Hợp đồng văn bản điện tử với hợp đồng văn bản truyền thống là hai phương thức giao kết hợp đồng bằng văn bản phổ biến trong các giao dịch thương mại, dân sự hiện nay. Mỗi loại hợp đồng đều có những đặc điểm riêng về phương thức thực hiện, phạm vi áp dụng, chi phí vận hành và mức độ bảo mật. Vậy giữa hợp đồng văn bản điện tử với hợp đồng văn bản truyền thống, đâu là lựa chọn phù hợp nhất? Thông qua bài viết “Hợp đồng văn bản điện tử và Hợp đồng văn bản truyền thống – Đâu là lựa chọn phù hợp?” TNTP sẽ phân tích chi tiết hai loại hợp đồng này để quý bạn đọc có thể lựa chọn phương thức phù hợp nhất với nhu cầu của mình.
1. Tổng quan về Hợp đồng văn bản điện tử và Hợp đồng văn bản truyền thống
1.1. Tổng quan về Hợp đồng văn bản truyền thống
Hợp đồng văn bản truyền thống là phương thức giao kết hợp đồng quen thuộc, được thiết lập trên giấy với chữ ký tay và con dấu (nếu có) của các bên. Loại hợp đồng này chịu sự điều chỉnh chủ yếu của Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Thương mại 2005. Hợp đồng văn bản truyền thống thường được giao kết giữa các chủ thể là cá nhân, pháp nhân và các chủ thể khác được pháp luật dân sự quy định, đảm bảo các điều kiện về năng lực hành vi dân sự để tiến hành giao kết hợp đồng.
Hợp đồng văn bản truyền thống tuân theo các nội dung cơ bản trong hợp đồng theo quy định của BLDS và các quy định chuyên ngành khác tùy lĩnh vực của hợp đồng như đối tượng hợp đồng, giá, phương thức thanh toán, thời hạn, địa điểm thực hiện, quyền và nghĩa vụ của các bên,v.v.
1.2. Tổng quan về hợp đồng văn bản điện tử
Hợp đồng điện tử ngày càng được ưa chuộng trong thời đại số hóa, đặc biệt kể từ khi Luật Giao dịch điện tử 2005 và gần đây là Luật Giao dịch điện tử 2023 (có hiệu lực từ 01/07/2024) được ban hành.
Căn cứ theo khoản 16 Điều 3, khoản 1 Điều 24 Luật Giao dịch điện tử 2023, Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, đảm bảo giá trị pháp lý dù được giao kết hoặc thực hiện bởi hệ thống thông tin tự động mà không có sự kiểm tra hay can thiệp của con người.
Giống như hợp đồng văn bản truyền thống, hợp đồng điện tử cũng chịu sự điều chỉnh của Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Thương mại 2005. Tuy nhiên, hợp đồng điện tử còn được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật chuyên biệt như Luật Giao dịch điện tử 2023 và Nghị định 137/2024/NĐ-CP. Điều này tạo ra một khung pháp lý chặt chẽ hơn cho hợp đồng điện tử, đồng thời cũng giới hạn phạm vi áp dụng của nó trong một số lĩnh vực nhất định.
Hợp đồng điện tử có sự tham gia của ít nhất ba chủ thể: bên mua, bên bán và bên cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử. Bên thứ ba này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính xác thực và an toàn của giao dịch điện tử.
Theo Điều 36 Luật Giao dịch điện tử 2023, hợp đồng điện tử có thể bao gồm các điều khoản liên quan đến yêu cầu kỹ thuật, tính toàn vẹn và bảo mật. Ngoài các nội dung cơ bản như hợp đồng văn bản truyền thống, hợp đồng văn bản điện tử có thể bổ sung thông tin về địa chỉ điện tử, phương thức thanh toán trực tuyến và quy trình truy cập, sửa đổi thông tin,v.v.
Như vậy, Cả hai loại hợp đồng đều có giá trị pháp lý nếu tuân thủ các quy định hiện hành.
2. Ưu điểm và hạn chế của hợp đồng văn bản truyền thống, hợp đồng văn bản điện tử
Trước khi mỗi cá nhân và doanh nghiệp quyết định lựa chọn hợp đồng văn bản truyền thống hay hợp đồng văn bản điện tử trong giao dịch, TNTP sẽ phân tích những ưu điểm và hạn chế của hai loại hợp đồng nêu trên:
2.1 Ưu điểm và hạn chế của hợp đồng văn bản truyền thống
• Về ưu điểm, Hợp đồng văn bản truyền thống mang lại nhiều lợi thế đặc trưng nhờ tính chất vật lý cụ thể và quen thuộc đối với mọi chủ thể:
– Tính xác thực và tin cậy cao với chữ ký tay trực tiếp và con dấu của các bên.
– Được chấp nhận rộng rãi trong mọi lĩnh vực, từ giao dịch dân sự, thương mại đến đất đai, văn bản về thừa kế,v.v
– Quy trình thực hiện quen thuộc với đa số doanh nghiệp.
– Khi xảy ra tranh chấp, hợp đồng văn bản truyền thống với chữ ký tay, con dấu, và các yếu tố nhận dạng vật lý khác có thể dễ dàng được kiểm tra, xác minh bởi các cơ quan tư pháp.
– Việc giao kết hợp đồng văn bản truyền thống không phụ thuộc vào hạ tầng công nghệ thông tin, phù hợp với các đối tượng ít tiếp cận công nghệ hoặc tại những khu vực có hạ tầng công nghệ thông tin chưa phát triển.
• Bên cạnh những ưu điểm, hợp đồng văn bản truyền thống cũng bộc lộ một số hạn chế đáng kể:
– Chi phí in ấn, lưu trữ, quản lý và vận chuyển cao.
– Quy trình giao kết hợp đồng kéo dài do cần gặp mặt trực tiếp hoặc phải gửi hợp đồng giữa các bên.
– Hợp đồng văn bản truyền thống cần được lưu trữ vật lý, tùy vào cách lưu trữ của các cá nhân, doanh nghiệp, gây khó khăn trong quản lý và tìm kiếm tài liệu.
– Rủi ro về mất mát, hư hỏng tài liệu vật lý bởi hợp đồng văn bản truyền thống dễ bị mất mát hoặc hư hỏng do yếu tố khách quan.
– Trong bối cảnh hội nhập quốc tế, hợp đồng văn bản truyền thống gây nhiều bất lợi cho giao dịch xuyên biên giới do thời gian vận chuyển dài, chi phí cao, và rủi ro thất lạc trong quá trình chuyển phát quốc tế.
2.2 Ưu điểm và hạn chế của hợp đồng văn bản điện tử
• Về ưu điểm, hợp đồng văn bản điện tử mang lại nhiều lợi ích trong việc tối ưu hóa quy trình ký kết:
– Khi giao kết hợp đồng điện tử, doanh nghiệp không cần in ấn, vận chuyển, từ đó giảm bớt các chi phí không cần thiết. Việc ký kết diễn ra nhanh chóng, rút ngắn thời gian giao dịch.
– Hợp đồng điện tử cho phép ký kết từ xa mà không bị giới hạn bởi vị trí địa lý, giúp doanh nghiệp mở rộng phạm vi hợp tác kinh doanh.
– Hợp đồng điện tử sử dụng công nghệ mã hóa, chữ ký số và các giải pháp xác thực điện tử để đảm bảo tính xác thực, giúp ngăn chặn nguy cơ giả mạo hoặc thay đổi nội dung hợp đồng.
– Doanh nghiệp dễ dàng quản lý và lưu trữ do các hợp đồng được lưu trữ trên hệ thống kỹ thuật số, giúp tra cứu, tìm kiếm nhanh chóng và giảm nguy cơ mất mát.
– Hợp đồng điện tử không chịu ảnh hưởng của các yếu tố vật lý như cháy nổ, ẩm mốc hay mất trộm như hợp đồng văn bản truyền thống, giúp giảm thiểu rủi ro mất mát.
– Sử dụng hợp đồng điện tử giúp tự động hóa quy trình ký kết, giảm thiểu sai sót do con người, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
• Hợp đồng văn bản điện tử cũng có một số hạn chế cần lưu ý:
– Để sử dụng hiệu quả hợp đồng văn bản điện tử, các bên tham gia cần có hạ tầng công nghệ thông tin đủ mạnh, bao gồm thiết bị, phần mềm và kết nối internet ổn định. Đây có thể là rào cản đối với một số doanh nghiệp nhỏ hoặc cá nhân ở vùng sâu, vùng xa.
– Rủi ro về an ninh mạng do dữ liệu hợp đồng văn bản điện tử có thể trở thành mục tiêu tấn công của hacker, gây mất mát hoặc lộ lọt thông tin nhạy cảm.
– Phạm vi áp dụng vẫn còn hạn chế do một số lĩnh vực như bất động sản, hộ tịch, hôn nhân gia đình, thừa kế vẫn yêu cầu hợp đồng văn bản truyền thống, có công chứng chứng thực theo quy định pháp luật.
– Nhiều cá nhân, doanh nghiệp có thể cảm thấy chưa tin tưởng hoặc chưa quen thuộc với việc ký kết hợp đồng điện tử. Việc thay đổi thói quen từ hợp đồng văn bản truyền thống sang hợp đồng điện tử có thể gặp phải sự phản kháng ban đầu.
3. Nên chọn hợp đồng văn bản điện tử hay hợp đồng văn bản truyền thống để phù hợp khi giao dịch?
Việc lựa chọn giữa hợp đồng văn bản điện tử hoặc hợp đồng văn bản truyền thống phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm lĩnh vực hoạt động, quy mô doanh nghiệp, tính chất giao dịch và yêu cầu pháp lý cụ thể. Theo đó, căn cứ vào từng trường hợp cụ thể, cá nhân và doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng hợp đồng văn bản điện tử hoặc hợp đồng văn bản truyền thống để phù hợp giao dịch của mình.
• Cá nhân và doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng hợp đồng điện tử trong các trường hợp sau đây:
– Có giao dịch thường xuyên, liên tục trong hoạt động sản xuất kinh doanh như các lĩnh vực thương mại điện tử, tài chính, bảo hiểm, cung cấp dịch vụ, hợp đồng lao động,v.v hoặc các giao dịch xuyên biên giới, quốc tế.
– Các giao dịch không yêu cầu công chứng, chứng thực, cần thực hiện nhanh chóng.
– Muốn tiết kiệm chi phí, thời gian và tăng hiệu quả quản lý hợp đồng.
– Khi các bên đã có hạ tầng kỹ thuật đảm bảo (chữ ký số, phần mềm ký điện tử, internet).
• Cá nhân và doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng hợp đồng văn bản truyền thống trong các trường hợp sau đây:
– Giao dịch thuộc lĩnh vực mà pháp luật yêu cầu phải có bản giấy công chứng chứng thực (ví dụ: hợp đồng mua bán nhà đất, hợp đồng ủy quyền…).
– Các giao dịch có giá trị lớn, rủi ro cao, phức tạp đòi hỏi việc gặp mặt trực tiếp để đàm phán, thương lượng.
– Đối tác không quen thuộc với công nghệ hoặc chưa có chữ ký điện tử
– Các bên muốn đảm bảo tính pháp lý chắc chắn hơn, giảm thiểu tranh chấp liên quan đến chữ ký số.
Cả hợp đồng điện tử và hợp đồng văn bản truyền thống đều có giá trị pháp lý và phù hợp với từng nhu cầu khác nhau. Doanh nghiệp, cá nhân có thể linh hoạt kết hợp cả hai loại hợp đồng để có thể tối ưu được chi phí vận hành và nâng cao hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, hợp đồng điện tử đang ngày càng trở nên phổ biến và được ưa chuộng hơn. Tuy nhiên, hợp đồng văn bản truyền thống vẫn sẽ tiếp tục tồn tại song song, đặc biệt trong các lĩnh vực đặc thù mà pháp luật yêu cầu. Quan trọng nhất, doanh nghiệp cần đánh giá đúng đặc điểm của từng loại giao dịch, cân nhắc dựa trên nhu cầu thực tế để lựa chọn phương thức phù hợp, đảm bảo tính pháp lý và hiệu quả kinh doanh.
Trên đây là bài viết của TNTP về “Hợp đồng văn bản điện tử và Hợp đồng văn bản truyền thống-Đâu là lựa chọn phù hợp?”. Hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích với Quý Độc giả. Trường hợp cần hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi.
Trân trọng,
