Hoạt động thu hồi nợ của doanh nghiệp cũng quan trọng không kém so với các hoạt động kinh doanh khác của doanh nghiệp, để có thể quản lý, xử lý các khoản công nợ hiệu quả thì các doanh nghiệp, tổ chức cần phải có một quy chế quản lý công nợ hiệu quả. Trong bài viết sau, luật sư của TNTP sẽ đưa ra những quan điểm, ý kiến về những lý do khiến doanh nghiệp cần quy chế quản lý công nợ:
1. Giúp doanh nghiệp có thể phân loại công nợ một cách hiệu quả
Để doanh nghiệp có thể quản lý công nợ một cách hiệu quả thì điều đầu tiên là phải phân loại các khoản công nợ, đây là nội dung quan trọng đầu tiên của mọi quy chế quản lý công nợ. Việc phân loại công nợ có thể dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau như giá trị khoản nợ, thời gian nợ, mức độ quan hệ giữa doanh nghiệp và đối tác hoặc mức độ khó hay dễ thu hồi nợ.
Việc phân loại khoản nợ sẽ đem lại cho doanh nghiệp 02 mục đích chính: (i) xác định khả năng thu hồi nợ là cao hay thấp, và (ii) Giúp xác định các biện pháp thu hồi nợ cần thiết tương ứng với từng khoản nợ. Do đó, quy chế quản lý công nợ sẽ giúp doanh nghiệp sẽ có thể phân loại công nợ một cách hiệu quả.
2. Tạo ra một quy trình thu hồi nợ hiệu quả
Một nội dung quan trọng khiến doanh nghiệp cần một quy chế quản lý công nợ là để tạo ra một trình tự, thủ tục thu hồi nợ thuận tiện và thống nhất trong nội bộ doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có khả năng xử lý các khoản nợ một cách nhanh chóng, hiệu quả và đồng bộ với toàn bộ các khoản nợ của doanh nghiệp.
Một quy trình thu hồi nợ cần được áp dụng với mọi khoản nợ và các bước tiến hành đều phải được thống nhất theo trình tự cụ thể, ví dụ như các giai đoạn thu hồi nợ từ mức độ thấp đến cao có thể từ: Nhắc nhở – Thương lượng – Yêu cầu thanh toán – Khởi kiện. Khi đó, quy chế quản lý công nợ sẽ quy định mọi khoản nợ của doanh nghiệp sẽ đều được tiến hành theo thứ tự trên đến khi khoản nợ được hoàn tất thu hồi hoặc phải dừng quá trình thu hồi nợ do không có kết quả.
Do đó, một quy chế quản lý công nợ sẽ giúp doanh nghiệp có một quy trình thu hồi nợ hiệu quả và đồng thời giúp nâng cao kinh nghiệm thu hồi nợ của doanh nghiệp với các khoản nợ.
3. Quy định chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận chuyên trách của doanh nghiệp khi thu hồi nợ
Ngoài các lợi ích nói trên, một quy chế quản lý công nợ sẽ giúp doanh nghiệp có thể tối đa khả năng thu hồi nợ của mình. Khi đó, quy chế quản lý công nợ sẽ phân công chức năng của từng bộ phận, phòng ban và chức vụ của doanh nghiệp nhằm phục vụ các công việc thu hồi nợ cụ thể. Điều này giúp doanh nghiệp tập trung được toàn bộ khả năng của mình để hỗ trợ hoạt động thu hồi nợ, ngay cả đối với những bộ phận hoặc chức danh không được cụ thể hoàn toàn cho chức năng thu hồi nợ cũng sẽ đóng góp những giá trị nhất định cho hiệu quả thu hồi nợ.
Ví dụ: (i) Bộ phận kinh doanh là bên tiếp xúc khách hàng và đối tác cũng như làm việc với bên nợ sẽ phối hợp với bộ phận hành chính, kế toán để phân loại các khoản nợ; (ii) Sau khi phân loại, bộ phận kế toán sẽ kiểm kê giá trị nợ để trao đổi với bộ phận kinh doanh hoặc bộ phận thu hồi nợ để xác định chính xác số tiền các bộ phận thu hồi nợ yêu cầu bên nợ phải thanh toán. (iii) Trường hợp cần đối chiếu, xác minh khoản nợ với phía bên nợ thì bộ phận thu hồi nợ cũng sẽ phối hợp với phòng kế toán để lập các văn bản này và gửi các giám đốc phụ trách ký xác nhận hoặc đóng dấu (nếu cần); (iv) Trường hợp không thể thương lượng với bên nợ thì bộ phận thu hồi nợ cũng sẽ phối hợp với bộ phận hành chính, kế toán để lên danh mục hồ sơ khởi kiện, một số tài liệu cũng sẽ cần những người có thẩm quyền của doanh nghiệp ký để đảm bảo tính pháp lý.
Như vậy, quy chế quản lý công nợ sẽ giúp doanh nghiệp quy định, phân công chức năng, nhiệm vụ cho mỗi giai đoạn, mỗi công việc thu hồi nợ để có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong nội bộ doanh nghiệp nhằm nâng cao tối đa khả năng thu hồi nợ.
4. Quy định các nguyên tắc thu hồi nợ tuân thủ quy định pháp luật, phù hợp với chính sách, điều lệ doanh nghiệp
Bất cứ hoạt động nào của doanh nghiệp đều phải tuân thủ pháp luật và hoạt động thu hồi nợ cũng không phải ngoại lệ. Nhiều hoạt động thu hồi nợ có thể mang lại giá trị cho doanh nghiệp nhưng không đảm bảo tính hợp pháp sẽ dẫn đến những rủi ro pháp lý tiềm tàng gây ảnh hưởng không nhỏ đến uy tín cũng như hoạt động kinh doanh của chính doanh nghiệp.
Do đó quy chế thu hồi nợ sẽ đặt ra các điều kiện cụ thể để hoạt động thu hồi nợ phù hợp với đặc thù, nội quy và điều lệ của doanh nghiệp và không gây ảnh hưởng đến bất cứ hoạt động khác của doanh nghiệp hoặc gây khó khăn, chồng lấn quyền hạn và nghĩa vụ của các vị trí, chức vụ trong doanh nghiệp.
Đây là điều rất quan trọng để doanh nghiệp vừa đảm bảo thu hồi nợ hiệu quả và vừa đảm bảo cho hoạt động kinh doanh, và hoạt động khác phù hợp với chức năng của doanh nghiệp được vận hành thuận lợi, không bị gián đoạn khi doanh nghiệp triển khai việc thu hồi công nợ.
Trên đây là bài viết của luật sư TNTP phân tích về chủ đề: “Những lý do khiến doanh nghiệp cần quy chế quản lý công nợ”. Mong rằng bài viết này đem lại giả trị cho hoạt động của các doanh nghiệp.
Trân trọng,
