Quy trình thu hồi nợ của công ty tài chính theo quy định pháp luật

10 October, 2026 | TNTP LAW | Thu hồi nợ

Trong hoạt động cho vay tiêu dùng, thu hồi nợ là một khâu quan trọng nhằm bảo đảm khả năng thu hồi vốn, kiểm soát nợ xấu và duy trì hoạt động an toàn của các công ty tài chính. Tuy nhiên, hoạt động này không chỉ đòi hỏi tính hiệu quả mà còn phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật về phương thức nhắc nợ, thời gian liên hệ, bảo mật thông tin khách hàng và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người vay. Trong bài viết này, TNTP sẽ phân tích quy trình thu hồi nợ của công ty tài chính theo đúng quy định pháp luật hiện hành và những lưu ý quan trọng nhằm thu hồi nợ một cách hợp pháp, hiệu quả.

1. Thu hồi nợ của công ty tài chính là gì?

Thu hồi nợ của công ty tài chính là quá trình thực hiện các biện pháp nghiệp vụ và pháp lý nhằm yêu cầu khách hàng thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thanh toán đối với khoản vay theo hợp đồng tín dụng hoặc hợp đồng cho vay tiêu dùng đã ký kết. Hoạt động này bao gồm việc theo dõi tình trạng khoản vay, nhắc nợ trước hạn, đôn đốc thanh toán khi phát sinh nợ quá hạn, thương lượng phương án trả nợ, xử lý tài sản bảo đảm (nếu có) và thực hiện các biện pháp pháp lý để thu hồi khoản nợ trong trường hợp khách hàng không hợp tác.

Thu hồi nợ của công ty tài chính là một nghiệp vụ được thực hiện trong khuôn khổ pháp luật và chịu sự điều chỉnh của nhiều văn bản pháp luật như Bộ luật Dân sự năm 2015, Luật Các tổ chức tín dụng năm 2024, các quy định của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về hoạt động cho vay tiêu dùng, xử lý nợ.

Mặc dù đều nhằm mục đích thu hồi khoản vay, hoạt động thu hồi nợ hợp pháp của công ty tài chính hoàn toàn khác với các hành vi đòi nợ trái quy định của pháp luật. Theo đó, công ty tài chính chỉ được áp dụng các biện pháp thu hồi nợ trong phạm vi pháp luật cho phép, bảo đảm tôn trọng quyền, lợi ích hợp pháp của khách hàng. Ngược lại, các hành vi như đe dọa, cưỡng ép, quấy rối, xúc phạm danh dự, nhân phẩm, tiết lộ trái phép thông tin khoản vay hoặc liên hệ với người không có nghĩa vụ trả nợ đều là hành vi vi phạm pháp luật và có thể bị xử lý theo quy định.

2. Quy trình thu hồi nợ của công ty tài chính

Bước 1: Xác định khoản vay đến hạn hoặc quá hạn

Đây là bước đầu tiên và có ý nghĩa quan trọng trong toàn bộ quy trình thu hồi nợ. Ngay sau khi khoản vay được giải ngân, công ty tài chính sẽ theo dõi quá trình thực hiện nghĩa vụ thanh toán của khách hàng thông qua hệ thống quản lý tín dụng. Thông qua hệ thống quản lý tín dụng, công ty tài chính sẽ rà soát thời hạn thanh toán, số tiền đến hạn, số tiền còn phải trả và thời gian quá hạn (nếu có). Việc xác định đúng thời điểm khoản vay đến hạn hoặc quá hạn giúp công ty tài chính chủ động triển khai các biện pháp nhắc nợ, đồng thời là cơ sở để lựa chọn phương án xử lý phù hợp với từng khoản vay.

Bước 2: Phân loại khách hàng và đánh giá khả năng thu hồi nợ

Sau khi xác định khoản vay đến hạn hoặc quá hạn, công ty tài chính sẽ tiến hành phân loại khách hàng dựa trên nhiều tiêu chí như thời gian quá hạn, lịch sử thanh toán, mức độ hợp tác, nguyên nhân chậm trả và khả năng tài chính hiện tại. Kết quả đánh giá sẽ giúp công ty tài chính xác định mức độ rủi ro của từng khoản vay, từ đó áp dụng biện pháp thu hồi nợ phù hợp, chẳng hạn như nhắc nợ thông thường, thương lượng phương án thanh toán, cơ cấu lại khoản vay (nếu đáp ứng điều kiện) hoặc chuyển sang sử dụng biện pháp pháp lý đối với các trường hợp có nguy cơ trở thành nợ xấu.

Bước 3: Nhắc nợ theo đúng quy định của pháp luật và thỏa thuận trong hợp đồng

Sau khi xác định khoản vay đến hạn hoặc quá hạn, công ty tài chính sẽ tiến hành nhắc nợ theo phương thức và thời điểm đã được các bên thỏa thuận trong hợp đồng. Việc nhắc nợ có thể được thực hiện thông qua cuộc gọi điện thoại, tin nhắn SMS, email hoặc các kênh điện tử khác nhằm thông báo cho khách hàng về số tiền đến hạn, thời hạn thanh toán và các nghĩa vụ phát sinh (nếu có).

Trong quá trình nhắc nợ, công ty tài chính phải tuân thủ các quy định của pháp luật, đặc biệt là quy định tại Thông tư 18/2019/TT-NHNN sửa đổi, bổ sung cho Thông tư 43/2016/TT-NHNN quy định cụ thể về hoạt động nhắc nợ trong lĩnh vực cho vay tiêu dùng của công ty tài chính. Theo đó:

Công ty tài chính chỉ được thực hiện nhắc nợ tối đa 05 lần trong một ngày. Hình thức nhắc nợ và thời gian nhắc nợ do các bên thỏa thuận trong hợp đồng cho vay tiêu dùng nhưng phải phù hợp với quy định của pháp luật.
Khung thời gian được phép thực hiện việc nhắc nợ: thời gian nhắc nợ do các bên thỏa thuận trong hợp đồng nhưng phải nằm trong khoảng từ 7 giờ đến 21 giờ.
Công ty tài chính không được sử dụng mọi biện pháp để buộc khách hàng thanh toán: các biện pháp đôn đốc, thu hồi nợ không được bao gồm biện pháp đe dọa đối với khách hàng.
Công ty tài chính không nhắc nợ, đòi nợ, gửi thông tin về việc thu hồi nợ của khách hàng đối với tổ chức, cá nhân không có nghĩa vụ trả nợ cho công ty tài chính, trừ trường hợp có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
Công ty tài chính có trách nhiệm bảo mật thông tin khách hàng theo quy định của pháp luật.
Bước 4: Liên hệ khách hàng để thương lượng phương án trả nợ

Trường hợp khách hàng không thanh toán đúng hạn, công ty tài chính sẽ chủ động liên hệ để tìm hiểu nguyên nhân và trao đổi về khả năng thực hiện nghĩa vụ trả nợ. Việc thương lượng được thực hiện trên tinh thần thiện chí, tạo điều kiện để khách hàng khắc phục khó khăn tài chính, đồng thời giúp công ty tài chính nâng cao khả năng thu hồi khoản vay.

Tùy thuộc vào nguyên nhân chậm trả và khả năng tài chính của khách hàng, các bên có thể thỏa thuận về lộ trình thanh toán, thời hạn trả nợ hoặc phương án cơ cấu lại khoản vay (nếu đáp ứng điều kiện theo quy định của pháp luật và chính sách của công ty tài chính), Thỏa thuận phương án xử lý tài sản bảo đảm (nếu khoản vay có tài sản bảo đảm). Nội dung làm việc và kết quả thương lượng nên được lập thành văn bản hoặc lưu giữ dưới hình thức phù hợp để làm căn cứ thực hiện và giải quyết khi có tranh chấp phát sinh.

Nếu khách hàng hợp tác và thực hiện đúng phương án đã thống nhất, công ty tài chính sẽ tiếp tục theo dõi quá trình thanh toán. Ngược lại, trường hợp khách hàng không hợp tác hoặc không thực hiện cam kết, công ty tài chính sẽ chuyển sang áp dụng các biện pháp thu hồi nợ ở giai đoạn tiếp theo theo đúng quy định của pháp luật.

Bước 5: Khởi kiện để yêu cầu khách hàng thực hiện nghĩa vụ thanh toán

Trường hợp khách hàng không thực hiện nghĩa vụ thanh toán mặc dù công ty tài chính đã áp dụng các biện pháp nhắc nợ, đôn đốc và thương lượng nhưng không đạt kết quả, công ty tài chính có thể khởi kiện tại Tòa án có thẩm quyền để yêu cầu khách hàng thực hiện nghĩa vụ thanh toán theo hợp đồng cho vay đã ký kết. Trước khi khởi kiện, công ty tài chính cần kiểm tra về thủ tục tố tụng và rà soát, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tài liệu chứng minh quyền yêu cầu của mình, bao gồm hợp đồng cho vay, chứng từ giải ngân, lịch sử thanh toán, các thông báo nhắc nợ, biên bản làm việc (nếu có) và các tài liệu, chứng cứ khác liên quan đến khoản vay. Việc chuẩn bị đầy đủ chứng cứ sẽ giúp bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công ty tài chính trong quá trình giải quyết vụ án.

3. Hướng xử lý khi khách hàng không trả nợ

Khi khách hàng không thực hiện nghĩa vụ thanh toán theo hợp đồng cho vay, công ty tài chính cần áp dụng các biện pháp xử lý phù hợp với từng trường hợp, đồng thời bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật:

Cơ cấu hoặc thỏa thuận lại phương án thanh toán nếu phù hợp: Đối với khách hàng gặp khó khăn về tài chính nhưng vẫn có thiện chí hợp tác, công ty tài chính có thể xem xét cơ cấu lại thời hạn trả nợ hoặc thỏa thuận phương án thanh toán phù hợp theo quy định của pháp luật và chính sách nội bộ. Giải pháp này giúp khách hàng có điều kiện thực hiện nghĩa vụ, đồng thời nâng cao khả năng thu hồi khoản vay.
Khởi kiện dân sự để yêu cầu thanh toán khoản vay: Trường hợp khách hàng không thực hiện nghĩa vụ thanh toán sau khi đã được nhắc nợ và thương lượng, công ty tài chính có quyền khởi kiện tại Tòa án có thẩm quyền để yêu cầu thanh toán khoản nợ theo hợp đồng.
Tố giác tội phạm khi có dấu hiệu vi phạm pháp luật hình sự: Trường hợp có căn cứ cho rằng khách hàng có hành vi có dấu hiệu tội phạm, công ty tài chính có quyền tố giác tội phạm và cung cấp tài liệu, chứng cứ cho cơ quan có thẩm quyền để xem xét, giải quyết theo quy định pháp luật hình sự. Tuy nhiên, việc khách hàng chậm thanh toán hoặc mất khả năng thanh toán khoản vay không đương nhiên là căn cứ để truy cứu trách nhiệm hình sự mà phải có đủ dấu hiệu cấu thành tội phạm theo quy định của Bộ luật Hình sự.

4. Một số lưu ý giúp công ty tài chính xây dựng quy trình thu hồi nợ hiệu quả

Để hoạt động thu hồi nợ đạt hiệu quả và hạn chế rủi ro pháp lý, công ty tài chính cần xây dựng quy trình thu hồi nợ chặt chẽ, tuân thủ quy định của pháp luật và bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của khách hàng. Một số lưu ý quan trọng bao gồm:

Chuẩn bị và lưu giữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu liên quan đến khoản vay: Công ty tài chính cần quản lý và lưu giữ đầy đủ các tài liệu phát sinh trong quá trình cho vay và thu hồi nợ, bao gồm hợp đồng cho vay tiêu dùng, chứng từ giải ngân, lịch trả nợ, bảng kê thanh toán, thông báo nhắc nợ, lịch sử cuộc gọi, email, tin nhắn và các tài liệu khác liên quan đến khoản vay. Trường hợp các bên đã làm việc hoặc thống nhất phương án thanh toán, cần lập và lưu giữ biên bản làm việc hoặc văn bản thỏa thuận trả nợ. Việc lưu giữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu không chỉ giúp theo dõi quá trình thu hồi nợ mà còn là căn cứ chứng minh quyền yêu cầu thanh toán của công ty tài chính khi phát sinh tranh chấp hoặc khởi kiện.
Xây dựng quy trình nội bộ về nhắc nợ và thu hồi nợ: Công ty tài chính cần ban hành quy trình nội bộ quy định rõ trình tự, phương thức nhắc nợ, phân công trách nhiệm của từng bộ phận và biện pháp xử lý đối với từng nhóm khoản vay. Quy trình này phải bảo đảm phù hợp với quy định của pháp luật và chính sách quản trị rủi ro của doanh nghiệp.
Đào tạo nhân viên thu hồi nợ về quy định pháp luật: Nhân viên thực hiện hoạt động thu hồi nợ cần được đào tạo về các quy định của pháp luật liên quan đến hoạt động cho vay tiêu dùng, nhắc nợ, bảo vệ dữ liệu cá nhân và bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng.
Có cơ chế tiếp nhận và xử lý khiếu nại của khách hàng: Công ty tài chính nên thiết lập cơ chế tiếp nhận, giải quyết khiếu nại liên quan đến hoạt động thu hồi nợ một cách kịp thời, minh bạch và đúng trình tự. Việc xử lý hiệu quả các phản ánh của khách hàng không chỉ góp phần hạn chế tranh chấp mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ, uy tín và mức độ tuân thủ pháp luật của công ty tài chính.

5. Các câu hỏi thường gặp về quy trình thu hồi nợ của công ty tài chính

Công ty tài chính được gọi nhắc nợ bao nhiêu lần mỗi ngày?

Trả lời: Theo điểm đ khoản 2 Điều 7 Thông tư 43/2016/TT-NHNN được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 18/2019/TT-NHNN, công ty tài chính chỉ được nhắc nợ tối đa 05 lần trong một ngày.

Công ty tài chính có được gọi người thân để đòi nợ không?

Trả lời: Theo điểm đ khoản 2 Điều 7 Thông tư 43/2016/TT-NHNN được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 18/2019/TT-NHNN, công ty tài chính không được nhắc nợ, đòi nợ hoặc gửi thông tin về việc thu hồi nợ đối với tổ chức, cá nhân không có nghĩa vụ trả nợ, trừ trường hợp có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Công ty tài chính có được gọi điện sau 21 giờ không?

Trả lời: Theo điểm đ khoản 2 Điều 7 Thông tư 43/2016/TT-NHNN được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 18/2019/TT-NHNN, thời gian nhắc nợ do các bên thỏa thuận trong hợp đồng nhưng chỉ được thực hiện trong khoảng từ 7 giờ đến 21 giờ. Vì vậy, việc gọi điện trước 7 giờ sáng hoặc sau 21 giờ tối để nhắc nợ không phù hợp với giới hạn mà pháp luật cho phép, ngay cả khi khách hàng đang có khoản nợ quá hạn.

Không trả nợ công ty tài chính có bị khởi kiện không?

Trả lời: Trường hợp khách hàng không thực hiện nghĩa vụ thanh toán theo hợp đồng và các biện pháp thương lượng không đạt kết quả, công ty tài chính có quyền khởi kiện tại Tòa án để yêu cầu thanh toán khoản vay. Trường hợp có bản án, quyết định có hiệu lực mà người vay vẫn không tự nguyện thi hành, khoản nợ có thể được xử lý thông qua thủ tục thi hành án dân sự theo quy định.

Quy trình thu hồi nợ của công ty tài chính cần được thực hiện đúng trình tự, đúng quy định của pháp luật và bảo đảm tôn trọng quyền, lợi ích hợp pháp của khách hàng. Việc xây dựng quy trình thu hồi nợ chặt chẽ, lưu giữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu và áp dụng biện pháp xử lý phù hợp sẽ giúp nâng cao hiệu quả thu hồi nợ, đồng thời hạn chế rủi ro pháp lý và tranh chấp phát sinh.

Trân trọng,

Tin mới