Trong tình trạng đô thị hóa ngày càng phát triển, các nhà chung cư ngày càng trở nên phổ biến tại các thành phố lớn. Cùng với đó, việc quản lý, sử dụng và vận hành nhà chung cư đòi hỏi sự phối hợp giữa các chủ sở hữu thông qua hội nghị nhà chung cư. Đây là cuộc họp giúp chủ sở hữu thực hiện quyền giám sát và quyết định các vấn đề liên quan đến tài sản chung, chi phí vận hành và các hoạt động quản lý chung cư. Bài viết sau đây, TNTP sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về quy định pháp luật hiện hành về hội nghị nhà chung cư.
1. Hội nghị nhà chung cư là gì?
• Theo quy định tại Luật Nhà ở 2023 và Thông tư số 05/2024/TT-BXD, đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu thì hội nghị nhà chung cư là cuộc họp của chủ sở hữu và người sử dụng nhà chung cư; đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì hội nghị nhà chung cư là hội nghị của các chủ sở hữu hoặc người sử dụng được chủ sở hữu ủy quyền bằng văn bản hợp lệ có chữ ký xác nhận của chủ sở hữu.
• Đối với tòa nhà chung cư, cụm nhà chung cư có một chủ sở hữu thì thành phần tham dự Hội nghị nhà chung cư bao gồm đại diện chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư và mời đại diện của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà chung cư tham dự.
• Đối với tòa nhà chung cư, cụm nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì thành phần tham dự Hội nghị nhà chung như sau:
– Thành phần tham dự đối với hội nghị nhà chung cư lần đầu bao gồm: đại diện chủ đầu tư, đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao, đại diện đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư (nếu có) và đại diện của Ủy ban nhân dân cấp xã.
– Thành phần tham dự đối với hội nghị nhà chung cư bất thường và Hội nghị nhà chung cư thường niên bao gồm: đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao, đại diện chủ đầu tư (nếu chủ đầu tư còn sở hữu diện tích trong nhà chung cư), đại diện đơn vị quản lý vận hành (nếu nhà chung cư phải thuê đơn vị quản lý vận hành) và đại diện của Ủy ban nhân dân cấp xã.
• Các loại hội nghị nhà chưng cư, bao gồm: hội nghị nhà chung cư lần đầu, hội nghị nhà chung cư thường niên và hội nghị nhà chung cư bất thường.
2. Thời điểm và điều kiện tổ chức các hội nghị nhà chung cư
2.1 Hội nghị nhà chung cư lần đầu
• Về thời điểm tổ chức: Hội nghị nhà chung cư lần đầu là cơ sở để xây dựng bộ máy quản lý cũng như quy định, quy chế quản lý toà nhà của toàn thể các chủ sở hữu. Theo quy định tại Điều 15 Thông tư số 05/2024/TT-BXD quy định hội nghị nhà chung cư lần đầu phải được tổ chức trong thời hạn 12 tháng kể từ thời điểm có trên 50% số căn hộ đã được bàn giao cho người mua, người thuê; đối với cụm nhà chung cư thì được tổ chức khi có tối thiểu 50% số căn hộ của mỗi tòa nhà trong cụm đã được bàn giao cho người mua, người thuê.
• Điều kiện về số lượng người tham dự: Theo quy định pháp luật, để hội nghị nhà chung cư lần đầu được tổ chức hợp lệ, cần có ít nhất 50% đại diện các chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự. Trường hợp không đủ người tham dự theo quy định, trong vòng 07 ngày làm việc kể từ thời điểm tổ chức theo thông báo mời họp, chủ đầu tư hoặc đại diện các chủ sở hữu căn hộ cần có văn bản đề xuất Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức hội nghị.
• Những nội dung cần quyết định trong hội nghị nhà chung cư lần đầu: Tại hội nghị nhà chung cư lần đầu, các chủ sở hữu sẽ tiến hành thảo luận và biểu quyết đối với một số nội dung quan trọng nhằm thiết lập nền tảng cho cơ chế quản lý vận hành nhà chung cư. Cụ thể như sau:
– Thông qua quy chế tổ chức hội nghị nhà chung cư, bao gồm cả các cuộc họp thường niên và bất thường;
– Quy định về việc bầu Ban quản trị như: tên gọi, số lượng thành viên, danh sách ứng cử viên, vị trí Trưởng ban, Phó ban (nếu có thành lập). Trường hợp chủ đầu tư vẫn còn sở hữu diện tích trong nhà chung cư. Chủ đầu tư có quyền cử người đại diện giữ chức vụ Phó ban quản trị, trừ khi có văn bản từ chối tham gia Ban quản trị;
– Kế hoạch bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư cho các thành viên Ban quản trị;
– Xem xét, chỉnh sửa hoặc bổ sung Nội quy quản lý và sử dụng nhà chung cư;
– Quyết định các nội dung có liên quan đến kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung và lựa chọn đơn vị quản lý vận hành, thông qua các quy chế thu chi tài chính của Ban quản trị. Mức giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư được quyết định trên cơ sở quy định pháp luật và sự thống nhất giữa các chủ sở hữu với đơn vị quản lý vận hành.;
– Các khoản kinh phí mà chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư phải đóng góp trong quá trình sử dụng nhà chung cư;
– Tỷ lệ số lượng chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư tham dự Hội nghị nhà chung cư thường niên trong trường hợp có ít hơn 30% số đại diện chủ sở hữu tham dự;
– Phương án lựa chọn đơn vị bảo trì, hạng mục cần giám sát và cách thức thanh toán chi phí bảo trì, trừ trường hợp phát sinh đột xuất ngoài thời điểm tổ chức hội nghị.
Quyền biểu quyết tại hội nghị được xác định theo diện tích sở hữu riêng của từng chủ sở hữu, theo nguyên tắc: mỗi 1m² tương ứng với 01 phiếu biểu quyết, phần diện tích lẻ dưới 1m² không được tính. Trường hợp không thống nhất được diện tích sở hữu, sẽ căn cứ vào hợp đồng mua bán hoặc thuê mua. Các quyết định được thông qua tại hội nghị nhà chung cư sẽ theo nguyên tắc đa số.
2.2 Hội nghị nhà chung cư bất thường
• Về thời điểm tổ chức: Hội nghị nhà chung cư bất thường có thể được tổ chức bất kỳ thời điểm nào trong quá trình sử dụng, khi phát sinh nhu cầu giải quyết các vấn đề quan trọng, cấp thiết liên quan đến hoạt động quản lý, vận hành, sửa chữa, tài chính, nhân sự… Hội nghị bất thường có thể được triệu tập theo yêu cầu của ban quản trị, của từ 50% tổng số chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao trở lên hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền trong một số trường hợp cụ thể.
• Điều kiện về số lượng người tham dự: Tùy thuộc vào tính chất và nội dung của hội nghị, số lượng người tham dự cần đảm bảo tỷ lệ nhất định theo quy định của pháp luật và nội quy đã được thông qua tại hội nghị lần đầu.
2.3 Hội nghị nhà chung cư thường niên
• Về thời điểm tổ chức: Khác với hội nghị bất thường, hội nghị nhà chung cư thường niên được tổ chức định kỳ mỗi năm một lần, nhằm tổng kết, đánh giá kết quả hoạt động quản lý, vận hành tòa nhà trong năm qua; quyết toán tài chính; bầu, thay thế các vị trí trong ban quản trị.
• Điều kiện về số lượng người tham dự: Khi có tối thiểu 30% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự hoặc một tỷ lệ thấp hơn theo quy định. Đối với một số trường hợp họp thường niên kết hợp bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên ban quản trị thì phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao của nhà chung cư hoặc cụm nhà chưng cư tham dự.
Hội nghị nhà chung cư là cuộc họp giúp đảm bảo quyền lợi, trách nhiệm và tiếng nói chung của các chủ sở hữu trong việc quản lý, vận hành và sử dụng nhà chung cư một cách minh bạch, dân chủ và hiệu quả. Việc nắm rõ quy định pháp luật liên quan đến tổ chức và hoạt động của hội nghị nhà chung cư giúp cư dân thực hiện đầy đủ quyền và lợi ích của mình.
Trên đây là những nội dung và chia sẻ pháp lý của TNTP về “Quy định pháp luật về hội nghị nhà chung cư: Những điều bạn cần biết”. Chúng tôi hy vọng bài viết này có ích với các bạn đọc.
Trân trọng,
