải đăng ký (như đối với các giao dịch bảo đảm) hoặc công chứng, chứng thực thì cũng cần tuân thủ. Việc vô tình hay cố ý không đăng ký, công chứng hoặc chứng thực hợp đồng có thể sẽ khiến hợp đồng bị vô hiệu và không có hiệu lực pháp lý. Trường hợp pháp luật không quy định về hình thức của hợp đồng mà các bên dự định ký kết, các bên vẫn nên lựa chọn hình thức văn bản để có căn cứ thực hiện và chứng cứ khi có tranh chấp.
4. Nguyên tắc thứ tư: Tuân thủ đúng và đầy đủ các quy định về chủ thể tham gia ký kết hợp đồng
- Cá nhân khi tham gia ký kết hợp đồng phải bảo đảm đủ tư cách như: độ tuổi luật định, đủ năng lực hành vi. Đối với doanh nghiệp, việc tham gia giao kết hợp đồng phải thông qua người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Do đó, chủ thể giao kết hợp đồng của doanh nghiệp vừa phải đáp ứng điều kiện đối với cá nhân lại phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (hoặc người đại diện theo ủy quyền).
- Trong trường hợp một doanh nghiệp có nhiều người đại diện theo pháp luật, bên còn lại trong hợp đồng cần yêu cầu doanh nghiệp cung cấp văn bản thể hiện thẩm quyền ký kết, để từ đó xác định người có thẩm quyền ký kết hợp đồng và hợp đồng có phải có đầy đủ chữ ký của tất cả người đại diện theo pháp luật thì mới có hiệu lực không.
- Ngoài ra, theo quy định của pháp luật hay điều lệ công ty, khi hợp đồng đạt giá trị nhất định thì công ty chỉ được ký kết hợp đồng khi có quyết định của Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị. Do vậy, khi giao kết những hợp đồng có giá trị lớn, các bên nên tìm hiểu kỹ lưỡng quy định trong luật doanh nghiệp và yêu cầu bên giao kết hợp đồng cung cấp cho mình điều lệ của doanh nghiệp để tiến hành kiểm tra về thẩm quyền.
5. Nguyên tắc thứ năm: Hiểu vị thế các bên khi tiến hành ký kết hợp đồng
- Trong quá trình đàm phán để ký kết hợp đồng, các bên nên tìm hiểu vị thế của nhau để soạn thảo nội dung đảm bảo tương đối việc cân bằng lợi ích giữa các bên. Hợp đồng được ký kết và thực hiện dựa trên sự thiện chí của các bên. Nếu ngay từ lúc soạn thảo, một bên đã soạn thảo hầu hết các điều khoản có nội dung một chiều, bất lợi cho bên đối tác và có lợi cho bên mình thì bên còn lại không thể có thái độ thiện chí hay sẵn lòng hợp tác, thậm chí là việc ký kết hợp đồng không thể diễn ra. Kể cả các bên có ký kết hợp đồng thì việc thực hiện hợp đồng khó có thể suôn sẻ và tranh chấp có khả năng cao sẽ diễn ra.
- Các bên cần thống nhất trong nội bộ về những điều khoản, nội dung có thể nhượng bộ, mức độ nhượng bộ và những điều khoản, nội dung bắt buộc phải có, không thể sửa đổi. Từ đó, các bên trao đổi và thống nhất nội dung chung tương đối phù hợp với ý chí của các bên.
- Việc ký kết hợp đồng thường là mục đích mà các bên hướng đến. Tuy nhiên, không phải lúc nào việc ký kết hợp đồng cũng mang lại lợi ích cho cả hai bên. Thực tế xảy ra nhiều trường hợp, các bên không đọc kỹ hợp đồng, hoặc đọc và nhận thấy được rủi ro nhưng vẫn đồng ý ký kết hợp đồng. Sau đó, một bên vi phạm hợp đồng, dẫn đến tranh chấp và bên vi phạm phải chịu nhiều hậu quả bất lợi như phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại,… Do vậy, các bên cần đọc kỹ hợp đồng và cân nhắc rủi ro khi ký kết hợp đồng và giá trị hợp đồng để từ đó đưa ra những ý kiến sửa đổi nội dung hợp đồng hoặc quyết định việc có ký kết hợp đồng không.
Trên đây là bài viết “05 Nguyên tắc cần tuân thủ khi soạn thảo hợp đồng”. Chúng tôi hi vọng bài viết sẽ có ích đối với các bạn.
Trân trọng,
