Những lỗi sai thường gặp khiến biên bản đối chiếu công nợ bị vô hiệu và cách khắc phục

4 November, 2026 | TNTP LAW | Kiến Thức Pháp Luật

Trong các giao dịch thương mại, rủi ro chậm thanh toán hoặc vi phạm nghĩa vụ thanh toán là vấn đề phổ biến giữa các doanh nghiệp. Để củng cố cơ sở pháp lý cho việc yêu cầu thanh toán hoặc chuẩn bị hồ sơ khởi kiện, các doanh nghiệp thường lập Biên bản đối chiếu công nợ. Tuy nhiên, thực tiễn giải quyết tranh chấp cho thấy, nhiều Biên bản đối chiếu công nợ bị Tòa án hoặc Trọng tài tuyên vô hiệu, bác bỏ giá trị pháp lý do những sai sót cơ bản trong quá trình xác lập. Bài viết dưới đây của TNTP sẽ phân tích chi tiết các rủi ro pháp lý này và đề xuất phương án khắc phục cho doanh nghiệp.

1. Vai trò pháp lý của Biên bản đối chiếu công nợ

Biên bản đối chiếu công nợ là văn bản xác nhận khoản tiền Bên có nghĩa vụ phải thanh toán cho Bên có quyền tính đến một thời điểm nhất định. Biên bản này thường được áp dụng cho trường hợp các bên mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ giữa hai doanh nghiệp. Dưới góc độ pháp lý, tài liệu này giữ vai trò trọng yếu. Cụ thể, vai trò pháp lý của Biên bản đối chiếu công nợ được thể hiện qua các khía cạnh sau đây:

a. Biên bản đối chiếu công nợ được xác định là nguồn chứng cứ

Theo Điều 93, Điều 94, khoản 1 Điều 95 của Bộ luật Tố tụng Dân sự năm 2015 (“BLTTDS”), Biên bản đối chiếu công nợ có chữ ký và con dấu hợp pháp (bản chính, bản sao có công chứng, chứng thực hợp pháp) là chứng cứ quan trọng chứng minh nghĩa vụ thanh toán mà không cần trải qua quá trình đối soát lại toàn bộ hóa đơn, chứng từ giao hàng phức tạp.

Trong trường hợp Bên có nghĩa vụ cố tình trốn tránh việc thanh toán bằng cách từ chối ký tên và đóng dấu xác nhận vào Biên bản đối chiếu công nợ, doanh nghiệp vẫn nên nộp Biên bản đối chiếu công nợ cho cơ quan có thẩm quyền. Mặc dù trong tình huống này, biên bản này chưa đáp ứng đầy đủ điều kiện để được xem là nguồn chứng cứ hoàn chỉnh, nhưng vẫn có giá trị tham khảo đáng kể. Khi được đối chiếu, kiểm tra cùng với các tài liệu hợp pháp khác trong hồ sơ vụ án như phiếu giao nhận hàng hóa, hóa đơn, hoặc sao kê giao dịch ngân hàng, Biên bản đối chiếu công nợ sẽ góp phần hỗ trợ cơ quan có thẩm quyền xác định chính xác số tiền công nợ thực tế giữa các bên.

b. Căn cứ bắt đầu lại thời hiệu khởi kiện

Theo Điều 157 của Bộ luật Dân sự năm 2015 (“BLDS”), trong trường hợp bên có nghĩa vụ thừa nhận nghĩa vụ của mình, chẳng hạn thông qua việc ký kết Biên bản đối chiếu công nợ, thì thời hiệu khởi kiện sẽ được bắt đầu lại. Thời hiệu này sẽ được xác định tùy thuộc vào tính chất của từng loại giao dịch. Biên bản đối chiếu công nợ là một căn cứ pháp lý quan trọng, giúp Bên có quyền bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình, đặc biệt trong các trường hợp khoản nợ tồn tại trong thời gian dài đã hết thời hiệu khởi kiện hoặc có nguy cơ hết thời hiệu khởi kiện ban đầu.

2. Các lỗi sai phổ biến khiến Biên bản đối chiếu công nợ vô hiệu

Nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ cần có chữ ký và con dấu là Biên bản đối chiếu công nợ đã hợp lệ. Tuy nhiên, sự thiếu chặt chẽ trong khâu kiểm duyệt và ký kết hồ sơ thường dẫn đến các rủi ro pháp lý sau đây:

a. Người ký Biên bản đối chiếu công nợ không có thẩm quyền

Theo Điều 12 của Luật Doanh nghiệp năm 2020 sửa đổi bổ sung năm 2025 (“Luật Doanh nghiệp”), người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện quyền, nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch. Trên thực tế, Biên bản đối chiếu công nợ thường do kế toán trưởng hoặc nhân viên kinh doanh ký xác nhận. Trường hợp kế toán trưởng hoặc nhân viên kinh doanh thực hiện việc ký kết mà không có giấy ủy quyền hợp lệ từ người đại diện theo pháp luật thì biên bản này sẽ không đương nhiên làm phát sinh nghĩa vụ đối với doanh nghiệp, trừ khi doanh nghiệp có hành vi công nhận hoặc chấp thuận sau đó.

b. Thiếu sự tự nguyện, bị lừa dối hoặc ép buộc

Biên bản đối chiếu công nợ chỉ có giá trị pháp lý khi được xác lập trên cơ sở ý chí tự nguyện của các bên. Trường hợp Bên có nghĩa vụ chứng minh được rằng việc ký kết diễn ra trong điều kiện bị lừa dối, đe dọa, cưỡng ép hoặc bị che giấu thông tin dẫn đến xác nhận sai lệch về số liệu công nợ, thì cơ quan có thẩm quyền có thể tuyên bố Biên bản đối chiếu công nợ vô hiệu theo quy định của pháp luật dân sự.

c. Thông tin không rõ ràng, sai lệch cơ bản

Biên bản đối chiếu công nợ phải thể hiện rõ ràng, cụ thể các thông tin liên quan đến khoản nợ. Việc ghi nhận một cách chung chung, không có căn cứ đối chiếu cụ thể sẽ gây khó khăn cho Tòa án hoặc Trọng tài trong việc xác định nghĩa vụ thực tế. Biên bản đối chiếu công nợ có thể bị bác bỏ nếu tồn tại các sai sót như ghi sai tên pháp nhân, mã số thuế hoặc không xác định được khoản nợ phát sinh từ giao dịch nào, tương ứng với hóa đơn giá trị gia tăng hoặc chứng từ giao nhận cụ thể nào.

d. Thiếu chữ ký, con dấu hoặc bị tẩy xóa

Hình thức của Biên bản đối chiếu công nợ cũng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến giá trị chứng minh. Trường hợp Biên bản đối chiếu công nợ có nhiều trang nhưng chỉ ký và đóng dấu ở trang cuối, việc thiếu dấu giáp lai trên các trang trước sẽ làm mất đi tính toàn vẹn của văn bản. Khi đó, Tòa án hoặc Trọng tài có quyền bác bỏ giá trị của các trang không có dấu giáp lai vì thiếu cơ sở chứng minh chúng không bị tráo đổi hay thêm thắt nội dung. Bên cạnh đó, các dấu hiệu tẩy xóa, sửa chữa về số tiền hoặc thời gian trên Biên bản đối chiếu công nợ mà không có xác nhận hợp lệ của các bên (chữ ký nháy) cũng có thể khiến biên bản này không được Tòa án hoặc Trọng tài chấp nhận.

3. Hậu quả pháp lý khi Biên bản đối chiếu công nợ không được cơ quan có thẩm quyền chấp nhận

Việc sử dụng một Biên bản đối chiếu công nợ không hợp lệ có thể dẫn đến những hệ quả pháp lý nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thu hồi nợ của doanh nghiệp trong quá trình giải quyết tranh chấp. Một số hậu quả pháp lý thường gặp như sau:

a. Mất đi nguồn chứng cứ quan trọng

Trong tố tụng dân sự, Biên bản đối chiếu công nợ hợp pháp là chứng cứ quan trọng có giá trị chứng minh cao trước Hội đồng xét xử hoặc Hội đồng trọng tài. Khi văn bản này vô hiệu, Bên có quyền mất đi một trong những chứng cứ quan trọng để chứng minh cho cơ quan có thẩm quyền về nghĩa vụ thanh toán và khoản nợ thực tế, từ đó làm suy giảm tỷ lệ thu hồi nợ.

b. Gia tăng sự phức tạp của vụ án

Biên bản đối chiếu công nợ hợp lệ là cơ sở chứng minh vững chắc thể hiện Bên có nghĩa vụ đã tự nguyện xác nhận nghĩa vụ thanh toán. Nếu tài liệu này không được cơ quan có thẩm quyền chấp nhận, Bên có nghĩa vụ có thể phủ nhận toàn bộ nghĩa vụ, buộc quá trình giải quyết tranh chấp phải quay lại từ giai đoạn đối soát chứng từ ban đầu, làm gia tăng tính phức tạp của vụ án.

Ngoài ra, việc lập Biên bản đối chiếu công nợ thiếu chặt chẽ hoặc không đúng thẩm quyền có thể làm phát sinh tranh chấp về giá trị pháp lý của văn bản. Thực tế, Bên có nghĩa vụ thường lợi dụng các sai sót này để phủ nhận hiệu lực của biên bản trên nhằm trì hoãn hoặc né tránh nghĩa vụ thanh toán. Khi đó, Tòa án hoặc Trung tâm trọng tài không chỉ giải quyết tranh chấp công nợ mà còn phải xem xét tính hợp pháp của Biên bản đối chiếu công nợ, khiến quá trình tố tụng kéo dài.

c. Ảnh hưởng đến thời hiệu khởi kiện

Trong các vụ án mà thời hiệu khởi kiện gốc đã hết, Biên bản đối chiếu công nợ đóng vai trò là tài liệu quan trọng giúp Bên có quyền khôi phục lại quyền khởi kiện. Căn cứ Điều 157 BLDS, việc Bên có nghĩa vụ thừa nhận một phần hoặc toàn bộ nghĩa vụ của mình đối với người khởi kiện là một căn cứ để tính lại thời hiệu khởi kiện. Tuy nhiên, khi Biên bản đối chiếu công nợ không được công nhận, cơ chế pháp lý này không được áp dụng, dẫn đến nguy cơ khoản nợ bị hết thời hiệu khởi kiện.

d. Tăng gánh nặng chứng minh

Theo nguyên tắc tố tụng, nghĩa vụ chứng minh thuộc về người khởi kiện. Khi không có Biên bản đối chiếu công nợ hợp lệ, doanh nghiệp buộc phải cung cấp lại toàn bộ hệ thống chứng từ gốc như hợp đồng, hóa đơn, phiếu giao nhận hàng hóa và chứng từ thanh toán. Theo đó, nghĩa vụ chứng minh của doanh nghiệp sẽ tăng lên đáng kể. Trong trường hợp doanh nghiệp cung cấp các tài liệu, chứng cứ không đầy đủ hoặc thiếu tính liên kết, nguy cơ cơ quan có thẩm quyền bác bỏ một phần hoặc toàn bộ yêu cầu khởi kiện dẫn đến doanh nghiệp chỉ có thể thu hồi được một phần khoản nợ là rất lớn.

4. Biện pháp phòng ngừa và cách khắc phục rủi ro

Để kiểm soát rủi ro và nâng cao hiệu quả thu hồi nợ, doanh nghiệp cần thiết lập cơ chế quản trị hồ sơ chặt chẽ, đồng thời áp dụng các biện pháp phòng ngừa và khắc phục phù hợp như sau:

a. Biện pháp phòng ngừa rủi ro khi lập Biên bản đối chiếu công nợ

• Đảm bảo yêu cầu về hình thức: Văn bản cần được trình bày rõ ràng, không có dấu hiệu tẩy xóa, sửa chữa. Đặc biệt, phải đóng dấu pháp nhân đúng quy định (dấu tròn vào chữ ký người có thẩm quyền, dấu giáp lai nếu Biên bản đối chiếu công nợ có nhiều trang) thay vì chỉ đóng dấu treo sơ sài.

• Đối chiếu thông tin chính xác: Số liệu công nợ trên Biên bản đối chiếu công nợ phải được đối chiếu và trùng khớp tuyệt đối với các chứng từ khác như hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hoá,…

• Thể hiện rõ ý chí tự nguyện: Biên bản đối chiếu công nợ cần thể hiện rõ sự xác nhận nghĩa vụ thanh toán của Bên có nghĩa vụ, tránh các từ ngữ mập mờ, gây hiểu nhầm về sự ép buộc hay áp đặt ý chí.

• Kiểm soát chặt chẽ thẩm quyền ký kết: Yêu cầu người đại diện theo pháp luật của đối tác trực tiếp ký tên và đóng dấu vào Biên bản đối chiếu công nợ. Trường hợp người ký chốt nợ không phải người đại diện theo pháp luật, yêu cầu doanh nghiệp cung cấp Giấy ủy quyền hợp lệ.

b. Cách khắc phục khi Biên bản đối chiếu công nợ không hợp lệ

• Thiết lập lại Biên bản đối chiếu công nợ mới: Chủ động liên hệ đối tác để xác nhận lại công nợ và yêu cầu người có thẩm quyền ký kết lại Biên bản đối chiếu công nợ.

• Thu thập chứng cứ bổ trợ: Trường hợp Bên có nghĩa vụ không hợp tác, cần thu thập các tài liệu như chứng từ giao nhận, hoá đơn giá trị gia tăng, email trao đổi công nợ từ tên miền chính thức của doanh nghiệp hoặc lập vi bằng ghi nhận nội dung trao đổi qua tin nhắn, cuộc gọi.

• Sử dụng dòng tiền để chứng minh: Nếu Bên có nghĩa vụ đã thực hiện thanh toán một phần nghĩa vụ sau thời điểm lập Biên bản đối chiếu công nợ và nội dung chuyển khoản thể hiện rõ mục đích, đây là chứng cứ quan trọng chứng minh việc Bên có nghĩa vụ đã thừa nhận nghĩa vụ. Tuy nhiên, cần lưu ý việc thanh toán này không đồng nghĩa với việc Bên có nghĩa vụ thừa nhận hoàn toàn khoản nợ. Đối với khoản nợ còn lại, doanh nghiệp vẫn mang gánh nặng phải tiếp tục chứng minh.

Biên bản đối chiếu công nợ, mặc dù mang tính chất thủ tục, nhưng lại giữ vai trò quan trọng trong việc xác định nghĩa vụ và giải quyết tranh chấp. Việc rà soát kỹ lưỡng tính hợp pháp và giá trị chứng minh của tài liệu này trước khi tiến hành các thủ tục tố tụng là điều kiện tiên quyết để xây dựng chiến lược thu hồi nợ hiệu quả và an toàn về mặt pháp lý.

Trên đây là bài viết về “Những lỗi sai thường gặp khiến Biên bản đối chiếu công nợ bị vô hiệu và cách khắc phục”. Trường hợp doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình thu hồi nợ, vui long liên hệ với TNTP để được hỗ trợ kịp thời.

Tin mới