Tổng hợp những điểm nổi bật của Nghị định 104/2025/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật công chứng 2024

Nghị định số 104/2025/NĐ-CP (“Nghị định 104”) được Chính phủ ban hành ngày 15/5/2025, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2025 đã thay thế hoàn toàn Nghị định số 29/2015/NĐ-CP (“Nghị định 29”). Bài viết dưới đây tổng hợp các điểm mới nổi bật cần lưu ý để doanh nghiệp, tổ chức hành nghề công chứng và cá nhân liên quan có thể chủ động tiếp cận, triển khai các công việc cần thiết đúng quy định pháp luật.

1.Chuyển đổi Phòng công chứng sang Văn phòng công chứng 

Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Tư pháp và phải đáp ứng các điều kiện tại khoản 2 Điều 20 Luật Công chứng 2024. Trong khi đó, Văn phòng công chứng là tổ chức hành nghề công chứng được thành lập bởi công chứng viên, thường được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh hoặc doanh nghiệp tư nhân. Chủ trương chuyển đổi từ Phòng công chứng sang Văn phòng công chứng đã được Nhà nước triển khai trong các năm trở lại đây nhằm xã hội hóa hoạt động công chứng, tăng tính cạnh tranh và hiệu quả cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, quá trình chuyển đổi trên thực tế vẫn còn gặp nhiều vướng mắc, đặc biệt là về tiêu chí lựa chọn người được tiếp nhận, xác định giá trị tài chính để chuyển đổi, cũng như bảo đảm quyền lợi cho đội ngũ công chức, viên chức đang công tác tại các Phòng công chứng.

Nghị định 104 ra đời được kỳ vọng sẽ tháo gỡ các khó khăn này thông qua việc quy định cụ thể về điều kiện, trình tự, thủ tục và lộ trình chuyển đổi. Một trong những nội dung quan trọng của Nghị định 104 là quy định lộ trình chuyển đổi mô hình Phòng công chứng sang mô hình Văn phòng công chứng. Trong đó, việc định giá nghĩa vụ tài chính để chuyển đổi sẽ căn cứ vào thu ngân sách và nghĩa vụ nộp thuế trung bình 03 năm gần nhất của Phòng công chứng. Quy định này tạo cơ chế minh bạch trong việc chuyển đổi, đồng thời giúp công chứng viên chủ động kế hoạch công việc.

Về đối tượng được tiếp nhận chuyển đổi: Công chứng viên đang làm việc tại Phòng công chứng sẽ được ưu tiên tiếp nhận chuyển đổi với điều kiện đáp ứng năng lực tài chính và chuyên môn. Trường hợp không có công chứng viên đủ điều kiện theo khoản 2 Điều 23 Luật công chứng 2024 hoặc công chứng viên đủ điều kiện không tiếp nhận chuyển đổi, việc chuyển đổi sẽ được thực hiện thông qua hình thức đấu giá quyền nhận chuyển đổi. Tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 29 quy định chi tiết điều kiện của người tham gia đấu giá quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng, tuy nhiên Luật Công chứng 2024 và Nghị định 104 không quy định chi tiết về các điều kiện này gây khó khăn trong việc xác định người tham gia đấu giá và người trúng đấu giá quyền nhận chuyển đổi.

Lộ trình chuyển đổi được quy định chi tiết tại Điều 15 Nghị định 104, theo đó, các Phòng công chứng bảo đảm hoàn tất chuyển đổi/giải thể trong giai đoạn từ 2025 đến hết năm 2028. Trường hợp không thực hiện chuyển đổi đúng thời hạn, Phòng công chứng sẽ bị giải thể theo quy định của pháp luật. Điều này đòi hỏi các công chứng viên hiện đang làm việc tại Phòng công chứng cần sớm chuẩn bị phương án phù hợp để tiếp tục hành nghề sau thời điểm chuyển đổi.

2.Công chứng điện tử

Một trong những điểm nổi bật của Nghị định 104/2025/NĐ-CP là các quy định hướng dẫn chi tiết và toàn diện về công chứng điện tử, nội dung mới có hiệu lực thi hành trong Luật Công chứng 2024. Từ Điều 47 đến Điều 54 Nghị định 104 đã thiết lập khung pháp lý chính thức cho hoạt động công chứng điện tử, bao gồm các nội dung: (i) Phạm vi giao dịch được áp dụng công chứng điện tử; (ii) Điều kiện cung cấp dịch vụ công chứng điện tử; (iii) Điều kiện sử dụng dịch vụ công chứng điện tử; (iv) Nền tảng công chứng điện tử và cổng tham chiếu dữ liệu công chứng; (v) Quy trình thực hiện và các hướng dẫn chi tiết khác.

Việc quy định chi tiết và đồng bộ về công chứng điện tử trong Nghị định 104 là bước tiến quan trọng, phù hợp với bối cảnh chuyển đổi số quốc gia, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tạo điều kiện thuận lợi cho các cá nhân, doanh nghiệp ở xa hoặc không có điều kiện trực tiếp đến địa điểm công chứng. Các tổ chức hành nghề công chứng cần sớm chuẩn bị hạ tầng kỹ thuật, nguồn nhân lực và quy trình nghiệp vụ phù hợp để triển khai công chứng điện tử đúng quy định, đồng thời hỗ trợ khách hàng tiếp cận dễ dàng, an toàn và hiệu quả hơn trong bối cảnh số hóa.

3.Một số quy định đáng chú ý khác

3.1 Bắt buộc phải chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản công chứng

Điều 46 Nghị định 104 hướng dẫn chi tiết về việc chụp ảnh công chứng viên cùng người yêu cầu công chứng tại thời điểm ký văn bản. Theo đó, việc chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản công chứng theo quy định tại khoản 1 Điều 50 của Luật Công chứng 2024 là bắt buộc. Hình ảnh chụp được phải rõ nét, thể hiện được việc ký kết là thực tế, đúng người và đúng thời điểm.

Quy định này nhằm đảm bảo tính xác thực, phục vụ công tác kiểm tra, giải quyết tranh chấp và phòng chống giả mạo chữ ký. Các tổ chức công chứng cần chuẩn bị thiết bị chụp ảnh phù hợp và quy trình lưu trữ dữ liệu ảnh theo đúng quy định về bảo mật thông tin.

3.2 Công chứng ngoài trụ sở trong trường hợp có lý do chính đáng

Điều 43 Nghị định 104 quy định rõ hơn về các trường hợp được thực hiện công chứng ngoài trụ sở theo điểm d khoản 1 Điều 46 Luật Công chứng 2024, nhằm tạo thuận lợi cho các đối tượng yếu thế. Cụ thể bao gồm: người cao tuổi, người khuyết tật, người đang mang thai, người đang điều trị bệnh hoặc không thể đi lại…

So với quy định trước đây còn mơ hồ, quy định mới đã cụ thể hóa điều kiện “chính đáng”, giúp các tổ chức công chứng có cơ sở rõ ràng để xem xét và thực hiện. Đồng thời, người dân dễ dàng tiếp cận dịch vụ công chứng mà không gặp trở ngại do hoàn cảnh cá nhân.

3.3 Bắt buộc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp

Nghị định 104 tiếp tục kế thừa quy định về bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đối với công chứng viên, nhưng đồng thời có nhiều điểm mới rõ ràng, chi tiết hơn so với trước đây. Cụ thể, tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ mua bảo hiểm cho từng công chứng viên với mức phí tối thiểu 3 triệu đồng/năm; số tiền bảo hiểm tối thiểu là 400 triệu đồng/vụ việc và các hướng dẫn chi tiết khác về mối quan hệ giữa tổ chức hành nghề công chứng – doanh nghiệp bảo hiểm và nguyên tắc, hồ sơ, thủ tục bồi thường.

Với quy định mới tại Nghị định 104, khung pháp lý về bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đã rõ ràng và có tính cưỡng chế cao hơn, góp phần bảo vệ quyền lợi của người sử dụng dịch vụ công chứng, tăng cường trách nhiệm của công chứng viên và hạn chế rủi ro pháp lý phát sinh từ hoạt động hành nghề. Các tổ chức hành nghề công chứng cần rà soát và điều chỉnh lại hợp đồng bảo hiểm hiện tại để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Trên đây là bài viết “Tổng hợp những điểm nổi bật của Nghị định 104/2025/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật công chứng 2024” của TNTP. Bài viết tập trung vào các nội dung cốt lõi nhằm hỗ trợ việc tiếp cận và triển khai quy định mới một cách chính xác. Hy vọng thông tin này sẽ hữu ích cho các tổ chức, cá nhân đang hành nghề hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ công chứng.

Trân trọng,