Các vấn đề tranh chấp về chi phí đào tạo giữa người sử dụng lao động và người lao động
Tại hai bài viết trước trong chuỗi bài viết về chủ đề Bồi hoàn chi phí đào tạo cho người sử dụng lao động, TNTP đã chia sẻ với Quý độc giả tổng quan về quan hệ đào tạo trong lao động và vấn đề bồi hoàn chi phí đào tạo. Trong bài viết cuối cùng của chuỗi chủ đề này, TNTP sẽ làm rõ các vấn đề tranh chấp về chi phí đào tạo và nghĩa vụ chứng minh của người sử dụng lao động khi yêu cầu người lao động bồi hoàn chi phí đào tạo. Cụ thể như sau:
1. Các tranh chấp về chi phí đào tạo giữa người sử dụng lao động và người lao động
Tranh chấp về chi phí đào tạo là một trong những tranh chấp phổ biến trong quan hệ lao động giữa người lao động (NLĐ) và người sử dụng lao động (NSDLĐ). Các tranh chấp này thường phát sinh khi NSDLĐ chi trả chi phí đào tạo cho NLĐ nhưng quan hệ lao động chấm dứt trước thời gian cam kết hoặc khi hai bên không có sự thống nhất về vấn đề hoàn trả chi phí đào tạo. Dưới đây là một số tranh chấp thường gặp liên quan đến vấn đề này.
1.1. Tranh chấp về tính hợp pháp của hợp đồng đào tạo
Tranh chấp về tính hợp pháp của hợp đồng đào tạo thường xảy ra khi NSDLĐ yêu cầu bồi hoàn chi phí đào tạo trong trường hợp NLĐ nghỉ việc trước thời hạn cam kết nhưng hợp đồng lại thiếu các điều khoản bắt buộc như thời gian làm việc sau đào tạo, chi phí cụ thể, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên. Nguyên nhân tranh chấp thường bắt nguồn từ việc soạn thảo hợp đồng không chặt chẽ, thiếu căn cứ pháp lý hoặc xác lập hợp đồng không đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật. Trong trường hợp hợp đồng bị xác định là không hợp pháp, NSDLĐ sẽ gặp bất lợi trong việc yêu cầu bồi hoàn chi phí đào tạo. Ngược lại, nếu hợp đồng được lập một cách chặt chẽ và tuân thủ pháp luật, NSDLĐ có thể phòng tránh rủi ro và bảo vệ được quyền lợi của mình.
Để hạn chế rủi ro, NSDLĐ cần tham vấn ý kiến pháp lý khi soạn thảo hợp đồng đào tạo, hợp đồng lao động, đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định tại Điều 62 Bộ luật Lao động 2019, đồng thời lưu trữ đầy đủ chứng từ, hóa đơn chi phí đào tạo để làm căn cứ khi phát sinh tranh chấp.
1.2. Tranh chấp về mức chi phí đào tạo được hoàn trả
Tranh chấp về mức chi phí đào tạo được hoàn trả là dạng tranh chấp phát sinh khi NLĐ nghỉ việc trước thời hạn cam kết và NSDLĐ yêu cầu hoàn trả chi phí đào tạo, nhưng hai bên không thống nhất về số tiền, căn cứ pháp lý hoặc điều kiện hoàn trả. Tranh chấp này thường xoay quanh việc xác định chi phí đào tạo nào là hợp lệ, có đủ hóa đơn chứng từ hay không và việc nghỉ việc của NLĐ có vi phạm thỏa thuận hay không. Tranh chấp này chủ yếu bắt nguồn từ việc hợp đồng đào tạo không quy định, không ghi rõ hoặc diễn đạt không đầy đủ hoặc không cụ thể về chi phí, thời gian cam kết làm việc hay cách tính toán phần chi phí phải hoàn trả. Trong trường hợp hợp đồng rõ ràng và đầy đủ, NSDLĐ có lợi thế trong việc yêu cầu NLĐ hoàn trả phần chi phí đã đầu tư. Tuy nhiên, nếu hợp đồng có nội dung không rõ ràng, không đầy đủ, NSDLĐ có thể gặp bất lợi lớn, thậm chí không thể yêu cầu NLĐ hoàn trả số tiền đã đầu tư.
Để hạn chế rủi ro, NSDLĐ cần lập, soạn thảo hợp đồng đào tạo riêng biệt, có đầy đủ điều khoản theo quy định, kèm theo bảng kê chi phí cụ thể và hóa đơn hợp lệ làm căn cứ pháp lý vững chắc trong trường hợp phát sinh tranh chấp.
1.3. Tranh chấp về việc yêu cầu bồi hoàn chi phí đào tạo trong trường hợp người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn do lỗi của người sử dụng lao động
Tranh chấp khi NLĐ nghỉ việc trước thời hạn cam kết vì lỗi của NSDLĐ thường phát sinh khi NLĐ đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định tại Điều 35 Bộ luật Lao động 2019. Tranh chấp bắt nguồn từ việc NSDLĐ vi phạm nghĩa vụ cơ bản trong quan hệ lao động, do đó, vấn đề cần giải quyết của tranh chấp liên quan đến việc xác định lỗi thuộc về NSDLĐ như chậm trả lương, không đảm bảo điều kiện làm việc, hoặc hành vi quấy rối, phân biệt đối xử tại nơi làm việc. Trong dạng tranh chấp này, NSDLĐ sẽ gặp bất lợi nếu không có biện pháp xử lý kịp thời các vi phạm nội bộ hoặc thiếu hụt các tài liệu chứng minh mình đã thực hiện đúng nghĩa vụ. NLĐ có thể yêu cầu bồi thường, truy lĩnh lương hoặc yêu cầu xác nhận nghỉ việc hợp pháp mà không cần báo trước và NSDLĐ không có quyền yêu cầu hoàn trả chi phí đào tạo mà NSDLĐ đã đầu tư.
Để hạn chế rủi ro, NSDLĐ cần tuân thủ nghiêm túc các quy định về quyền lợi của NLĐ; thiết lập quy trình xử lý nội bộ minh bạch; quản lý, xử lý kịp thời các hành vi quấy rối, phân biệt đối xử nơi công sở; lưu trữ đầy đủ hồ sơ về lao động và xử ký kỷ luật lao động để có cơ sở pháp lý vững chắc khi xảy ra tranh chấp.
1.4. Tranh chấp về việc yêu cầu bồi hoàn chi phí đào tạo trong trường hợp người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng với người lao động
Tranh chấp này xảy ra khi NLĐ bị đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, NLĐ cho rằng mình không có nghĩa vụ phải hoàn trả chi phí đào tạo do họ không vi phạm thời gian làm việc theo cam kết, họ vẫn có nhu cầu làm việc, tuy nhiên NSDLĐ đã đơn phương chấm dứt quan hệ lao động. Trong trường hợp NSDLĐ yêu cầu NLĐ hoàn trả chi phí đào tạo khi đơn phương chấm dứt hợp đồng, NSDLĐ có nghĩa vụ chứng minh rằng hợp đồng đào tạo có quy định NLĐ phải bồi hoàn chi phí đào tạo trong trường hợp này, lý do chấm dứt hợp đồng là hợp pháp và có đầy đủ chứng cứ chứng minh chi phí đào tạo đã được NSDLĐ chi trả. Nếu không chứng minh được, yêu cầu hoàn trả chi phí đào tạo có thể bị bác bỏ bởi Tòa án vì không có căn cứ.
Để hạn chế rủi ro, NSDLĐ cần xây dựng hợp đồng đào tạo đầy đủ, rõ ràng về các tình huống phát sinh nghĩa vụ bồi hoàn, tuân thủ đúng quy trình pháp lý khi chấm dứt hợp đồng lao động, lưu trữ chứng từ chi phí đào tạo và tham vấn ý kiến pháp lý trước khi thực hiện việc chấm dứt hợp đồng lao động.
2. Nghĩa vụ chứng minh của người sử dụng lao động khi yêu cầu hoàn trả chi phí đào tạo
Khi yêu cầu NLĐ hoàn trả chi phí đào tạo do vi phạm cam kết, NSDLĐ có nghĩa vụ chứng minh rằng yêu cầu của mình là hợp lý và hợp pháp. Nghĩa vụ này xuất phát từ nguyên tắc “đương sự nào đưa ra yêu cầu thì phải chứng minh” theo quy định của Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015 và Bộ luật Lao động 2019. Dưới đây là một số nội dung cơ bản mà NSDLĐ cần chứng minh:
– Chứng minh có hợp đồng đào tạo hợp pháp
NSDLĐ có trách nhiệm cung cấp hợp đồng đào tạo bằng văn bản có chữ ký xác nhận của cả hai bên trước khi bắt đầu quan hệ đào tạo. Hợp đồng này phải thể hiện đầy đủ các nội dung theo quy định pháp luật, bao gồm: chương trình đào tạo; địa điểm và thời gian tổ chức đào tạo; tổng chi phí đào tạo do NSDLĐ chi trả; thời gian NLĐ cam kết làm việc sau khi hoàn thành đào tạo; và trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo trong trường hợp NLĐ vi phạm cam kết. Trường hợp không có hợp đồng đào tạo bằng văn bản hoặc trong hợp đồng không quy định cụ thể điều khoản hoàn trả chi phí đào tạo thì NLĐ chỉ có nghĩa vụ hoàn trả chi phí đào tạo trong trường hợp NLĐ đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật. Đối với các trường hợp còn lại, NLĐ không có nghĩa vụ hoàn trả bất kỳ khoản chi phí nào dù đã được NSDLĐ chi trả trong quá trình đào tạo. Do đó, việc lập hợp đồng đầy đủ, rõ ràng từ thời điểm phát sinh quan hệ đào tạo là cơ sở pháp lý quan trọng để bảo vệ quyền lợi cho NSDLĐ khi phát sinh tranh chấp.
– Chứng minh chi phí đào tạo thực tế
NSDLĐ có nghĩa vụ cung cấp chứng từ hợp lệ để chứng minh các khoản chi phí đào tạo thực tế đã chi trả cho NLĐ khi đưa ra yêu cầu hoàn trả. Các chứng từ này bao gồm: hóa đơn, chứng từ liên quan đến học phí, lệ phí đào tạo; hợp đồng và biên lai thanh toán từ các cơ sở đào tạo; chứng từ liên quan đến chi phí đi lại, ăn ở (nếu có) và bảng lương hoặc tài liệu chứng minh NLĐ được hưởng lương trong thời gian tham gia đào tạo (nếu nội dung này được quy định trong hợp đồng đào tạo). Trường hợp NSDLĐ không thể xuất trình được chứng từ hợp lệ hoặc cung cấp các tài liệu không rõ ràng, không đúng quy định về kế toán thì yêu cầu hoàn trả chi phí đào tạo có thể bị Tòa án do thiếu căn cứ chứng minh thiệt hại thực tế. Vì vậy, việc lưu trữ đầy đủ và hợp lệ các chứng từ tài chính là yếu tố then chốt để đảm bảo quyền lợi của NSDLĐ trong các tranh chấp liên quan đến chi phí đào tạo.
– Chứng minh người lao động vi phạm cam kết về thời gian làm việc sau đào tạo
NSDLĐ phải chứng minh rằng NLĐ đã chấm dứt hợp đồng lao động trước thời gian cam kết trong hợp đồng đào tạo, đồng thời NLĐ không thuộc các trường hợp được miễn hoàn trả chi phí đào tạo như nghỉ việc vì NSDLĐ không trả lương hoặc có hành vi ngược đãi. Ngoài ra, NSDLĐ cũng cần chứng minh rằng mình đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ trong hợp đồng đào tạo bao gồm việc chi trả chi phí đào tạo và cung cấp các điều kiện học tập đúng cam kết nhưng NLĐ vẫn nghỉ việc trước thời gian cam kết mà không có lý do hợp pháp. Nếu NSDLĐ không thể chứng minh được rằng NLĐ vi phạm cam kết và không thuộc các trường hợp miễn trừ việc hoàn trả chi phí đào tạo thì Tòa án có thể công nhận rằng NLĐ không có nghĩa vụ hoàn trả chi phí đào tạo theo quy định pháp luật. Do đó, để bảo vệ được quyền lợi của mình, NSDLĐ cần cung cấp đầy đủ tài liệu chứng minh NLĐ đã vi phạm cam kết về thời gian làm việc sau đào tạo.
Như vậy, có thể thấy rằng, tranh chấp về hoàn trả chi phí đào tạo thường phát sinh từ sự mâu thuẫn trong hợp đồng đào tạo, cách tính chi phí hoàn trả và hành vi chấm dứt quan hệ lao động trước thời hạn cam kết. Để tránh rủi ro, NLĐ cần xem xét kỹ hợp đồng đào tạo trước khi ký kết, Đối với NSDLĐ, NSDLĐ cần tuân thủ chặt chẽ quy định pháp luật và cung cấp đầy đủ chứng từ hợp lệ khi yêu cầu NLĐ hoàn trả chi phí đào tạo.
Trân trọng,
