Thuế thu nhập doanh nghiệp: Các khoản chi phí hợp lý được trừ

18 August, 2025 | TNTP LAW | Kiến Thức Pháp Luật

Thuế thu nhập doanh nghiệp (“TNDN”) là nghĩa vụ tài chính quan trọng mà các tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ phải nộp hàng năm. Khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, một trong những yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến số thuế phải nộp là chi phí được trừ. Việc xác định đúng và đủ các khoản chi phí hợp lý, hợp lệ, hợp pháp không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật, mà còn tối ưu hóa nghĩa vụ thuế và tiết giảm chi phí tài chính. Trong bài viết này, Luật sư của TNTP sẽ phân tích các điều kiện pháp lý để xác định khoản chi được trừ theo quy định của Luật thuế TNDN, đồng thời chỉ ra một số khoản chi phổ biến trên thực tế phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

1.Điều kiện để xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Luật Thuế TNDN quy định rất rõ các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Theo đó, ngoại trừ các khoản chi này ra thì các khoản chi khác của doanh nghiệp đều được trừ để tính thu nhập chịu thuế khi đáp ứng 3 điều kiện quy định tại Khoản 1 Điều 9 Văn bản hợp nhất Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 01/VBHN/VPQH ngày 30/01/2023 (“VBHN Luật Thuế TNDN”).

Theo đó, các chi phí được tính là hợp lý khi thỏa mãn các điều kiện sau:

Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Khoản chi phải thực sự phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp và có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến việc tạo ra doanh thu, thu nhập chịu thuế.

Điều này nhằm ngăn chặn tình trạng một số tổ chức, cá nhân kê khai các khoản chi cho mục đích cá nhân hoặc không phục vụ sản xuất, kinh doanh, từ đó dẫn đến trốn thuế và thất thu ngân sách Nhà nước.

Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định pháp luật.

Hóa đơn, chứng từ là căn cứ pháp lý để chứng minh rằng khoản chi đó là có thật và hợp pháp. Các chứng từ bao gồm: hóa đơn giá trị gia tăng, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, phiếu chi, sao kê ngân hàng, và các tài liệu khác liên quan đến giao dịch.

Việc có đầy đủ hóa đơn, chứng từ sẽ giúp doanh nghiệp chứng minh tính hợp lệ của khoản chi khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra hoặc quyết toán.

Thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên.

Đối với những khoản chi có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ.

Các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm: chuyển khoản qua ngân hàng, thanh toán bằng thẻ, ủy nhiệm chi, hoặc các hình thức khác theo quy định. Quy định này vừa bảo đảm tính minh bạch, an toàn trong giao dịch có giá trị lớn, vừa tạo điều kiện để cơ quan thuế kiểm soát, xác minh dòng tiền thông qua hệ thống ngân hàng và các tổ chức cung cấp dịch vụ thanh toán.

Tuy nhiên, các doanh nghiệp cần lưu ý rằng, từ ngày 01/7/2025, Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thuế GTGT sẽ có hiệu lực. Căn cứ Điều 26 của Nghị định này, đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả nhập khẩu) có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Như vậy, với các khoản chi từ 05 triệu đồng đến dưới 20 triệu đồng, nếu thanh toán bằng tiền mặt thì doanh nghiệp chỉ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN nhưng không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

2.Các khoản chi không được trừ khi tính thuế TNDN

Căn cứ quy định tại Khoản 2 Điều 9 VBHN Luật Thuế TNDN, các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN bao gồm:

Chi phí không phục vụ hoạt động kinh doanh (mua sắm tài sản cho cá nhân, gia đình);
Tiền lương, tiền thưởng không có chứng từ hợp lệ;
Phần chi vượt mức theo quy định của pháp luật về trích lập dự phòng; và
Các chi phí khác theo quy định của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp

Theo đó, Luật Thuế TNDN quy định rất rõ các khoản chi không được trừ khi tính thuế TNDN.

3.Các khoản chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN

Mặc dù Luật Thuế TNDN không liệt kê cụ thể từng khoản chi phí hợp lý được trừ, nhưng quy định của luật mang tính chất mở, cho phép doanh nghiệp được trừ nhiều khoản chi nếu đáp ứng các điều kiện nhất định. Cụ thể, theo Khoản 1 Điều 9 của VBHN Luật Thuế TNDN, mọi khoản chi sẽ được coi là hợp lý và được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ ba điều kiện theo quy định. Trên thực tế, các khoản chi thường phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp bao gồm nhưng không giới hạn ở các khoản sau:

a.Chi phí tiền lương, tiền công:

Tiền lương, tiền công trả cho người lao động theo hợp đồng lao động.
Tiền thưởng, phụ cấp, phúc lợi nếu có quy định trong hợp đồng hoặc quy chế công ty
Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp do doanh nghiệp đóng.

Tuy nhiên, không được trừ nếu tiền lương chưa thanh toán trong năm tài chính.
Không được trừ nếu trả lương cho người lao động nhưng không có hợp đồng hoặc chứng từ chi trả.

b.Chi phí khấu hao tài sản cố định

Doanh nghiệp được trừ chi phí khấu hao tài sản cố định nếu tài sản đó:

Thuộc sở hữu của doanh nghiệp;
Được sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh; và
Có đầy đủ chứng từ mua bán và thanh toán hợp pháp.

Tuy nhiên, không được trừ nếu tài sản không phục vụ kinh doanh hoặc đã khấu hao hết giá trị.

c.Chi phí nguyên vật liệu, hàng hóa:

Bao gồm chi phí mua nguyên vật liệu, hàng hóa phục vụ sản xuất, kinh doanh.

d.Chi phí dịch vụ mua ngoài

Chi phí thuê văn phòng, điện, nước, điện thoại, internet; và
Chi phí thuê ngoài như bảo vệ, vệ sinh, kế toán, tư vấn pháp lý.

e.Chi phí tiếp khách, hội nghị, quảng cáo, tiếp thị

Chi phí tiếp khách, ăn uống hợp lý phục vụ công việc;
Chi phí hội thảo, hội nghị khách hàng;
Chi phí quảng cáo, marketing, khuyến mại;

Tuy nhiên, tổng chi phí quảng cáo, tiếp thị không bị khống chế tỷ lệ trừ như trước đây.

f.Chi phí lãi vay

Lãi vay phục vụ hoạt động kinh doanh sẽ được trừ nếu:

Có hợp đồng vay vốn hợp lệ;
Lãi suất không vượt quá mức thông thường trên thị trường; và
Thanh toán qua ngân hàng nếu trên 20 triệu đồng.

Tuy nhiên, không được trừ nếu vay từ cá nhân không phải tổ chức tín dụng mà không có hợp đồng hợp lệ.

g.Chi phí công tác phí:

Vé máy bay, tàu xe, khách sạn khi đi công tác.

Như vậy, việc xác định đúng chi phí hợp lý giúp doanh nghiệp tiết kiệm khoản tiền nộp thuế một cách hợp pháp. Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ chứng từ, thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch trên 20 triệu đồng theo quy định hiện hành, và từ ngày 01/7/2025 phải áp dụng cho cả các khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên. Việc tuân thủ đúng quy định của pháp luật thuế sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro khi quyết toán và được hưởng đầy đủ quyền lợi về khấu trừ thuế.

Trên đây là bài viết “Thuế thu nhập doanh nghiệp: Các khoản chi phí hợp lý được trừ” mà TNTP gửi đến Quý Độc giả. TNTP hy vọng bài viết này giúp ích cho Quý Độc giả.