Để có thể kiểm soát các khoản nợ và tiến hành các công việc thu hồi công nơ hiệu quả, các doanh nghiệp nên cân nhắc để tạo ra quy chế quản lý công nợ. Theo đó, một quy chế quản lý công nợ cần bao gồm những nội dung cơ bản nào? Trong bài viết này, luật sư của TNTP sẽ đưa ra những quan điểm về nội dung quy chế quản lý công nợ trong doanh nghiệp
1. Quy chế quản lý công nợ là gì?
Quy chế là một văn bản quy định về chế độ chính sách, công tác hoạt động, phân công nhiệm vụ và các quyền hạn, nghĩa vụ của những đối tượng được điều chỉnh bởi quy chế. Văn bản này được lập và bởi các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp để điều chỉnh các hoạt động tương ứng trong hoạt động nội bộ của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó.
Quy chế quản lý công nợ có tể bao gồm các nội dung cụ thể gồm: quản lý, phân loại các khoản nợ và bên nợ; quy trình giải quyết, xử lý nợ; trách nhiệm của các cá nhân có liên quan; các nguyên tắc trong hoạt động thu hồi nợ,… Mọi hoạt động thu hồi công nợ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sẽ phải được tuân thủ theo nội dung quy chế quản lý công nợ do các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp này ban hành để đảm bảo tính thống nhất và hiệu quả thu hồi nợ.
2. Các nội dung chính của quy chế quản lý công nợ
a) Quản lý, phân loại các khoản nợ và bên nợ
Đây là một trong những nội dung chính mà một quy chế quản lý công nợ cần phải có, các quy trình giải quyết, xử lý nợ là một loạt các bước để giải quyết công nợ theo trình tự thời gian, khoản nợ tương ứng của doanh nghiệp. Cụ thể, mọi khoản nợ và bên nợ đều phải được phân thành các nhóm cụ thể để tiến hành các biện pháp thu hồi nợ tương ứng, ví dụ như: Các khoản nợ có giá trị nhỏ và có thời gian nợ mới phát sinh sẽ có thứ tự ưu tiên thu hồi thấp hơn các khoản nợ có giá trị lớn và thời gian phát sinh kéo dài; Đối với các bên nợ cũng được phân loại dựa trên thái độ hợp tác, khả năng tài chính và tài sản của bên nợ.
Việc quản lý, phân loại các khoản nợ và bên nợ sẽ giúp doanh nghiệp có thể đưa ra các phương án thu hồi nợ nhanh chóng và hiệu quả theo từng khoản nợ và bên nợ tương ứng. Việc quản lý và phân loại là công việc đầu tiên mà doanh nghiệp cần thực hiện khi phát sinh bất cứ khoản nợ nào nhằm đảm bảo việc theo dõi và xử lý nợ khi cần thiết, cũng như tránh việc “bỏ quên” các khoản nợ gây ảnh hưởng đến dòng tiền của doanh nghiệp.
b) Quy trình xử lý nợ
Sau khi đã phân loại các khoản nợ và bên nợ thành các nhóm tương ứng, điều cần thiết sau đó là doanh nghiệp cần phải làm gì để có thể thu hồi nợ. Theo đó, quy trình xử lý nợ sẽ quy định cụ thể các vấn đề này.
Có rất nhiều cách để xử lý một khoản nợ, từ việc trao đổi, thương lượng qua điện thoại, email, văn bản cho đến các biện pháp phức tạp hơn như gây áp lực bằng việc sử dụng dịch vụ thu hồi nợ; hoặc khởi kiện tại các cơ quan giải quyết tranh chấp,…Mỗi cách đều có những ưu điểm, nhược điểm, thời gian tiến hành và chi phí phát sinh khác nhau và phải được tiến hành theo những điều kiện nhất định để đạt hiệu quả cao nhất.
Thông thường các công việc thu hồi nợ đầu tiên doanh nghiệp cần thực hiện là liên hệ, thông báo để bên nợ biết nghĩa vụ phải thanh toán khi khoản nợ đã đến hạn với các công việc và tần suất liên hệ tăng dần theo thời gian tùy theo giá trị khoản nợ và thái độ của bên nợ.
Việc sử dụng dịch vụ của công ty luật sẽ được thực hiện khi doanh nghiệp không có đủ khả năng,
Trong nhiều trường hợp cần thiết, nếu bên nợ ngay từ đầu đã không có thái độ hợp tác và giá trị khoản nợ đủ lớn thì doanh nghiệp hoàn toàn có thể tiến hành khởi kiện ngay để đảm bảo quá trình thu hồi nợ hiệu quả.
c) Các nguyên tắc thu hồi nợ
Như các hoạt động khác của doanh nghiệp, hoạt động thu hồi nợ cũng sẽ bao gồm các nguyên tắc mang tính bắt buộc để đảm bảo hiệu quả thu hồi nợ và phòng tránh các rủi ro có thể xảy ra. Một trong số những nguyên tắc quan trọng nhất là tính tuân thủ pháp luật và các quy định nội bộ của doanh nghiệp, vì mọi hoạt động thu hồi nợ dù có thể mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp nhưng nếu vi phạm pháp luật và quy định của doanh nghiệp cũng có thể trở thành rủi ro thậm chí có thể khiến doanh nghiệp phải ngừng hoạt động. Do đó, doanh nghiệp cần lưu ý để đưa ra những nguyên tắc thu hồi nợ phù hợp, vừa đảm bảo lợi ích của doanh nghiệp và phù hợp với quy định của pháp luật.
Tuy quy chế hoạt động thu hồi nợ vẫn còn rất nhiều nội dung cần lưu ý, tuy nhiên trong phạm vi bài viết này, TNTP chỉ đưa ra những nội dung chính và quan trọng để giúp các doanh nghiệp có thêm thông tin cần thiết về cần thiết của quy chế quản lý công nợ. Mong rằng bài viết này có ích với hoạt động của các doanh nghiệp.
Trân trọng,
