Khi doanh nghiệp tiến hành việc khởi kiện bên nợ tại cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp như Tòa án hoặc Trung tâm Trọng tài thương mại thì ngoài Đơn khởi kiện, doanh nghiệp cần chuẩn bị nhiều tài liệu khác để bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp, cũng như căn cứ chứng minh yêu cầu bên nợ phải thanh toán khoản nợ. Trong bài viết này, TNTP sẽ phân tích và đưa ra các tài liệu quan trọng cần cung cấp khi khởi kiện bên nợ.
1. Hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa các bên
Để có thể xác định nghĩa vụ thanh toán khoản nợ của bên nợ và quyền yêu cầu bên nợ thanh toán của doanh nghiệp thì phải bắt đầu tư Hợp đồng giữa các bên. Việc giao kết hợp đồng một cách hợp pháp sẽ phát sinh quyền và nghĩa vụ của từng bên, theo đó, đây là tài liệu đầu tiên doanh nghiệp cần cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp để chứng minh quyền yêu cầu bên nợ thanh toán.
Các điều khoản của Hợp đồng cũng sẽ ảnh hưởng đến yêu cầu của doanh nghiệp, thậm chí một số điều khoản như thỏa thuận về cơ quan giải quyết khi phát sinh tranh chấp sẽ quyết định cơ quan nào có thẩm quyền giải quyết tranh chấp giữa các bên. Theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp chỉ được phép khởi kiện bên nợ đến Trung tâm Trọng tài thương mại khi nội dung hợp đồng giữa các bên quy định rõ việc lựa chọn Trung tâm Trọng tài thương mại là cơ quan giải quyết tranh chấp, hoặc các bên có thỏa thuận lựa chọn Trung tâm Trọng tài thương mại sau khi ký kết hợp đồng. Mọi trường hợp các bên không có bất cứ thỏa thuận nào hoặc nội dung hợp đồng không đề cập đến việc lựa chọn Trung tâm Trọng tài thương mại là cơ quan giải quyết tranh chấp thì thẩm quyền giải quyết sẽ luôn thuộc về Tòa án có thẩm quyền.
Ngoài ra, việc yêu cầu lãi của các bên cũng phụ thuộc vào nội dung của Hợp đồng, một số trường hợp các bên không thỏa thuận rõ về lãi suất chậm trả, hoặc có thỏa thuận nhưng lãi suất chậm trả vượt quá quy định của pháp luật thì việc yêu cầu áp dụng lãi suất chậm trả khi khởi kiện sẽ phải căn cứ vào các quy định liên quan tại Bộ luật Dân sự hoặc Luật Thương mại. Do đó doanh nghiệp cần căn cứ vào các nội dung của hợp đồng để đưa ra các yêu cầu hợp lý và phù hợp với quy định của pháp luật, nếu không các cơ quan giải quyết tranh chấp sẽ không chấp nhận yêu cầu khởi kiện của doanh nghiệp, thậm chí có thể trả lại Đơn khởi kiện vì không đủ căn cứ thụ lý vụ án.
2. Biên bản đối chiếu công nợ
Đây là tài liệu rất quan trọng để làm căn cứ chứng minh chính xác khoản nợ doanh nghiệp yêu cầu bên nợ thanh toán khi khởi kiện bên nợ. Biên bản đối chiếu công nợ là một văn bản ghi nhận số tiền nợ hoặc toàn bộ quá trình phát sinh, thanh toán và khoản nợ còn lại giữa các bên trong toàn bộ quá trình thực hiện hợp đồng. Và quan trọng nhất là Biên bản đối chiếu công nợ được xác nhận bởi những người có thẩm quyền của các bên như kế toán, giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và bên nợ. Do đó, căn cứ vào tài liệu này, doanh nghiệp có thể xác minh chính xác số tiền cần yêu cầu bên nợ thanh toán, và đưa ra bằng chứng chứng minh chính bên nợ đã thừa nhận số liệu của khoản nợ. Như vậy, cơ quan giải quyết tranh chấp sẽ có căn cứ rõ ràng để xác định nghĩa vụ thanh toán khoản nợ cũng như yêu cầu hợp pháp của doanh nghiệp.
Tuy tài liệu này có giá trị lớn trong quá trình khởi kiện tại các cơ quan giải quyết tranh chấp nhưng nhiều doanh nghiệp trong quá trình hoạt động không biết hoặc chú ý đến tầm quan trọng của Biên bản đối chiếu công nợ. Nhiều trường hợp toàn bộ quá trình hoạt động của các bên không hề được ghi nhận bằng văn bản mà chỉ được lưu trữ qua các email hoặc tin nhắn trao đổi giữa kế toán hoặc cá nhân những người có thẩm quyền tại doanh nghiệp. Các hình thức lưu trữ thông tin hoạt động hoặc khoản nợ như vậy sẽ không đảm bảo được lợi ích của các bên và trường hợp có phát sinh tranh chấp thì chủ nợ sẽ là bên phải chịu bất lợi vì các các cơ quan giải quyết tranh chấp có thể không chấp nhận các thông tin, chứng cứ được lưu trữ trên tin nhắn điện thoại hoặc email vì các thông tin, chứng cứ này không có đủ giá trị pháp lý để xem xét giống như Biên bản đối chiếu công nợ.
3. Hóa đơn, Biên bản giao nhận hàng hóa và phiếu xuất kho
Là các tài liệu chứng minh quá trình thực hiện nội dung thỏa thuận/Hợp đồng giữa doanh nghiệp và bên nợ. Đây còn là các tài liệu quan trọng để chứng minh mức độ thực hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp trong quá trình thực hiện thỏa thuận/hợp đồng với bên nợ, và các khoản thu, chi, giao nhận hàng hóa giữa các bên làm cơ sở chứng minh cho khoản nợ mà doanh nghiệp yêu cầu bên nợ phải thanh toán.
Ngoài ra, các tài liệu này cũng thể hiện quá trình thực hiện thỏa thuận/ hợp đồng giữa các bên là hợp pháp và có đầy đủ chứng từ, tài liệu theo quy định của pháp luật. Vì doanh nghiệp chỉ có thể đưa ra một yêu cầu hợp pháp chỉ khi quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật.
Việc nộp đầy đủ Biên bản giao nhận hàng hóa và phiếu xuất kho sẽ giúp cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp xác định được chính xác quá trình từ khi giao kết hợp đồng giữa các bên đến khi phát sinh khoản nợ, các bên đã thực hiện giao số lượng hàng hóa và giá trị có khớp với biên bản đối chiếu công nợ hay không để làm căn cứ chấp nhận yêu cầu khởi kiện của doanh nghiệp và có cái nhìn toàn bộ vụ việc một cách rõ ràng và chính xác nhất.
Trên đây là bài viết của TNTP về chủ đề: “Những tài liệu quan trọng cần cung cấp khi khởi kiện bên nợ”. Mong rằng bài viết này có ích trong quá trình thu hồi công nợ của các doanh nghiệp.
Trân trọng,
