Bồi hoàn chi phí đào tạo cho người sử dụng lao động

6 October, 2025 | TNTP LAW | Kiến Thức Pháp Luật

Tại bài viết đầu tiên trong chuỗi bài viết về chủ đề Bồi hoàn chi phí đào tạo cho người sử dụng lao động, TNTP đã chia sẻ tổng quan về quan hệ đào tạo trong lao động với Quý độc giả. Bài viết dưới đây của TNTP sẽ làm rõ về vấn đề bồi hoàn chi phí đào tạo cho người sử dụng lao động. Cụ thể như sau:

1.Điều kiện để người sử dụng lao động yêu cầu người lao động hoàn trả chi phí đào tạo

Người sử dụng lao động (NSDLĐ) chỉ có thể yêu cầu người lao động (NLĐ) hoàn trả chi phí đào tạo khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật Việt Nam, đặc biệt là Điều 62 Bộ luật Lao động 2019. Các điều kiện đó bao gồm:

Có hợp đồng đào tạo hợp pháp: NSDLĐ chỉ có quyền yêu cầu hoàn trả chi phí đào tạo nếu giữa hai bên có hợp đồng đào tạo bằng văn bản. Hợp đồng này phải có đầy đủ các nội dung theo quy định pháp luật, bao gồm: Nghề đào tạo; Địa điểm, thời gian đào tạo; Chi phí đào tạo; Thời gian NLĐ cam kết làm việc sau đào tạo; Trách nhiệm hoàn trả chi phí nếu NLĐ vi phạm cam kết. Nếu NSDLĐ không ký hợp đồng đào tạo mà chỉ hỗ trợ chi phí theo thỏa thuận miệng hoặc quy chế nội bộ, NLĐ không có nghĩa vụ hoàn trả các chi phí đào tạo do NSDLĐ đã chi trả.
Chi phí đào tạo được chứng minh hợp lệ: NSDLĐ phải cung cấp bằng chứng hợp lệ về các khoản chi phí đào tạo, bao gồm: Học phí khóa đào tạo; Chi phí tài liệu, giáo trình; Chi phí đi lại, ăn ở nếu có; Lương, tiền công trong thời gian đào tạo (nếu được hỗ trợ). Nếu các khoản chi không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ hoặc có hóa đơn, chứng từ hợp lệ nhưng khoản chi không thực tế, không phục vụ mục đích đào tạo chính đáng thì NLĐ có quyền từ chối hoàn trả.
NLĐ đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn cam kết: NSDLĐ chỉ có quyền yêu cầu hoàn trả chi phí đào tạo khi NLĐ nghỉ việc trước thời gian cam kết làm việc sau đào tạo. Nếu NLĐ hoàn thành đủ thời gian cam kết, NLĐ không phải hoàn trả dù NSDLĐ đã bỏ ra chi phí đào tạo. Nếu NLĐ đã làm việc một phần thời gian cam kết, số tiền phải hoàn trả có thể được tính theo tỷ lệ tương ứng.
NLĐ chấm dứt hợp đồng lao động không thuộc trường hợp miễn hoàn trả: Có một số trường hợp NLĐ chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn cam kết nhưng vẫn không phải hoàn trả chi phí đào tạo, bao gồm: NSDLĐ đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật; NLĐ nghỉ việc vì lý do chính đáng theo khoản 2 Điều 35 Bộ luật Lao động 2019, ví dụ: Bị ngược đãi, quấy rối tình dục, bị NSDLĐ ép buộc làm việc trái pháp luật; NSDLĐ không trả lương đầy đủ, đúng hạn; Điều kiện làm việc không đảm bảo. Nếu thuộc các trường hợp trên, NLĐ không có nghĩa vụ hoàn trả chi phí đào tạo dù chưa làm đủ thời gian cam kết.

2.Các khoản chi phí đào tạo được hoàn trả cho người sử dụng lao động

Theo Điều 62 Bộ luật Lao động 2019, khi người lao động (NLĐ) vi phạm cam kết về thời gian làm việc sau đào tạo, họ có thể phải hoàn trả một số hoặc toàn bộ chi phí đào tạo cho người sử dụng lao động (NSDLĐ). Tuy nhiên, chỉ những khoản chi phí hợp lệ, có chứng từ rõ ràng và phù hợp với nội dung thỏa thuận trong hợp đồng đào tạo mới được yêu cầu hoàn trả.

(i) Các khoản chi phí đào tạo hợp lệ được hoàn trả: Những khoản chi phí NSDLĐ có thể yêu cầu NLĐ hoàn trả nếu có thỏa thuận trong hợp đồng đào tạo bao gồm:

Học phí và lệ phí đào tạo: Bao gồm chi phí khóa học, học phí tại các cơ sở đào tạo trong nước hoặc nước ngoài; Lệ phí thi chứng chỉ, chứng nhận liên quan đến khóa đào tạo.
Chi phí tài liệu, giáo trình học tập: Bao gồm tiền mua sách, tài liệu, giáo trình phục vụ quá trình học tập; Phí sử dụng phần mềm hoặc công cụ học tập (nếu có).
Chi phí đi lại, ăn ở trong thời gian đào tạo: Nếu NLĐ phải tham gia đào tạo xa nơi làm việc, NSDLĐ có thể chi trả các khoản: Vé máy bay, tàu xe, phương tiện đi lại; Tiền thuê khách sạn, ký túc xá hoặc hỗ trợ sinh hoạt phí. Những khoản này chỉ được yêu cầu hoàn trả nếu có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
Chi phí giảng dạy, hướng dẫn: Nếu doanh nghiệp tổ chức đào tạo nội bộ, họ có thể yêu cầu hoàn trả tiền thuê giảng viên, chuyên gia hoặc phí đào tạo nội bộ. Nếu có hợp đồng giữa NSDLĐ và đơn vị đào tạo, các khoản này có thể được tính vào chi phí hoàn trả.
Tiền lương, tiền công trong thời gian đào tạo (nếu có hỗ trợ): Nếu NLĐ được hưởng lương hoặc trợ cấp trong thời gian tham gia đào tạo, NSDLĐ có thể yêu cầu hoàn trả một phần hoặc toàn bộ khoản này.

(ii) Các khoản chi phí không hợp lệ (không bắt buộc phải hoàn trả) gồm:

Chi phí không được đề cập trong hợp đồng đào tạo.
Khoản tiền NSDLĐ không có chứng từ hợp lệ để chứng minh.
Các chi phí mang tính chung chung, không trực tiếp liên quan đến khóa đào tạo.
Chi phí đào tạo mang tính bắt buộc theo luật (ví dụ: đào tạo an toàn lao động, huấn luyện định kỳ).

3.Cách giải quyết tranh chấp về chi phí đào tạo

Tranh chấp lao động liên quan đến chi phí đào tạo có thể được giải quyết bằng một trong các lựa chọn sau:

(i) Thương lượng, hòa giải nội bộ: Hai bên có thể thỏa thuận lại về mức hoàn trả, thời gian thanh toán.

(ii) Khiếu nại lên Thanh tra Lao động: Nếu NSDLĐ có hành vi vi phạm pháp luật lao động, NLĐ có thể gửi đơn khiếu nại đề nghị cơ quan quản lý lao động địa phương thanh tra, xử lý.

(iii) Hòa giải viên lao động: Nếu tranh chấp không được giải quyết thông qua thương lượng, một trong các bên có thể nhờ hòa giải viên lao động hỗ trợ.

(iv) Khởi kiện ra Tòa án nhân dân: Nếu không đạt được thỏa thuận, NLĐ hoặc NSDLĐ có thể đưa vụ việc ra tòa án để giải quyết theo quy định pháp luật.

Tranh chấp về chi phí đào tạo thường phát sinh từ sự mâu thuẫn trong hợp đồng đào tạo, cách tính chi phí hoàn trả và lý do NLĐ chấm dứt hợp đồng. Để tránh rủi ro, NLĐ cần xem xét một cách thận trọng hợp đồng đào tạo trước khi ký kết. Về phía NSDLĐ, NSDLĐ cần tuân thủ quy định pháp luật và có đầy đủ chứng từ hợp lệ khi yêu cầu hoàn trả chi phí. Khi có tranh chấp, hai bên nên ưu tiên thương lượng trước khi đưa ra cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

Mời quý độc giả đón đọc bài viết tiếp theo về chủ đề “Các tranh chấp về chi phí đào tạo và nghĩa vụ chứng minh của người sử dụng lao động” để nắm bắt được các tranh chấp thường gặp liên quan đến chi phí đào tạo và nghĩa vụ của người sử dụng lao động trong trường hợp NSDLĐ yêu cầu NLĐ hoàn trả chi phí đào tạo. Nếu quý độc giả có bất kỳ vấn đề nào cần được giải đáp, xin vui lòng liên hệ trực tiếp với TNTP để được hỗ trợ kịp thời.

Trân trọng,

Tin mới