Để thực hiện việc thu hồi công nợ một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần chuẩn bị các hồ sơ, tài liệu, cũng như khả năng tài chính và thời gian để có thể theo đuổi quá trình thu hồi nợ đến cùng. Nhằm hỗ trợ cho các doanh nghiệp kiến thức để thực hiện quá trình thu hồi nợ, trong bài viết này TNTP sẽ đưa ra quan điểm về những tài liệu thu hồi nợ quan trọng mà doanh nghiệp cần chuẩn bị.
1. Hợp đồng các bên đã giao kết
Một trong những tài liệu thu hồi nợ đầu tiên mà doanh nghiệp cần chuẩn bị là Hợp đồng mà từ đó phát sinh khoản nợ của bên nợ. Đây là cơ sở để doanh nghiệp có thể đưa ra yêu cầu bên nợ phải thực hiện nghĩa vụ thanh toán vì kể từ thời điểm các bên giao kết Hợp đồng thì quyền và nghĩa vụ của các bên mới phát sinh.
Ngoài ra, một số Hợp đồng còn quy định cụ thể về việc phạt vi phạm, nghĩa vụ thanh toán, thời gian thanh toán và cơ quan giải quyết tranh chấp. Dựa vào các quy định này mà doanh nghiệp mới có thể đưa ra yêu cầu bên nợ thanh toán tiền cho mình, vì các điều khoản trên được giao kết trên tinh thần thiện chí, tự nguyện của các bên. Trong trường hợp doanh nghiệp khởi kiện đến Toà án hoặc Trung Tâm trọng tài thương mại, các cơ quan này sẽ căn cứ vào nội dung của Hợp đồng để xem xét yêu cầu của doanh nghiệp có hợp lý, đủ điều kiện để yêu cầu bên nợ trả nợ hay không.
2. Biên bản bàn giao hàng hoá và Hoá đơn
Đây là các tài liệu thu hồi nợ có giá trị chứng minh doanh nghiệp đã thực hiện nghĩa vụ của mình, có thể là nghĩa vụ giao hàng hoặc nghĩa vụ thanh toán. Căn cứ vào các tài liệu này, doanh nghiệp có căn cứ để chứng minh nghĩa vụ mình đã thực hiện theo nội dung Hợp đồng, hoặc nghĩa vụ mà bên nợ đã thực hiện đến đâu để từ đó có căn cứ cho khoản tiền, tài sản mà doanh nghiệp yêu cầu bên nợ phải thanh toán.
Việc xuất hoá đơn ngoài việc để đảm bảo cho quá trình thực hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp và bên nợ thì cũng thể hiện quá trình mua bán, sử dụng dịch vụ là hợp pháp và có chứng từ rõ ràng. Vì nếu hoạt động mua bán giữa các bên không xuất hoá đơn theo đúng quy định của pháp luật thì có khả năng sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật. Doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu này để đảm bảo lợi ích của mình.
3. Biên bản đối chiếu công nợ
Một tài liệu thu hồi nợ rất quan trọng trong quá trình tố tụng vì văn bản này ghi nhận khoản nợ giữa bên nợ và doanh nghiệp, quá trình nợ phát sinh và các khoản thanh toán đã được trả. Hơn nữa, văn bản này thể hiện sự xác minh của chính bên nợ về khoản nợ phải trả cho doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp có thể buộc bên nợ ký tài liệu này thì sẽ giúp quá trình thu hồi nợ thuận tiện hơn rất nhiều. Vì các cơ quan giải quyết tranh chấp thường xem xét đến Biên bản đối chiếu công nợ là một tài liệu quan trọng để xác định nghĩa vụ thanh toán của bên nợ, vì tại tài liệu đó bên nợ đã thừa nhận khoản nợ nên sẽ phải có nghĩa vụ thực hiện thanh toán cho doanh nghiệp.
4. Các tài liệu thu hồi nợ có chứa thông tin địa chỉ trụ sở, tài khoản của bên nợ
Đây là các thông tin nhằm phục vụ quá trình liên hệ, gửi công văn và để xác định toà án có thẩm quyền thụ lý Đơn khởi kiện của doanh nghiệp trong trường hợp khởi kiện bên nợ. Ngoài ra, việc xác định bên nợ còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký hay không sẽ giúp doanh nghiệp có cơ sở đánh giá khả năng thanh toán của bên nợ tốt hay xấu. Trong trường hợp doanh nghiệp xác định rằng bên nợ không còn hoạt động tại địa chỉ trụ sở đã đăng ký thì có thể tiến hành đề nghị cơ quan thuế có thẩm quyền kiểm tra địa chỉ trụ sở theo quy định của pháp luật như một hình thức răn đe đến bên nợ.
5. Các tài liệu thu hồi nợ liên quan đến nội dung trao đổi giữa các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu doanh nghiệp và bên nợ có bất cứ vấn đề cần giải quyết hoặc trao đổi về hàng hoá, đề nghị thanh toán thường sẽ được thực hiện qua các công văn, email hoặc tin nhắn trao đổi. Nếu doanh nghiệp muốn sử dụng dịch vụ thu hồi nợ hoặc đề nghị các cơ quan có thẩm quyền giải quyết vụ việc thì cần đưa ra các thông tin, tài liệu này vì đây là các chứng cứ thể hiện rõ nhất nội dung của vụ việc, vì lý do nào mà khoản nợ phát sinh và phát sinh với số tiền như thế nào. Nếu doanh nghiệp chuẩn bị tài liệu này thì sẽ tạo điều kiện thuận lợi để các công ty thu hồi nợ và cơ quan giải quyết tranh chấp có thể nắm được nội dung, diễn biến của vụ việc và từ đó đưa ra phương án đánh giá, giải quyết khoản nợ một cách khách quan, hiệu quả và góp phần bảo vệ chính lợi ích của doanh nghiệp.
Trên đây là những nội dung chia sẻ của TNTP về những tài liệu thu hồi nợ cần thiết doanh nghiệp cần chuẩn bị. Mong rằng bài viết này có ích với các doanh nghiệp.
Trân trọng,
