Các khoản chi thanh toán bằng tiền mặt được trừ theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP

Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, việc xác định đúng chi phí được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và tối ưu nghĩa vụ thuế. Một trong những nội dung quan trọng thường xuyên bị cơ quan thuế kiểm tra là điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, các khoản chi có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên về nguyên tắc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Tuy nhiên, trong thực tiễn kinh doanh, vẫn tồn tại những trường hợp đặc thù mà doanh nghiệp được chấp nhận thanh toán bằng tiền mặt mà khoản chi vẫn được tính là chi phí được trừ.

Bài viết dưới đây, Luật sư của TNTP sẽ phân tích chi tiết các quy định liên quan đến điều kiện thanh toán bằng tiền mặt theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP để doanh nghiệp áp dụng đúng và hạn chế rủi ro thuế.

1.Nguyên tắc chung về thanh toán làm căn cứ xác định chi phí được trừ

Căn cứ khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, đối với các khoản mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp về nguyên tắc phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật.

Theo đó, các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt được chấp nhận bao gồm: chuyển khoản ngân hàng, ủy nhiệm chi, thanh toán qua thẻ hoặc các phương thức thanh toán điện tử hợp pháp khác. Nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt đối với khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên, khoản chi này không đủ điều kiện tính vào chi phí được trừ, trừ các trường hợp đặc thù được pháp luật cho phép và sẽ được phân tích cụ thể tại các nội dung dưới đây.

2.Các trường hợp thanh toán bằng tiền mặt nhưng vẫn được chấp nhận là chi phí được trừ

2.1Khoản chi có giá trị dưới 05 triệu đồng/lần

Doanh nghiệp không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị dưới 05 triệu đồng cho mỗi lần thanh toán. Trong trường hợp này, việc thanh toán bằng tiền mặt vẫn được chấp nhận là chi phí được trừ nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý. Căn cứ Điểm C Khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP về hướng dẫn Luật thuế giá trị gia tăng, các doanh nghiệp cần lưu ý rằng: giá trị 05 triệu đồng là giá đã bao gồm thuế GTGT và trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ nhiều lần trong cùng một ngày của cùng một người bán, nếu tổng giá trị thanh toán từ 05 triệu đồng trở lên thì vẫn bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt.

2.2Thu mua hàng hóa, dịch vụ đặc thù được lập Bảng kê (không có hóa đơn)

Căn cứ điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, đối với một số khoản chi thực tế không thể có hóa đơn do mua trực tiếp từ cá nhân không kinh doanh hoặc hộ gia đình, doanh nghiệp được phép thanh toán bằng tiền mặt và lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định. Các trường hợp này thường bao gồm:

• Thu mua nông sản, thủy sản, hải sản của người trực tiếp sản xuất, đánh bắt;
• Thu mua sản phẩm thủ công làm từ đay, cói, tre, nứa, lá… của người sản xuất thủ công không kinh doanh;
• Thu mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt.

Đồng thời, cần lưu ý rằng, các khoản chi lập Bảng kê theo quy định nêu trên chỉ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp, không đủ điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào do không có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp.

2.3Khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên nhưng chưa thanh toán tại thời điểm ghi nhận chi phí

Theo điểm c3 khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên nhưng đến thời điểm ghi nhận chi phí vẫn chưa thực hiện thanh toán, thì khoản chi này vẫn được tạm thời tính vào chi phí được trừ.

Tuy nhiên, khi thực hiện thanh toán trên thực tế, doanh nghiệp bắt buộc phải thanh toán bằng hình thức không dùng tiền mặt. Nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt ở thời điểm sau đó, khoản chi sẽ bị cơ quan thuế loại khi thanh tra, kiểm tra.

2.4Trường hợp nhân viên/người lao động được ủy quyền thanh toán thay

Căn cứ điểm c2 khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, trong trường hợp doanh nghiệp ủy quyền hoặc giao cho người lao động trực tiếp mua hộ hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, việc xác định điều kiện thanh toán được phân biệt theo giá trị từng lần thanh toán, cụ thể như sau:

(i)Khoản chi có giá trị dưới 05 triệu đồng/lần

Đối với các khoản chi dưới 05 triệu đồng cho mỗi lần thanh toán, pháp luật không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Do đó, trong trường hợp người lao động thanh toán bằng tiền mặt và doanh nghiệp hoàn trả lại khoản tiền này, khoản chi vẫn được chấp nhận là chi phí được trừ nếu đáp ứng các điều kiện chung về hóa đơn, chứng từ hợp pháp và phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

(ii)Khoản chi có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên

Đối với các khoản chi từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, khoản chi vẫn được chấp nhận là chi phí được trừ nếu đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:

• Người lao động thực hiện thanh toán bằng hình thức không dùng tiền mặt (chuyển khoản, thẻ ngân hàng, phương thức thanh toán điện tử hợp pháp);
• Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ;
• Doanh nghiệp có quy chế tài chính, quy chế nội bộ hoặc quyết định ủy quyền cho phép người lao động được thanh toán thay;
• Khoản chi này được doanh nghiệp trực tiếp cho người lao động.

Trong trường hợp đáp ứng đầy đủ các điều kiện nêu trên, pháp luật coi hình thức thanh toán của người lao động là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp, do đó khoản chi đủ điều kiện tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Ngược lại, nếu người lao động thanh toán bằng tiền mặt đối với khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên, khoản chi sẽ không đáp ứng điều kiện về thanh toán không dùng tiền mặt và có nguy cơ bị cơ quan thuế loại khi thanh tra, kiểm tra.

Tóm lại, khoản chi dưới 05 triệu đồng được phép thanh toán bằng tiền mặt và vẫn được tính vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp; trong khi khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên chỉ được chấp nhận khi thanh toán bằng hình thức không dùng tiền mặt, kể cả trường hợp người lao động thanh toán thay theo ủy quyền.

3.Chứng từ cần thiết để xác định khoản chi được trừ khi thanh toán bằng tiền mặt

Để hạn chế rủi ro bị xuất toán chi phí, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ phù hợp với từng trường hợp cụ thể, bao gồm:

• Đối với khoản chi dưới 05 triệu đồng: Hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp; Phiếu chi có chữ ký người nhận tiền
• Đối với thu mua nông sản, phế liệu, hàng hóa đặc thù: Bảng kê thu mua (theo mẫu quy định, ghi rõ thông tin người bán); Chứng từ chi tiền; Biên bản giao nhận hàng hóa (nếu có).
• Đối với chi phí công tác, chi phí do cá nhân chi hộ: Quyết định cử đi công tác hoặc văn bản ủy quyền; Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ; Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân và chứng từ hoàn trả của doanh nghiệp.

Nghị định 320/2025/NĐ-CP tuy siết chặt điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên, nhưng vẫn dành ra những hành lang pháp lý cần thiết để doanh nghiệp xử lý các tình huống phát sinh trong thực tế kinh doanh. Việc phân biệt rõ khoản chi nào bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt, khoản chi nào được chấp nhận thanh toán bằng tiền mặt, cũng như chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng từ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro thuế và chủ động khi thanh tra, kiểm tra.

Trên đây là bài viết “Các khoản chi thanh toán bằng tiền mặt được trừ theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP” do Luật sư của TNTP biên soạn. TNTP hy vọng bài viết này sẽ mang lại nhiều hữu ích cho các doanh nghiệp và các Quý Độc giả.