Đối chiếu công nợ là việc các doanh nghiệp xác nhận khoản nợ mà một bên có nghĩa vụ thanh toán cho bên còn lại. Đối chiếu công nợ thường được thực hiện trong quan hệ kinh doanh thương mại. Tuy nhiên, đối chiếu công nợ không bắt buộc đối với các bên. Vì vậy, có nhiều doanh nghiệp vẫn băn khoăn về việc nên hay không nên tiến hành đối chiếu công nợ. Tại sao các doanh nghiệp lại có sự đắn đo này? Các doanh nghiệp có nên đối chiếu công nợ không? Bài viết này sẽ đưa ra những phân tích để trả lời các câu hỏi trên.
1. Các doanh nghiệp nghĩ gì về đối chiếu công nợ?
Đối chiếu công nợ là một hành động phổ biến trong hoạt động kinh doanh hiện nay. Theo đó, các doanh nghiệp lựa chọn đối chiếu công nợ bởi:
- Các bên có thể theo dõi quá trình thanh toán của bên có nghĩa vụ;
- Việc thực hiện hợp đồng được rõ ràng, minh bạch;
- Đối chiếu công nợ là căn cứ quan trọng khi xảy ra tranh chấp;
- Do nhu cầu quản lý công nợ, hệ thống tổ chức của doanh nghiệp đó.
Tuy nhiên, vẫn có nhiều trường hợp các doanh nghiệp e ngại và không muốn đối chiếu công nợ bởi:
- Hợp đồng được ký kết giữa những doanh nghiệp có quan hệ thân thiết, việc thực hiện hợp đồng chủ yếu phụ thuộc vào lòng tin;
- Bên có nghĩa vụ không đồng ý, chây ỳ trong việc đối chiếu công nợ;
- Các bên cảm thấy không cần thiết và cho rằng việc thực hiện hợp đồng đã đủ rõ ràng;
Như vậy, có thể thấy tới giờ vẫn có 02 luồng quan điểm về việc doanh nghiệp có nên đối chiếu công nợ không.
2. Đánh giá ưu điểm và khuyết điểm của đối chiếu công nợ
Qua việc đánh giá ưu điểm và khuyết điểm của đối chiếu công nợ, các doanh nghiệp có thể có cái nhìn khách quan hơn về vấn đề này. Từ đó, các doanh nghiệp có thể kết luận việc có nên đối chiếu công nợ không.
Ưu điểm:
- Trong trường hợp phát sinh tranh chấp, đối chiếu công nợ là một trong những chứng cứ quan trọng nhất để xác định giá trị khoản nợ khi bên có quyền khởi kiện tại cơ quan có thẩm quyền:
Để đối chiếu công nợ có giá trị pháp lý khi khởi kiện, các doanh nghiệp vui lòng tham khảo bài viết “Vấn đề về đối chiếu công nợ trong tố tụng dân sự”.
Ngoài ra, sao kê của ngân hàng về quá trình thanh toán cũng là một chứng cứ quan trọng. Nếu sao kê ngân hàng khớp với đối chiếu công nợ và bên có quyền giải thích được quá trình thanh toán với cơ quan có thẩm quyền thì khả năng thắng kiện là rất cao.
- Đối chiếu công nợ có thể thực hiện dễ và nhanh chóng:
Các bên thường hiểu nhầm việc đối chiếu công nợ là phức tạp và mất thời gian do cả hai bên phải ký và gửi cho bên còn lại 01 bản. Tuy nhiên, việc ký và gửi văn bản giữa các doanh nghiệp hiện nay được thực hiện thường xuyên và việc vận chuyển thư từ rất tiện lợi, không tốn nhiều thời gian. Nội dung của văn bản đối chiếu công nợ có thể thực hiện nhanh chóng nếu doanh nghiệp có kế toán
Việc đối chiếu công nợ cũng không nhất thiết phải thực hiện hàng tháng mà có thể theo quý, theo năm, theo từng lần thanh toán, tùy theo thỏa thuận của các bên.
Khuyết điểm:
- Khó có thể thực hiện đối chiếu công nợ nếu một trong các bên không hợp tác:
Trong một số trường hợp, bên có nghĩa vụ không đồng ý hoặc kéo dài thời gian xác nhận đối chiếu công nợ. Điều này có thể gây ra hậu quả khi khởi kiện, bên có quyền không thể nộp đối chiếu công nợ như chứng cứ bởi đối chiếu công nợ không có giá trị pháp lý.
- Người ký xác nhận Đối chiếu công nợ thường sai thẩm quyền:
Thẩm quyền ký xác nhận Đối chiếu công nợ phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; nếu việc ký kết và thực hiện Hợp đồng phát sinh từ chi nhánh thì thẩm quyền thuộc về người đại diện theo pháp luật của chi nhánh; hoặc người đại diện theo ủy quyền.
Tuy nhiên, các doanh nghiệp thường để kế toán trưởng hoặc kế toán ký xác nhận. Trường hợp phát sinh tranh chấp, sẽ có cơ quan chấp nhận giá trị pháp lý của đối chiếu công nợ, có cơ quan không chấp nhận. Điều này tùy thuộc vào quan điểm của mỗi cơ quan. Khi đó, doanh nghiệp sẽ mất công sức, thời gian để giải trình, thuyết phục cơ quan có thẩm quyền chấp nhận giá trị pháp lý của đối chiếu công nợ.
3. Các doanh nghiệp có nên đối chiếu công nợ không?
Theo kinh nghiệm của TNTP, các doanh nghiệp vẫn nên đối chiếu công nợ bởi:
- Đối chiếu công nợ giúp doanh nghiệp quản lý tốt các khoản nợ của khách hàng, đối tác. Đôi khi, nhiều khoản nợ nhỏ sẽ biến thành một khoản nợ lớn. Nếu doanh nghiệp quản lý chặt chẽ việc đối chiếu công nợ và có phương án để thu hồi các khoản nợ này thì tình hình tài chính của doanh nghiệp cũng sẽ ổn định và tốt hơn.
- Đối chiếu công nợ giúp các bên tránh được rủi ro xảy ra tranh chấp. Khi việc đối chiếu công nợ được thực hiện chặt chẽ, quá trình thực hiện hợp đồng rõ ràng thì khả năng phát sinh tranh chấp giữa các bên cũng sẽ giảm đáng kể.
- Các khuyết điểm của việc đối chiếu công nợ có thể khắc phục:
Về thẩm quyền ký xác nhận đối chiếu công nợ, các bên có thể chủ động quy định hoặc đề nghị khách hàng, đối tác ký đúng thẩm quyền.
Trường hợp việc đối chiếu công nợ không thành công do một bên không hợp tác hầu hết đều do nguyên nhân chủ quan từ một bên. Nếu một trong các bên không đồng ý hoặc trốn tránh đối chiếu công nợ thì bên còn lại vẫn có thể gửi công văn đề nghị đối chiếu công nợ. Những công văn này có giá trị pháp lý và sẽ góp phần trong việc xác định giá trị khoản nợ khi phát sinh tranh chấp và một bên khởi kiện tại cơ quan có thẩm quyền.
Trên đây là những chia sẻ pháp lý của chúng tôi về vấn đề các doanh nghiệp có nên đối chiếu công nợ không. Hy vọng bài viết này có ích với các bạn.
Trân trọng.
Tham gia Fanpage Giải Quyết Tranh Chấp Và Thu Hồi Nợ để có thêm những kiến thức pháp lý bổ ích.
Công ty Luật TNHH Quốc tế TNTP và Các Cộng sự
Luật sư Nguyễn Thanh Hà
Email: ha.nguyen@tntplaw.com
