Thời điểm giao nộp tài liệu, chứng cứ trong vụ án dân sự

Trong quá trình giải quyết các vụ án dân sự, tài liệu và chứng cứ đóng vai trò then chốt trong việc xác định sự thật khách quan và bảo đảm quyền lợi hợp pháp của các bên. Tuy nhiên, bên cạnh việc cung cấp chứng cứ đầy đủ, đúng quy định, thời điểm giao nộp chứng cứ cũng là yếu tố quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả giải quyết vụ án. Thông qua bài viết dưới đây, TNTP sẽ phân tích các quy định pháp luật hiện hành liên quan đến thời hạn giao nộp chứng cứ trong tố tụng dân sự, hậu quả pháp lý khi giao nộp không đúng thời điểm cũng như kinh nghiệm thực tiễn để hạn chế rủi ro pháp lý cho các đương sự.

1.Quy định về thời hạn giao nộp chứng cứ của đương sự trong vụ án dân sự

(i) Quyền và nghĩa vụ giao nộp chứng cứ của đương sự

Theo quy định tại Điều 91 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 (“BLTTDS”), nghĩa vụ chứng minh trong vụ án dân sự thuộc về các đương sự. Để thực hiện nghĩa vụ này, đương sự phải thu thập và giao nộp cho Tòa án các tài liệu, chứng cứ có liên quan đến yêu cầu của mình, bao gồm nhưng không giới hạn ở yêu cầu khởi kiện, yêu cầu phản tố, yêu cầu độc lập hoặc liên quan đến ý kiến phản đối yêu cầu của đương sự khác,…

Theo quy định tại Điều 6, Điều 96 BLTTDS, đương sự có quyền và nghĩa vụ giao nộp tài liệu, chứng cứ tới Tòa án hoặc đề nghị Tòa án hỗ trợ thu thập các tài liệu, chứng cứ theo quy định của pháp luật. Quy định này nhằm đảm bảo các đương sự có thể chứng minh các yêu cầu của mình là có căn cứ. Trường hợp đương sự không cung cấp hoặc cung cấp không đầy đủ tài liệu, chứng cứ, Tòa án yêu cầu đương sự giao nộp bổ sung. Trường hợp đương sự không thực hiên, Tòa án sẽ căn cứ vào tài liệu, chứng cứ mà đương sự đã giao nộp và Tòa án đã thu thập để giải quyết vụ việc dân sự.

(ii) Thời điểm giao nộp chứng cứ theo từng giai đoạn tố tụng

Khoản 1 Điều 96 BLTTDS 2015 quy định thời hạn giao nộp tài liệu, chứng cứ do Thẩm phán được phân công giải quyết vụ việc ấn định nhưng không được vượt quá thời hạn chuẩn bị xét xử theo thủ tục sơ thẩm, trừ một số trường hợp luật định. Theo đó, tùy thuộc vào từng giai đoạn tố tụng, thời điểm này có thể được xác định như sau:

• Thời điểm khởi kiện: Theo khoản 5 Điều 189 BLTTDS, người khởi kiện phải gửi kèm đơn khởi kiện các tài liệu, chứng cứ để chứng minh cho yêu cầu của mình là có căn cứ và hợp pháp. Đây là thời điểm đầu tiên mà đương sự cần cung cấp chứng cứ.
• Giai đoạn chuẩn bị xét xử: Căn cứ điểm đ khoản 2 Điều 203, điểm c khoản 2 Điều 210, Điều 287 BLTTDS, trong thời gian chuẩn bị xét xử, Tòa án có thể yêu cầu đương sự bổ sung chứng cứ. Thời hạn cụ thể sẽ do Tòa án ấn định. Ngoài ra, trường hợp đương sự có chứng cứ mới nhưng chưa cung cấp cho Tòa, đương sự có thể nộp bổ sung trong giai đoạn này.
• Tại phiên xét xử: Căn cứ khoản 4 Điều 96, khoản 1 Điều 303 BLTTDS, đương sự có quyền giao nộp, trình bày chứng cứ tại phiên tòa đối với một số loại tài liệu, chứng cứ nhất định gồm: (i) Tài liệu, chứng cứ mà Tòa án đã yêu cầu giao nộp nhưng đương sự không giao nộp được vì có lý do chính đáng (đương sự có nghĩa vụ chứng minh lý do của việc chậm giao nộp tài liệu, chứng cứ đó); (ii) Tài liệu, chứng cứ mà trước đó Tòa án không yêu cầu đương sự giao nộp; hoặc (iii) Tài liệu, chứng cứ mà đương sự không thể biết được trong quá trình giải quyết vụ việc theo thủ tục sơ thẩm. Trường hợp này Hội đồng xét xử sẽ xem xét và ra quyết định về việc chấp nhận tài liệu, chứng cứ được giao nộp bổ sung tại phiên tòa có được chấp nhận hay không.

Như vậy, pháp luật không ấn định một thời điểm cứng nhắc cho việc giao nộp chứng cứ, mà trao quyền chủ động cho Tòa án trong việc ấn định thời hạn và xem xét lý do chậm nộp. Do đó, để đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của mình một cách tối đa, đương sự cần thực hiện việc giao nộp tài liệu, chứng cứ theo đúng quy định của pháp luật tố tụng.

2.Hậu quả đối với việc giao nộp chứng cứ không đúng thời điểm

(i) Chứng cứ có thể không được Tòa án chấp nhận

Theo khoản 4 Điều 96 BLTTDS, nếu đương sự giao nộp chứng cứ không đúng thời điểm do lỗi cố ý hoặc không có lý do chính đáng, Tòa án có thể từ chối xem xét chứng cứ đó. Quy định này nhằm bảo đảm quyền bình đẳng và không làm ảnh hưởng đến quyền lợi của các bên trong quá trình xét xử.

Ví dụ thực tiễn: Trong vụ án tranh chấp hợp đồng mua bán, nguyên đơn đã được Tòa án yêu cầu giao nộp hóa đơn giá trị gia tăng nhưng nguyên đơn không giao nộp. Sau đó, tại phiên xét xử sơ thẩm, nguyên đơn mới giao nộp bổ sung hóa đơn giá trị gia tăng đã được Tòa án yêu cầu nhưng không chứng minh được lý do chính đáng dẫn tới việc chậm nộp. Khi đó, Tòa án nhận định việc nộp chậm là do lỗi của nguyên đơn, dẫn đến việc không chấp nhận chứng cứ này để làm căn cứ xác định thiệt hại, khiến yêu cầu bồi thường bị bác bỏ một phần.

(ii) Bên giao nộp muộn có thể bị đánh giá bất lợi trong việc chứng minh yêu cầu

Nếu bên khởi kiện không nộp đủ chứng cứ đúng hạn để chứng minh yêu cầu khởi kiện thì Tòa án sẽ có quyền bác đơn yêu cầu, căn cứ theo nguyên tắc “ai yêu cầu thì phải chứng minh” được quy định tại Điều 91 BLTTDS.

Tương tự, bị đơn không chứng minh được căn cứ cho yêu cầu phản tố hoặc nội dung phản bác cũng sẽ chịu bất lợi. Việc chậm nộp chứng cứ dẫn đến mất cơ hội bảo vệ quyền lợi chính đáng trong phiên tòa là một rủi ro pháp lý đáng kể.

(iii) Có thể làm kéo dài thời gian tố tụng, phát sinh chi phí không cần thiết

Việc đương sự chậm trễ trong việc nộp chứng cứ có thể khiến Tòa án gặp khó khăn trong quá trình kiểm tra và đánh giá tài liệu, từ đó dẫn đến việc kéo dài thời gian tố tụng không cần thiết. Điều này không chỉ gây lãng phí thời gian, chi phí tố tụng mà còn có thể ảnh hưởng đến quyền lợi hợp pháp của chính các đương sự, đặc biệt nếu sự chậm trễ làm mất đi thời điểm có lợi để bảo vệ quyền yêu cầu hoặc phản đối yêu cầu của bên kia. Hơn nữa, việc nộp chứng cứ muộn có thể bị Tòa án đánh giá là thiếu thiện chí trong việc hợp tác, gây bất lợi trong việc cân nhắc các yếu tố khách quan khi ra phán quyết.

(iv) Chứng cứ nộp muộn có thể bị nghi ngờ về tính xác thực

Thông thường, các tài liệu, chứng cứ được giao nộp đúng thời điểm sẽ có giá trị cao hơn trong việc thuyết phục Tòa án. Nếu tài liệu được nộp muộn, đặc biệt sau khi đã tiếp cận hồ sơ của bên đối phương, chứng cứ này có thể bị nghi ngờ là được tạo lập hoặc làm giả để đối phó. Điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của đương sự trước Hội đồng xét xử và có thể bị xem xét theo hướng tiêu cực trong đánh giá chứng cứ.

Việc giao nộp tài liệu, chứng cứ đúng thời điểm là yếu tố quan trọng trong chiến lược tố tụng của mỗi vụ án dân sự. Với kinh nghiệm thực tiễn, lời khuyên của TNTP dành cho các đương sự là nên phối hợp chặt chẽ với luật sư ngay từ giai đoạn chuẩn bị hồ sơ khởi kiện hoặc phản tố để xây dựng bộ chứng cứ đầy đủ, hợp lệ, đúng thời điểm. Việc chuẩn bị sớm, đúng quy định không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý mà còn tăng khả năng thành công khi giải quyết tranh chấp tại Tòa án.

Trân trọng,