Hợp đồng ủy quyền – Những nội dung cơ bản trong Hợp đồng ủy quyền

Ủy quyền là một hoạt động phổ biến trong các giao dịch dân sự, thương mại cũng như trong tố tụng và thủ tục hành chính. Thông qua hợp đồng ủy quyền, cá nhân, tổ chức có thể giao cho bên thứ ba thay mặt mình thực hiện những công việc nhất định, qua đó bảo đảm quyền và nghĩa vụ được thực hiện đầy đủ, tránh bị gián đoạn. Tuy nhiên, trên thực tế không phải chủ thể nào cũng nắm rõ các nội dung cơ bản của hợp đồng ủy quyền cũng như những rủi ro pháp lý có thể phát sinh trong quá trình thực hiện. Do đó, việc soạn thảo hợp đồng ủy quyền một cách chặt chẽ, đầy đủ là yếu tố quan trọng nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên.

Trong bài viết này, Luật sư của TNTP sẽ phân tích khái niệm hợp đồng ủy quyền, các nội dung cơ bản và quan trọng trong hợp đồng và những rủi ro pháp lý thường gặp, qua đó giúp cá nhân, tổ chức hạn chế tranh chấp phát sinh.

1.Hợp đồng ủy quyền là gì?

Căn cứ Điều 562 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện một hoặc một số công việc nhân danh bên ủy quyền.

Nói cách khác, thông qua hợp đồng ủy quyền, bên được ủy quyền thay mặt bên ủy quyền xác lập, thực hiện các hành vi pháp lý trong phạm vi đã được các bên thỏa thuận. Hợp đồng ủy quyền được xác lập trên cơ sở tự nguyện và tin tưởng, thường được sử dụng trong trường hợp bên ủy quyền không trực tiếp thực hiện hoặc không có điều kiện thực hiện các công việc cần thiết.

2.Những nội dung cơ bản trong hợp đồng ủy quyền

Để bảo đảm giá trị pháp lý, khả năng áp dụng trên thực tế và hạn chế tranh chấp, hợp đồng ủy quyền cần bao gồm các nội dung cơ bản sau đây:

2.1.Thông tin của các bên trong hợp đồng

Việc ghi nhận đầy đủ và chính xác thông tin của các bên là điều kiện quan trọng nhằm xác định rõ chủ thể tham gia hợp đồng, đồng thời tránh rủi ro hợp đồng không được cơ quan, tổ chức hoặc bên thứ ba chấp nhận. Theo đó, hợp đồng ủy quyền cần thể hiện tối thiểu các thông tin sau:

• Họ và tên (đối với cá nhân) hoặc tên đầy đủ của cơ quan, tổ chức;
• Số Căn cước công dân/Hộ chiếu (đối với cá nhân) hoặc Mã số thuế/Mã số doanh nghiệp (đối với tổ chức);
• Địa chỉ cư trú hoặc trụ sở;
• Số điện thoại liên hệ;
• Người đại diện theo pháp luật và chức vụ (đối với tổ chức);

Trường hợp thông tin các bên không đầy đủ hoặc không chính xác có thể dẫn đến tranh chấp hoặc khiến hợp đồng ủy quyền không được chấp nhận khi thực hiện trên thực tế.

2.2.Phạm vi ủy quyền

Phạm vi ủy quyền là nội dung xác định cụ thể các công việc, quyền và nghĩa vụ mà bên ủy quyền giao cho bên được ủy quyền. Theo đó, bên được ủy quyền chỉ được nhân danh bên ủy quyền để thực hiện các giao dịch, công việc trong phạm vi đã được thỏa thuận. Theo đó, hợp đồng ủy quyền cần làm rõ:

• Bên được ủy quyền được thực hiện những công việc gì, bao gồm các hành vi pháp lý và công việc cụ thể được phép tiến hành;
• Mức độ thực hiện công việc, tức là giới hạn quyền hạn của bên được ủy quyền trong quá trình thực hiện (toàn quyền hay chỉ được thực hiện một phần công việc);
• Các giao dịch được phép ký kết và các giao dịch không được phép ký kết.

Phạm vi ủy quyền càng được quy định rõ ràng, chi tiết thì càng hạn chế nguy cơ lạm quyền và giúp bảo vệ tốt hơn quyền, lợi ích hợp pháp của bên ủy quyền.

2.3.Thời hạn ủy quyền

Thời hạn ủy quyền là khoảng thời gian mà bên được ủy quyền được phép nhân danh bên ủy quyền để thực hiện các công việc, giao dịch đã được xác định trong hợp đồng. Thời hạn ủy quyền có thể được xác lập theo một trong các hình thức sau:

• Ghi nhận cụ thể ngày, tháng, năm bắt đầu và kết thúc ủy quyền, qua đó xác định rõ thời điểm phát sinh và chấm dứt hiệu lực của việc ủy quyền;
• Gắn liền với việc hoàn thành một công việc hoặc giao dịch cụ thể, theo đó thời hạn ủy quyền chấm dứt khi công việc được thực hiện xong;
• Áp dụng theo quy định của pháp luật, trong trường hợp pháp luật có quy định đặc thù về thời hạn ủy quyền đối với từng loại công việc nhất định.

Việc xác định rõ thời hạn ủy quyền giúp các bên chủ động trong quá trình thực hiện và hạn chế tranh chấp liên quan đến thời điểm chấm dứt quyền đại diện.

2.4.Quyền và nghĩa vụ của các bên

Hợp đồng ủy quyền cần quy định rõ quyền và nghĩa vụ của từng bên nhằm bảo đảm việc thực hiện ủy quyền đúng mục đích, đúng phạm vi và hạn chế tranh chấp phát sinh. Cụ thể, hợp đồng cần làm rõ:

• Quyền của bên được ủy quyền trong quá trình thực hiện công việc, bao gồm quyền nhân danh bên ủy quyền để thực hiện các hành vi pháp lý trong phạm vi được giao;
• Nghĩa vụ báo cáo và cung cấp thông tin, theo đó bên được ủy quyền có trách nhiệm thông báo kịp thời cho bên ủy quyền về tiến độ, kết quả thực hiện công việc, cũng như các vấn đề phát sinh;
• Nghĩa vụ bảo quản, sử dụng giấy tờ, tài liệu được giao, bảo đảm không làm mất mát, hư hỏng hoặc sử dụng sai mục đích.

2.5.Thù lao (nếu có)

Hợp đồng ủy quyền có thể được xác lập có thù lao hoặc không có thù lao, tùy theo thỏa thuận của các bên.

• Trường hợp có thù lao, hợp đồng cần quy định rõ mức thù lao, phương thức và thời điểm thanh toán.
• Trường hợp không có thù lao, nội dung này cần được ghi nhận rõ trong hợp đồng nhằm tránh tranh chấp liên quan đến chi phí hoặc yêu cầu thanh toán phát sinh trong quá trình thực hiện ủy quyền.

2.6.Cam kết, bảo đảm và trách nhiệm vi phạm

Nội dung về cam kết, bảo đảm và trách nhiệm vi phạm có ý nghĩa quan trọng trong việc ràng buộc trách nhiệm pháp lý của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng. Theo đó, hợp đồng cần làm rõ:

• Trách nhiệm của bên được ủy quyền trong trường hợp thực hiện vượt quá phạm vi ủy quyền;
• Trách nhiệm bồi thường thiệt hại nếu hành vi của bên được ủy quyền gây thiệt hại cho bên ủy quyền;
• Các căn cứ chấm dứt hợp đồng ủy quyền, bao gồm các trường hợp vi phạm nghĩa vụ, không thực hiện hoặc thực hiện không đúng thỏa thuận.

2.7.Hình thức công chứng/chứng thực (nếu pháp luật yêu cầu)

Đối với một số giao dịch, pháp luật quy định hợp đồng ủy quyền phải được lập thành văn bản và được công chứng hoặc chứng thực thì mới có giá trị pháp lý. Các trường hợp phổ biến bao gồm ủy quyền liên quan đến nhà ở, quyền sử dụng đất, đăng ký xe hoặc các tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng. Việc tuân thủ đúng yêu cầu về hình thức giúp hạn chế rủi ro hợp đồng bị vô hiệu.

3.Những rủi ro pháp lý thường gặp trong hợp đồng ủy quyền 

Trong thực tiễn, do mang bản chất là quan hệ tín nhiệm, hợp đồng ủy quyền tiềm ẩn một số rủi ro pháp lý phổ biến sau:

• Vượt quá phạm vi ủy quyền, dẫn đến giao dịch bị vô hiệu hoặc gây thiệt hại cho bên ủy quyền;
• Ủy quyền cho người không đủ năng lực pháp lý hoặc không có thẩm quyền đại diện, làm phát sinh rủi ro về hiệu lực pháp lý của giao dịch;
• Tự ý ủy quyền lại khi không được phép, làm tăng nguy cơ lạm quyền và thất thoát tài sản;
• Không quy định nghĩa vụ báo cáo, cung cấp thông tin, khiến bên ủy quyền không kiểm soát được quá trình thực hiện công việc;
• Không thực hiện công chứng/chứng thực khi pháp luật yêu cầu, dẫn đến hợp đồng ủy quyền không có giá trị pháp lý.

Hợp đồng ủy quyền là công cụ pháp lý quan trọng, được sử dụng phổ biến trong nhiều lĩnh vực của đời sống. Việc soạn thảo hợp đồng ủy quyền đầy đủ, rõ ràng và phù hợp với quy định pháp luật sẽ giúp các bên hạn chế rủi ro, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình. Đối với các giao dịch có giá trị lớn, tính chất phức tạp hoặc yêu cầu về hình thức pháp lý đặc thù, cá nhân và tổ chức nên tham khảo ý kiến luật sư để được tư vấn và hỗ trợ soạn thảo hợp đồng ủy quyền phù hợp, tránh những tranh chấp không đáng có phát sinh trong quá trình thực hiện.

Trên đây là bài viết: “Hợp đồng ủy quyền – Những nội dung cơ bản trong Hợp đồng ủy quyền” do Luật sư của TNTP biên soạn. Chúng tôi hy vọng bài viết sẽ mang lại nhiều hữu ích cho các cá nhân, tổ chức trong quá trình các công việc liên quan đến hoạt động ủy quyền.