Tổng quan về quản trị công nợ phải thu của doanh nghiệp

16 June, 2025 | TNTP LAW | Kiến Thức Pháp Luật

Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và các tổ chức luôn đòi hỏi một hệ thống quản trị chặt chẽ, rõ ràng nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra. Trong đó, quản trị công nợ phải thu là một trong những yếu tố quan trọng, góp phần duy trì sự ổn định tài chính và tối ưu hóa dòng tiền. Trong bài viết này, TNTP sẽ gửi đến Quý bạn đọc những thông tin tổng quan về “Quản trị công nợ phải thu của doanh nghiệp.”

1.Khái niệm quản trị công nợ phải thu của doanh nghiệp

Quản trị công nợ doanh nghiệp là quá trình kiểm soát, theo dõi và xử lý các khoản phải thu và phải trả trong hoạt động kinh doanh nhằm đảm bảo dòng tiền ổn định, hạn chế rủi ro tài chính và duy trì sự phát triển bền vững. Trong đó, quản trị công nợ phải thu của doanh nghiệp là việc thiết lập các chính sách, theo dõi tình trạng thanh toán, đôn đốc công nợ và xử lý các khoản nợ xấu khi cần thiết. Một hệ thống quản trị công nợ phải thu hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn vốn, nâng cao khả năng thanh toán và giảm thiểu nguy cơ mất vốn.

2. Doanh nghiệp cần xây dựng quy chế quản trị công nợ phải thu chặt chẽ

Để có thể kiểm soát các khoản công nợ phải thu và tiến hành thu hồi nợ hiệu quả, các doanh nghiệp nên cân nhắc để tạo ra quy chế quản trị công nợ với các nội dung cơ bản sau:

a.Quy chế quản trị công nợ phải thu giúp phân loại các khoản nợ và bên nợ

Quy chế giúp phân loại các khoản nợ theo giá trị, thời gian tồn đọng, mức độ hợp tác của bên nợ và khả năng tài chính, từ đó xác định mức độ ưu tiên thu hồi và phương án xử lý phù hợp.

Cụ thể, mọi khoản nợ và bên nợ đều phải được phân thành các nhóm cụ thể để tiến hành các biện pháp thu hồi nợ tương ứng, ví dụ như: Các khoản nợ có giá trị nhỏ và có thời gian nợ mới phát sinh sẽ có thứ tự ưu tiên thu hồi thấp hơn các khoản nợ có giá trị lớn và thời gian phát sinh kéo dài.

Việc quản trị, phân loại các khoản nợ và bên nợ sẽ giúp doanh nghiệp có thể đưa ra các phương án thu hồi nợ nhanh chóng và hiệu quả theo từng khoản nợ và bên nợ tương ứng. Điều này cũng là công việc đầu tiên mà doanh nghiệp cần thực hiện khi phát sinh bất cứ khoản nợ nào nhằm đảm bảo việc theo dõi và xử lý nợ khi cần thiết, cũng như tránh việc “bỏ quên” các khoản nợ gây ảnh hưởng đến dòng tiền của doanh nghiệp.

b.Quy chế quản trị công nợ phải thu giúp doanh nghiệp có quy trình thu hồi nợ rõ ràng, hiệu quả

Doanh nghiệp cần xây dựng quy chế quản trị công nợ để xử lý một khoản nợ nhanh chóng và hiệu quả. Quy trình, ừ việc trao đổi, thương lượng qua điện thoại, email, văn bản cho đến các biện pháp phức tạp hơn như khởi kiện tại các cơ quan giải quyết tranh chấp,…

3. Quy trình quản trị công nợ trong doanh nghiệp

Quản trị và thu hồi công nợ là yếu tố thiết yếu liên quan đến tài chính doanh nghiệp. Từ những nội dung nêu trên, TNTP khái quát quy trình doanh nghiệp quản trị công nợ đảm bảo đúng quy định pháp luật như sau:

Bước 1: Xây dựng quy chế quản trị công nợ doanh nghiệp

Xây dựng quy chế quản trị công nợ bao gồm:
Phân loại công nợ và bên nợ
Quy trình giải quyết, xử lý nợ
Trách nhiệm của từng bộ phận và cá nhân liên quan
Các biện pháp xử lý nợ khó đòi

Bước 2: Ghi nhận công nợ và phát hành hóa đơn

Xuất hóa đơn chính thức theo đúng quy định và thời hạn trong hợp đồng
Ghi nhận công nợ vào hệ thống kế toán
Gửi hóa đơn và xác nhận công nợ với khách hàng

Bước 3: Phân loại bên nợ

Phân loại khách hàng theo mức độ rủi ro thanh toán: Nhóm khách hàng sắp đến hạn thanh toán, nhóm khách hàng thanh toán chậm, nhóm khách hàng nợ xấu.

Bước 4: Theo dõi và nhắc nhở thanh toán trước hạn

Gửi thông báo nhắc thanh toán đến những Khách hàng sắp đến kỳ thanh toán
Cập nhật trạng thái thanh toán của khách hàng
Liên hệ khách hàng nếu có dấu hiệu chậm thanh toán

Bước 5: Thu hồi công nợ quá hạn

Yêu cầu bên nợ ký biên bản đối chiếu công nợ
Liên hệ khách hàng qua email, điện thoại, công văn để yêu cầu thanh toán
Thiết lập cuộc họp với bên nợ để tìm phương án thanh toán khoản nợ
Đàm phán và thương lượng với bên nợ về lộ trình thanh toán
Nếu bên nợ tiếp tục không thanh toán, doanh nghiệp có thể xem xét hợp tác với công ty luật để xử lý thu hồi nợ thông qua khởi kiện hoặc các biện pháp pháp lý phù hợp.

Bước 6: Lưu trữ chứng từ và theo dõi quá trình thanh toán

Lưu trữ đầy đủ chứng từ giao dịch, hóa đơn, biên bản đối chiếu công nợ
Cập nhật thường xuyên tình trạng thanh toán
Đánh giá lại quy trình quản trị công nợ để điều chỉnh và cải tiến

Quản trị công nợ phải thu hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì dòng tiền ổn định mà còn giảm thiểu rủi ro tài chính, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra bền vững. TNTP hy vọng bài viết này đã cung cấp những thông tin hữu ích, giúp Quý bạn đọc có cái nhìn tổng quan về “Quản trị công nợ phải thu của doanh nghiệp”.

Trân trọng.