Quy định mới về đăng ký lao động từ ngày 01/1/2026
Kể từ ngày 01/01/2026, đăng ký lao động đã trở thành nghĩa vụ bắt buộc đối với những người lao động và người sử dụng lao động theo Luật Việc làm 2025 và Nghị định số 318/2025/NĐ-CP ngày 12/12/2025. Quy định này đánh dấu bước thay đổi quan trọng trong cơ chế quản lý thông tin người lao động và quan hệ lao động tại Việt Nam, được kỳ vọng sẽ nâng cao tính minh bạch của thị trường lao động, hỗ trợ hiệu quả công tác hoạch định chính sách việc làm, bảo hiểm xã hội và an sinh xã hội. Trong bài viết dưới đây, TNTP sẽ phân tích một số quy định nổi bật về đăng ký lao động từ ngày 01/01/2026.
1.Các nhóm đối tượng phải đăng ký lao động từ 01/01/2026
Căn cứ Điều 3 Nghị định số 318/2025/NĐ-CP ngày 12/12/2025 quy định chi tiết một số điều của Luật Việc làm về đăng ký lao động và hệ thống thông tin thị trường lao động (“Nghị định 318”), nghĩa vụ đăng ký lao động được áp dụng đối với 03 nhóm đối tượng sau đây:
- Nhóm thứ nhất là người lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024.
- Nhóm thứ hai gồm người đang có việc làm nhưng không thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.
- Nhóm thứ ba là người thất nghiệp, tức những người không có việc làm, đang tìm kiếm và sẵn sàng làm việc.
Cần lưu ý rằng, cán bộ, công chức, viên chức, lực lượng vũ trang nhân dân không thực hiện việc đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động theo quy định tại Nghị định này.
Như vậy, có thể thấy phạm vi đối tượng phải thực hiện đăng ký lao động theo Nghị định 318 bao phủ hầu hết các nhóm đối tượng tham gia hoặc có khả năng tham gia thị trường lao động, đồng thời loại trừ một số chủ thể đặc thù theo quy định pháp luật chuyên ngành.
2.Các thông tin cần kê khai khi đăng ký lao động
Một điểm đổi mới đáng chú ý trong nghị định này là việc phân định rõ trách nhiệm kê khai thông tin giữa người lao động (“NLĐ”) và người sử dụng lao động (“NSDLĐ”). NLĐ có trách nhiệm tự kê khai và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác của thông tin. NSDLĐ phải thu thập, cung cấp và cập nhật đầy đủ thông tin NLĐ khi tuyển dụng, thay đổi hoặc chấm dứt quan hệ lao động.
Căn cứ Điều 4 Nghị định 318, có 05 nhóm thông tin đăng ký lao động bao gồm:
- Thông tin cơ bản của NLĐ, gồm: Họ, chữ đệm và tên khai sinh; số định danh cá nhân; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; nơi ở hiện tại (nơi thường trú hoặc nơi tạm trú);
- Nhóm thông tin về giáo dục phổ thông, giáo dục nghề nghiệp, giáo dục đại học, chứng chỉ kỹ năng nghề và các chứng chỉ khác, gồm:
– Thông tin về trình độ giáo dục phổ thông cao nhất đạt được;
– Thông tin về cấp trình độ, lĩnh vực đào tạo đạt được của giáo dục nghề nghiệp; giáo dục đại học;
– Thông tin về chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia đã đạt được;
– Các chứng chỉ khác.
- Nhóm thông tin về tình trạng việc làm và nhu cầu về việc làm, gồm:
– Thông tin về việc làm đang làm, gồm: chức vụ, chức danh nghề, nghề nghiệp, loại hợp đồng, địa điểm làm việc;
– Thông tin về NSDLĐ, gồm: tên NSDLĐ; mã số; loại hình; địa chỉ trụ sở chính; ngành kinh tế;
– Thông tin về tình trạng thất nghiệp, gồm: thời gian thất nghiệp; lý do thất nghiệp;
– Thông tin về nhu cầu việc làm là những thông tin về việc làm mong muốn có được, gồm: nghề nghiệp, loại hợp đồng, mức lương và chế độ phúc lợi, nơi làm việc.
- Nhóm thông tin về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, gồm:
– Thông tin về tình trạng tham gia đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, gồm: mã số bảo hiểm xã hội, loại hình, loại bảo hiểm xã hội.
– Thông tin về tình trạng hưởng chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, gồm: chế độ, thời gian hưởng chế độ.
- Nhóm thông tin về đặc điểm, đặc thù, gồm:
– Thông tin về người khuyết tật;
– Thông tin về người thuộc hộ nghèo, hộ cận nghèo, hộ có đất thu hồi;
– Thông tin về thân nhân của người có công với cách mạng;
– Thông tin về người hoàn thành nghĩa vụ quân sự, nghĩa vụ tham gia công an nhân dân.
3.Thủ tục đăng ký lao động theo từng nhóm đối tượng
3.1 Đối với NLĐ thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc
Căn cứ Điều 5 Nghị định 318, thủ tục đăng ký lao động đối với NLĐ thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc như sau:
(i) Hồ sơ đăng ký lao động bao gồm:
- Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội của NSDLĐ kèm theo danh sách NLĐ tham gia bảo hiểm xã hội;
- Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội của NLĐ.
Trong đó, bổ sung các nhóm thông tin về việc làm đang làm, gồm: chức vụ, chức danh nghề, nghề nghiệp, loại hợp đồng, địa điểm làm việc; và nhóm thông tin NSDLĐ, gồm: tên NSDLĐ; mã số; loại hình; địa chỉ trụ sở chính; ngành kinh tế.
(ii) Trình tự, thủ tục thực hiện như sau:
- Bước 1: NLĐ cung cấp cho NSDLĐ những thông tin có liên quan tại Tờ khai nêu trên và chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin;
- Bước 2: NSDLĐ đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động cho NLĐ khi nộp hồ sơ đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội và các văn bản hướng dẫn;
- Bước 3: Sau khi được cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận, xử lý, thông tin đăng ký lao động của NLĐ được đồng bộ, chia sẻ với cơ sở dữ liệu về NLĐ.
3.2 Đối với NLĐ đang có việc làm không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm bắt buộc, người thất nghiệp
Căn cứ Điều 6 Nghị định 318, thủ tục đăng ký lao động đối với NLĐ đang có việc làm không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm bắt buộc, người thất nghiệp như sau:
(i) Hồ sơ đăng ký lao động là Tờ khai điện tử theo mẫu ban hành kèm theo Nghị định 318.
(ii) Trình tự, thủ tục thực hiện như sau:
- Bước 1: NLĐ truy cập vào Sàn giao dịch việc làm quốc gia (https://www.vieclam.gov.vn) hoặc trên ứng dụng định danh điện tử VNeID, chọn mục đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động và điền thông tin vào Tờ khai điện tử.
- Bước 2: Hệ thống đăng ký lao động tiếp nhận, xử lý và trả kết quả đăng ký thành công ngay sau khi NLĐ hoàn thành Tờ khai điện tử, nếu đăng ký không thành công hệ thống phản hồi lý do;
- Bước 3: Sau khi đăng ký thành công, thông tin đăng ký lao động của NLĐ được cập nhật, đồng bộ vào cơ sở dữ liệu về NLĐ.
4.Lộ trình áp dụng quy định về đăng ký lao động theo từng đối tượng
Quy định về đăng ký lao động không được áp dụng đồng loạt và ngay lập tức khi Luật Việc làm 2025 và Nghị định 318 chính thức có hiệu lực, mà được triển khai theo lộ trình phù hợp đối với từng nhóm đối tượng, nhằm bảo đảm tính khả thi trong tổ chức thực hiện cũng như hiệu quả trong quản lý thông tin lao động. Điều 25 Nghị định 318 quy định lộ trình áp dụng quy định về đăng ký lao động như sau:
- Nhóm NLĐ tham gia BHXH bắt buộc thực hiện đăng ký lao động từ ngày 01/07/2026;
- Nhóm NLĐ đang có việc làm không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm bắt buộc, người thất nghiệp thực hiện đăng ký lao động từ ngày 01/01/2027.
Việc quy định lộ trình áp dụng theo từng nhóm đối tượng nêu trên nhằm tạo điều kiện để NLĐ, NSDLĐ và các cơ quan, tổ chức có liên quan có đủ thời gian chuẩn bị và đảm bảo triển khai quy định về đăng ký lao động được thực hiện thống nhất, đồng bộ và đúng pháp luật. Doanh nghiệp cũng cần chủ động rà soát và có sự thay đổi phù hợp trong quy trình quản lý lao động để bảo đảm đáp ứng yêu cầu đăng ký lao động theo đúng lộ trình của Nghị định 318.
Trên đây là bài viết của TNTP về “Quy định mới về đăng ký lao động từ ngày 01/01/2026”. Hy vọng bài viết mang lại thông tin hữu ích cho Quý độc giả. Trường hợp có vấn đề cần hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với TNTP.
Trân trọng,
