Các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian thu hồi nợ

27 October, 2025 | TNTP LAW | Thu hồi nợ

Dòng tiền là “mạch máu” của mọi doanh nghiệp. Một hợp đồng ký kết thành công chưa đồng nghĩa với lợi nhuận nếu khách hàng chậm thanh toán hoặc không thanh toán. Trong bối cảnh tình trạng chậm trả nợ diễn ra phổ biến, việc quản lý thời gian thu hồi nợ (Debt Collection Period hay DSO – Days Sales Outstanding) trở nên đặc biệt quan trọng. Qua bài viết này, Luật sư của TNTP sẽ phân tích khái niệm, yếu tố ảnh hưởng đến thời gian thu hồi nợ, cách tối ưu thời gian thu hồi nợ và quy định pháp luật liên quan để giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn công nợ của mình.

1.Thời gian thu hồi nợ là gì?

Thời gian thu hồi nợ (Days Sales Outstanding – DSO) là chỉ số thể hiện số ngày trung bình mà doanh nghiệp cần để thu được khoản tiền từ khách hàng sau khi phát hành hóa đơn. Đây là một trong những thước đo quan trọng trong quản trị tài chính, phản ánh trực tiếp mức độ hiệu quả của chính sách tín dụng và quy trình thu hồi nợ của doanh nghiệp.

Trên thực tế, DSO có ý nghĩa lớn trong việc đánh giá và quản lý dòng tiền: khi chỉ số này ở mức thấp, doanh nghiệp nhanh chóng nhận được tiền, qua đó có thể chủ động tái đầu tư, thanh toán chi phí vận hành và mở rộng hoạt động kinh doanh. Ngược lại, DSO cao kéo dài cho thấy doanh nghiệp phải chờ lâu để thu hồi công nợ, làm tăng nguy cơ thiếu hụt dòng tiền và dễ dẫn đến tình trạng phụ thuộc vào vốn vay, từ đó tiềm ẩn rủi ro thanh khoản.

Không chỉ là vấn đề tài chính, thời gian thu hồi nợ còn phản ánh mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng. Một DSO hợp lý thường cho thấy sự hợp tác hiệu quả, uy tín và sự tôn trọng lẫn nhau trong quan hệ thương mại. Ngược lại, việc chậm trễ thanh toán kéo dài có thể là tín hiệu cảnh báo về chất lượng khách hàng hoặc sự thiếu chặt chẽ trong chính sách tín dụng của doanh nghiệp.

2.Các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian thu hồi nợ

Thời gian thu hồi nợ không phải là con số cố định mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố cụ thể trong từng trường hợp.

Thứ nhất, xét về tuổi nợ, càng kéo dài thì khả năng thu hồi càng suy giảm. Thực tiễn cho thấy, những khoản nợ trên 180 ngày thường được phân loại là nợ “khó đòi” và cần có biện pháp pháp lý mạnh mẽ để xử lý.

Thứ hai, giá trị khoản nợ cũng ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ thu hồi. Với các khoản nợ nhỏ, chủ nợ thường dễ đạt được thỏa thuận hoặc áp dụng các biện pháp thu hồi đơn giản. Ngược lại, các khoản nợ lớn thường đi kèm tranh chấp về điều khoản hợp đồng, chất lượng hàng hóa, dịch vụ hoặc trách nhiệm thực hiện, từ đó làm phát sinh nhu cầu thương lượng kéo dài, thậm chí khởi kiện.

Thứ ba, đặc điểm chủ thể bên nợ cũng quyết định mức độ phức tạp của quá trình thu hồi. Nếu bên nợ là cá nhân, thường rơi vào dạng nợ tiêu dùng, việc giải quyết có thể nhanh hơn nhưng lại tiềm ẩn nguy cơ mất khả năng chi trả do thu nhập không ổn định. Trường hợp bên nợ là doanh nghiệp, vấn đề thường gắn với hợp đồng, điều khoản thanh toán, bảo lãnh hoặc sự tham gia của nhiều đối tác liên quan, khiến việc xử lý trở nên phức tạp và tốn thời gian hơn.

Thứ tư, yếu tố tài liệu và chứng cứ là nền tảng pháp lý quan trọng. Nếu chủ nợ không cung cấp được đầy đủ hợp đồng, hóa đơn, biên bản bàn giao hay đối chiếu công nợ thì việc yêu cầu thanh toán sẽ gặp khó khăn. Khi đó, chủ nợ hoặc luật sư được ủy quyền phải tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu, chứng cứ để củng cố yêu cầu dẫn tới việc thời gian thu hồi nợ bị kéo dài đáng kể.

Cuối cùng, ngành nghề và môi trường kinh doanh cũng là yếu tố đáng lưu ý. Mỗi lĩnh vực – dân sự, thương mại, lao động, xây dựng – đều có đặc thù riêng, dẫn đến quy trình thu hồi nợ khác nhau cả về thủ tục pháp lý lẫn tập quán kinh doanh. Điều này lý giải vì sao cùng một khoản nợ nhưng thời gian giải quyết có thể chênh lệch lớn giữa các ngành.

Từ góc độ pháp lý và quản trị rủi ro, việc xác định đúng những yếu tố tác động trên là cơ sở để doanh nghiệp chủ động xây dựng chính sách tín dụng, quy trình thu hồi công nợ, đồng thời lựa chọn biện pháp pháp lý phù hợp nhằm bảo đảm quyền lợi của mình.

3.Các giai đoạn trong quy trình thu hồi nợ

Quy trình thu hồi nợ trong doanh nghiệp thông thường được triển khai qua bốn giai đoạn chính:

Đàm phán, thương lượng: Khi khoản nợ đã quá hạn, bước đi đầu tiên của doanh nghiệp thường là liên hệ trực tiếp với bên nợ thông qua gọi điện, gửi email, công văn hoặc thư yêu cầu thanh toán. Mục tiêu là tạo cơ hội cho các bên trao đổi, tháo gỡ khó khăn và tìm giải pháp khả thi như chia nhỏ khoản nợ, gia hạn thời hạn thanh toán hoặc áp dụng điều khoản phạt hợp đồng theo thỏa thuận. Giai đoạn này thường giúp tiết kiệm chi phí, duy trì quan hệ hợp tác và hạn chế tranh chấp pháp lý.
Tố tụng: Trong trường hợp thương lượng thất bại hoặc bên nợ cố tình kéo dài thời gian thanh toán khoản nợ, doanh nghiệp có thể tự mình khởi kiện hoặc ủy quyền cho luật sư, tổ chức hành nghề luật sư, đơn vị cung cấp dịch vụ pháp lý để tiến hành khởi kiện tại tòa án có thẩm quyền hoặc lựa chọn trọng tài thương mại (nếu hợp đồng có thỏa thuận trọng tài). Đây là giai đoạn mang tính pháp lý chính thức, đòi hỏi hồ sơ, chứng cứ chặt chẽ và tuân thủ trình tự, thủ tục tố tụng theo quy định pháp luật.
Thi hành án: Sau khi bản án, quyết định của tòa án hoặc phán quyết trọng tài có hiệu lực pháp luật, nếu bên nợ không tự nguyện thực hiện nghĩa vụ, chủ nợ có quyền yêu cầu cơ quan thi hành án dân sự tổ chức thi hành. Quá trình này bao gồm xác minh tài sản, áp dụng biện pháp cưỡng chế (kê biên, phong tỏa, đấu giá…) để bảo đảm việc thanh toán cho chủ nợ. Thực tiễn cho thấy, thi hành án là giai đoạn phức tạp và có thể kéo dài do phụ thuộc vào khả năng tài chính, tài sản hợp pháp của bên phải thi hành án.

Tóm lại, quy trình thu hồi nợ là một chuỗi các bước nối tiếp nhau, từ mềm dẻo đến cứng rắn, từ thỏa thuận ngoài tòa đến biện pháp cưỡng chế thi hành. Doanh nghiệp cần chủ động chuẩn bị chiến lược phù hợp cho từng giai đoạn, đồng thời lựa chọn sự hỗ trợ từ các luật sư, chuyên gia pháp lý để tối ưu hiệu quả thu hồi và giảm thiểu rủi ro pháp lý.

4.Mẹo rút ngắn thời gian thu hồi nợ

Để tối ưu hóa chỉ số DSO và nâng cao hiệu quả quản trị công nợ, doanh nghiệp có thể áp dụng một số giải pháp thực tiễn sau:

Xây dựng chính sách tín dụng chặt chẽ: Việc thẩm định kỹ năng lực tài chính và uy tín thương mại của khách hàng ngay từ khâu ký kết hợp đồng giúp giảm thiểu rủi ro phát sinh nợ khó đòi. Điều khoản thanh toán cần được quy định rõ ràng, kèm theo biện pháp chế tài (phạt vi phạm, lãi chậm trả) nhằm tạo ràng buộc pháp lý vững chắc.

Chủ động trong giao tiếp và nhắc nhở: Doanh nghiệp nên chủ động gửi thông báo, lời nhắc trước và sau thời điểm đến hạn thanh toán. Cách thức nhắc nhở cần lịch sự, khéo léo nhưng đồng thời thể hiện sự dứt khoát, tránh để bên nợ lợi dụng sự chậm trễ.

Ứng dụng công nghệ vào quản lý công nợ: Sử dụng phần mềm quản lý công nợ hoặc hệ thống ERP giúp doanh nghiệp theo dõi chi tiết tiến độ thanh toán, nhận diện sớm khoản nợ đến hạn và tự động gửi thông báo. Điều này không chỉ rút ngắn thời gian xử lý mà còn tăng tính minh bạch, chính xác.

Đa dạng hóa phương thức thanh toán: Việc mở rộng các hình thức thanh toán như chuyển khoản ngân hàng, thẻ tín dụng, ví điện tử, QR Code… giúp khách hàng thuận tiện hơn, từ đó giảm nguy cơ chậm trễ do vướng mắc kỹ thuật hoặc thủ tục.

Hợp tác với luật sư, đơn vị pháp lý: Trong trường hợp phát sinh tranh chấp hoặc nợ có dấu hiệu khó đòi, việc ủy quyền cho luật sư hoặc đơn vị pháp lý uy tín sẽ giúp doanh nghiệp vừa tiết kiệm thời gian, vừa đảm bảo quy trình tuân thủ pháp luật. Đây là cách thức hạn chế rủi ro, đồng thời tăng sức nặng trong quá trình thương lượng với bên nợ.

Tóm lại, thu hồi nợ hiệu quả không chỉ phụ thuộc vào sự cứng rắn trong khâu xử lý, mà quan trọng hơn là sự chuẩn bị bài bản ngay từ đầu. Doanh nghiệp cần kết hợp đồng bộ giữa chính sách tín dụng, công cụ quản lý, kỹ năng giao tiếp và biện pháp pháp lý để rút ngắn thời gian thu hồi, đảm bảo dòng tiền ổn định cho hoạt động kinh doanh.

5.Khung pháp lý tại Việt Nam

Thời hiệu khởi kiện: Căn cứ Điều 429 Bộ luật Dân sự 2015 quy định: “Thời hiệu khởi kiện để yêu cầu Tòa án giải quyết tranh chấp hợp đồng là 03 năm, kể từ ngày người có quyền yêu cầu biết hoặc phải biết quyền và lợi ích hợp pháp của mình bị xâm phạm”. Như vậy, thời hiệu khởi kiện hợp đồng dân sự thông thường là 03 năm kể từ ngày quyền lợi bị xâm phạm.

Trường hợp hết thời hiệu khởi kiện mà bên nợ yêu cầu áp dụng thời hiệu tại cơ quan giải quyết tranh chấp có thẩm quyền thì chủ nợ chỉ có thể thu hồi được khoản nợ gốc.

Quá trình thu hồi nợ tại Tòa án có thẩm quyền và tại cơ quan thi hành án theo quy định pháp luật
Chuẩn bị hồ sơ khởi kiện (1 – 2 tuần): Doanh nghiệp tập hợp hợp đồng, phụ lục, chứng từ thanh toán, hóa đơn, biên bản giao nhận, thư nhắc nợ, biên bản đối chiếu công nợ và các tài liệu khác. Thời gian chuẩn bị tùy thuộc vào độ phức tạp của vụ việc.
Nộp đơn khởi kiện (5 – 8 ngày làm việc để được xem xét): Đơn và hồ sơ khởi kiện được nộp tại tòa án nhân dân có thẩm quyền. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đơn khởi kiện, Chánh án Tòa án phân công một Thẩm phán xem xét đơn khởi kiện. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày được phân công, Thẩm phán phải xem xét đơn khởi kiện và tiến hành thủ tục thụ lý vụ án nếu như đơn khởi kiện không cần sửa đổi, bổ sung hoặc vụ án thuộc thẩm quyền của tòa án nơi người khởi kiện đã nộp đơn khởi kiện. (Căn cứ Điều 191 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, sửa đổi, bổ sung 2025).
Thụ lý vụ án – Chuẩn bị xét xử sơ thẩm (2 – 4 tháng): Sau khi người khởi kiện nộp biên lai tạm ứng án phí, lệ phí tòa án, tòa án sẽ ban hành thông báo thụ lý vụ án.

Thời hạn chuẩn bị xét xử thông thường là từ 4 tháng, có thể gia hạn thêm 2 tháng đối với vụ việc phức tạp. Trong giai đoạn này, tòa án sẽ tiến hành thu thập tài liệu chứng cứ, lấy lời khai và tổ chức phiên họp kiểm tra việc tiếp cận, công khai chứng cứ và hòa giải (Căn cứ Điều 203 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, sửa đổi, bổ sung 2025).

Xét xử sơ thẩm (1 – 2 ngày mở phiên tòa): Nếu hòa giải không thành, vụ án được đưa ra xét xử. Phiên tòa sơ thẩm thường diễn ra trong 1 – 2 ngày, sau đó tòa tuyên án.
Kháng cáo và xét xử phúc thẩm (30 – 45 ngày): Trong vòng 15 ngày kể từ ngày tuyên án, các bên có quyền kháng cáo. Tòa án cấp phúc thẩm thường giải quyết vụ án trong vòng 2 – 3 tháng kể từ ngày thụ lý (Căn cứ Điều 273 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, sửa đổi, bổ sung 2025).
Thi hành án (từ 30 ngày trở lên): Sau khi bản án, quyết định có hiệu lực pháp luật, doanh nghiệp có thể nộp đơn yêu cầu thi hành án trong vòng 5 năm (Căn cứ Điều 30 Luật Thi hành án dân sự 2008, sửa đổi, bổ sung 2025).

Nếu con nợ không tự nguyện thi hành, cơ quan thi hành án dân sự sẽ áp dụng các biện pháp cưỡng chế trong vòng 30 ngày kể từ ngày ra quyết định thi hành án. Trường hợp phức tạp (có tranh chấp tài sản, kê biên, bán đấu giá…), thời gian có thể kéo dài nhiều tháng.

Các tổ chức, cá nhân cần lưu ý rằng: “Dịch vụ đòi nợ thuê” đã bị pháp luật cấm (theo Điểm h Khoản 1 Điều 6 Luật Đầu tư 2020). Doanh nghiệp chỉ có thể thực hiện thu hồi có thể tự thực hiện bằng bộ phận pháp chế nội bộ hoặc ủy quyền cho luật sư hoặc tổ chức hành nghề luật sư.

6.Câu hỏi thường gặp (FAQs)

Có nên thuê đơn vị thu hồi nợ chuyên nghiệp?

Có, nhưng các doanh nghiệp nên thuê luật sư hoặc các tổ chức hành nghề luật sư do việc thuê đơn vị chuyên nghiệp sẽ giảm thời gian thu hồi nợ, đặc biệt là những đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ pháp lý về thu hồi nợ. Hơn nữa, việc thuê đơn vị thu hồi nợ chuyên nghiệp sẽ tránh những rủi ro pháp lý liên quan đến hoạt động đòi nợ thuê đã bị cấm theo Luật Đầu tư 2020.

Nếu con nợ kiên quyết không trả thì sao?

Doanh nghiệp nên tiến hành khởi kiện sớm để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp tránh kéo dài thời gian thu hồi nợ.

Thu hồi nợ có làm mất quan hệ kinh doanh không?

Nếu xử lý thiếu khéo léo, có thể gây rạn nứt. Tuy nhiên, khi áp dụng đúng quy trình pháp lý, quan hệ hợp tác vẫn có thể được duy trì.

Gửi thông báo nhắc nợ có thực sự hiệu quả?

Có, vì đây là bước pháp lý quan trọng, giúp tạo áp lực và chứng minh thiện chí của doanh nghiệp nếu vụ việc phải đưa ra tòa. Đồng thời, việc gửi thông báo nhắc nợ cũng đẩy nhanh quá trình thu hồi nợ.

7.Dịch vụ pháp lý về thu hồi nợ tại Việt Nam

Trong bối cảnh pháp luật ngày càng siết chặt, giải pháp an toàn và hiệu quả nhất là ủy quyền cho luật sư hoặc tổ chức hành nghề luật. Họ có kinh nghiệm trong việc:

Soạn thảo và gửi thư nhắc nợ, thư cảnh báo.
Đại diện doanh nghiệp trong quá trình thương lượng.
Khởi kiện, tham gia tranh tụng tại tòa án hoặc trọng tài.
Yêu cầu và giám sát thi hành án.

Sự tham gia của luật sư không chỉ giúp rút ngắn thời gian thu hồi nợ, mà còn đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp, hạn chế tối đa rủi ro cho doanh nghiệp.

Thời gian thu hồi nợ là một trong những chỉ số then chốt phản ánh sức khỏe tài chính và khả năng quản trị công nợ của doanh nghiệp. Việc nắm rõ các yếu tố ảnh hưởng, áp dụng biện pháp quản lý hiệu quả, đồng thời tuân thủ đúng quy định pháp luật sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian thu hồi nợ, bảo đảm dòng tiền ổn định và giảm thiểu rủi ro tranh chấp. Trong bối cảnh “dịch vụ đòi nợ thuê” bị cấm tại Việt Nam, lựa chọn tối ưu và hợp pháp cho doanh nghiệp là chủ động quản lý công nợ hoặc ủy quyền cho luật sư, tổ chức hành nghề luật sư uy tín. Đây chính là giải pháp bền vững để vừa bảo vệ quyền lợi hợp pháp, vừa duy trì uy tín và mối quan hệ kinh doanh lâu dài.

Trên đây là bài viết “Các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian thu hồi nợ” do Luật sư của TNTP biên soạn. TNTP hy vọng nội dung sẽ mang lại nhiều hữu ích cho Quý Độc giả.

Tin mới